Kuidas planeerida oma aega Notionis GTD abil

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 03:53

Koguge kõik oma asjad lihtsaks juhtimiseks ühte käepärasesse tabelisse.

Mis on GTD

Eluhäkker on korduvalt avaldanud artikleid GTD – Getting Things Done tehnika kohta. Selle mõtles välja ja kirjeldas oma raamatus üksikasjalikult äritreener David Allen. Lühidalt võib selle süsteemi põhireegleid kirjeldada järgmiselt:

1. Jäädvustage kogu teave … Kirjutage üles kõik ideed, ülesanded ja teod. Kui on midagi, mida te praegu teha ei saa, märkige end mälule toetumata. Kõik, mida salvestate, salvestatakse niinimetatud postkasti.
2. Säilitage kord. Kui kaust "Sissetulevate ülesannetega" täitub, tuleb selle sisu korrastada, ülesanded kategooriatesse sorteerida ning teha selgitusi ja märkmeid, et midagi ei ununeks.
3. Esikohale seada … Igal ülesandel peaks olema tähtaeg ja tähtsusaste, et teaksite, mida kõigepealt teha ja mis võib oodata.
4. Hoidke kõike käepärast … GTD-l pole kohta "kirjuta hiljem" põhimõttel. Teie ülesannete loendid ja märkmed peaksid alati teie silme ees olema: teie arvutis, nutitelefonis, tahvelarvutis ja muudes seadmetes. Nii saad kui mõni huvitav idee pähe tuleb või mõni salvestamata juhtum pähe tuleb, saad selle kohe kirja panna. Kui ülesande täitmise tähtaeg läheneb, saate meeldetuletuse, au kõikjalolevatele teatistele.

Lisateavet GDT kohta saate lugeda meie juhendist.

Tehnika on hea oma mitmekülgsuse poolest. Selle looja David Allen on mõnevõrra vanamoodne: "Inbox" all peab ta silmas ehtsat paberkausta. Ta printis isegi meilid välja ja pani need failikomplektidesse.

Kuid sama eduga saab GTD-d rakendada ka arvutifailidele ja kaustadele, kasutades seda süsteemi koos mõne teenusega. Näiteks saate seda tehnikat kasutada oma Gmaili meilide sortimiseks, ülesannete kirjutamiseks aadressile "" või oma elu üle täielikuks juhtimiseks. Lõpuks on paljud tegumihaldurid, nagu seesama Wunderlist, teravdatud GTD filosoofia järgi.

Ja loomulikult saate seda tehnikat kasutada sellises suurepärases ja mitmekülgses programmis nagu Notion.

See on Google Docsi, Evernote'i, Trello ja kümnekonna muu rakenduse hübriid. Mõiste suudab teha peaaegu kõike, mida tööks vaja läheb. Märkmed, arvutustabelid, teadmistebaasid, ülesannete loendid, kanban-tahvlid, dokumendid – programmis on kõik olemas. Patt on seda mitte kasutada oma asjade korraldamiseks GTD stiilis.

Ja Maria Aldrey, ärikonsultant, kes aitab ettevõtete juhte oma tööd korraldada, lõi oma GTD-põhise süsteemi Notionile. Ta jagas neid arenguid oma ajaveebis.

Kuidas GTD-d Notionis kasutada

Ma ei ole väga hästi organiseeritud. Nii et kui ma David Alleni GTD-st teada sain, muutus mu elu sõna otseses mõttes. Nüüd on see minu jaoks omamoodi religioon. Tasapisi ehitasin üles oma süsteemi, mis võimaldab kõigega kursis olla, töötades tavapärases tempos.

Kasutan tava, mida nimetan nädalaplaneerimiseks. Ma eraldan igal pühapäeval (või esmaspäeval) tunni, et planeerida nädalat. See harjumus aitab mul lahendada keerulisi probleeme, jagades need väiksemateks ja paremini juhitavateks. Nii et saan rohkem tehtud, olen vähem väsinud ja keskendun kergemini tööle.

Minu jaoks on Notion nagu mäng. Süsteemi seadistamine võtab aega. Aga kui ta on selleks valmis, muutub ülesannete täitmine lõbusaks, lihtsaks ja kiireks.

Iga nädal klõpsan nupul Notionis ja minu ette ilmub tühi arvutustabel. Siin on tühi, mille saad kätte võtta ja kasutada.

Siin on samm-sammuline protsess, mida kasutan oma ülesannete ajastamiseks Notioniga.

1. Koguge oma ideid

Võtke 10 minutit loetlemiseks ja kirjutage kõik oma ideed sellesse veergu. Neist saavad ülesanded, mille pead järgmisel nädalal täitma.

1. Loetlege kõik oma projektid, mis pole veel lõpetatud.
2. Kontrollige oma viimase kolme kuu ülesandeid, et leida lahendamata ülesandeid.
3. Vaata oma kalendrisse: äkki on sealgi midagi plaanis.
4. Kontrollige oma pabermärkmikku, kui see on saadaval. Võib-olla on ka mõned ideed, mis tuleb Notionisse üle kanda.
5. Mõelge, kas teil on muid ülesandeid või inimesi, kellega koos töötada.

Koguge kõik need ideed kokku ja loetlege need esimesse veergu. See on teie järgmise seitsme päeva plaan.

2. Määrake sobivad toimingud

Idee pole halb, kuid ilma aktiivse tegutsemiseta jääb see ideeks. Küsige endalt: "Mida ma peaksin tegema, et see ülesanne lõpuni viia?"

Näiteks:

• Jätkake saidi sisuga täitmist → Kirjutage jaotise "Teave minu kohta" mustand.
• Loo sisu avaldamise kalender → Joonistage postituste jaoks mälukaart ja määrake kuupäevad.
• Looge ajaveebi jaoks video → Kirjutage video stsenaarium.
• Tutvuge Chrisiga → Saatke talle e-kiri kohtumise kuupäeva ja kohaga.

Pidage meeles, et kui ülesande täitmiseks on vaja rohkem kui ühte toimingut, peate kõigepealt otsustama, mida teha.

3. Määrake kiireloomulisus

Järgmisena peate määratlema iga ülesande kiireloomulisuse. See on vajalik selleks, et keskenduda tõeliselt olulistele asjadele, mitte teha lihtsalt hunnikut tööd.

Et mõista, milliseid asju kõigepealt teha, sorteerin oma ideed nelja kategooriasse:

• Olulised ülesanded - asjad, mis viivad meid eesmärkide saavutamisele lähemale.
• Kiireloomulised ülesanded - toimingud, mis nõuavad viivitamatut tähelepanu.
• See ei teeks haiget - sellesse kategooriasse kuuluvad asjad, mis ei pruugi olla kiireloomulised ega olulised, kuid nende elluviimine muudaks teie elu järgmiseks seitsmeks päevaks lihtsamaks.
• Saab oodata - need on ülesanded, mida saab nädalaks ümber ajada.

4. Määrake kontsentratsiooni tase

Kahjuks on meil kõigil piiratud hulk tähelepanu, aega ja energiat. Iga ülesanne kulutab teatud protsendi neist olulistest ressurssidest. Seetõttu hinnake ajastatud ülesannet ja määrake sellele neljandas veerus vastav number.

Näiteks blogipostituse mustandi kirjutamine võttis umbes 20% minu tähelepanust. Ja Chrisi kiri on kolm rida pikk - ainult 2%.

5. Määrake prioriteet

See märkeruut märgib ülesandeid, millel on sildid "Oluline" ja "Kiireloomuline". See tähendab, et need tuleb ära teha, ükskõik mida. See on teie prioriteetide nimekiri.

Kui olete nende ülesannete valimise lõpetanud, lisage eelmise veeru protsendid, et näha, kui palju ressursse te neile kulutate. Kui see osutus üle 90%, siis hindasite oma jõudu üle ja hammustsite rohkem, kui jõuate närida. Ajasta osa sellest järgmisele nädalale, muidu oled ületöötanud ja sul pole millegi jaoks aega.

Muide, kasulik näpunäide: Mõiste võimaldab filtreerida tabeliridade sisu – nii saad valida prioriteetsed ülesanded.

6. Planeerige ülesanne

Järgmises veerus olev linnuke näitab, kas ülesanne on teie kalendrisse ajastatud. Otsustage, millal seda käivitate, ja looge sobiv sündmus.

Muide, kui te ei kasuta Google'i kalendrit või midagi muud, hankige endale Notion. Seal saate lisada nädalaks planeeritud ülesandeid.

7. Delegeerige ülesanne

Jah, teil on päevas sama palju tunde kui Beyoncé, kuid tal on tohutu meeskond abilisi, kes teevad tema eest musta töö ära, nii et ta teeb rohkem. Kui aga sul on ka keegi, kelle õlgadele saad osa ülesandeid nihutada, siis tee seda ja märgi vastavasse veergu delegeeritud ülesanne.

8. Lõpeta ülesanne

Noh, kõik on lihtne. Kui olete projekti lõpetanud või ülesande täitnud, märkige viimases veerus ruut.

Boonus

Siin on mõned sammud, mis aitavad teil veelgi paremini organiseerida.

1. Vaadake üle oma eelmise nädala kulutused ja planeerige järgmiseks eelarve.
2. Mõtle läbi oma nädala menüü, lisa tooted ostunimekirja.
3. Töötle oma viimase seitsme päeva postkasti õigeaegselt ja sorteeri kõik, mis sinna kogunenud on.
4. Planeerige treeninguks vähemalt üks päev nädalas.

Pidage meeles, et GTD on üsna paindlik ja seda saab kohandada vastavalt teie vajadustele. Kohandage vabalt mõistete malle. Näiteks Maria Tähelepanu veerg tundub mulle üleliigne. Minu jaoks piisab märkusest, kas ülesanne on kiireloomuline või mitte. Saate selle veerge hõlpsalt kustutada ja oma veerge lisada. Seega lõin ülesannete kategooriatesse sortimiseks veeru pealdistega "Töö", "Kodu", "Loovus" ja teised. Saate seda teha omal moel.