Tootlikkuse saladused populaarse Todoisti ülesannete haldusteenuse loojalt

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 03:53

Todoist autor Amir Salihefendic on välja töötanud oma tootlikkuse süsteemi, mis on aidanud tal saavutada oma eesmärke ilma stressita juba 9 aastat. Täna räägib Amir oma süsteemist ja selle integreerimisest Todoistiga.

Enamik inimesi ei püüa oma töövoogu sujuvamaks muuta, lasevad asjadel iseenesest minna ja loodavad parimat. Kuid kui teil on süsteem, saate manööverdada paljude ülesannete vahel, seada prioriteedid ja mitte tunda end ülekoormatuna.

Panin oma tootlikkuse süsteemi nimeks Systemist. Ma leiutasin selle – ja Todoist põhineb sellel – 2007. aastal. Sel ajal elasin Aarhusis (Taanis) hostelis ja õppisin arvutiteadust. Mul oli kaks osalise tööajaga tööd ja palju isiklikke projekte. Tundsin end rabatuna ja organiseerimatult. See kõik muutus, kui süsteemse idee pähe tuli.

Mida see süsteem on aidanud mul saavutada?

1. Asutage Doist Ltd. ja arendada välja toode, mis võimaldab inimestel saavutada hämmastavaid tulemusi.
2. Edukalt ühendada asutaja ja tegevjuhi ülesanded. Mul on kõige jaoks aega ja ma ei tunne end üle pingutatuna. Ettevõttes töötab 50 inimest ja vaevalt keegi neist ei näinud mind kurnatuna.
3. Tuvastage iga päev töövoo prioriteetsed aspektid ja pidage alati meeles olulised meilid, kohtumised ja projektid.
4. Naudi elu väljaspool tööd: naisega aja veetmist, reisimist, eneseharimist ja sporti, tervishoidu.

Tasakaal töö ja isikliku elu vahel on isikliku efektiivsuse võti.

Systemist töötab kõige paremini koos Todoistiga. Kuid võite kasutada ka muid ülesannete haldamise programme ja teenuseid. Süsteemi põhiprintsiibid on palju olulisemad kui konkreetsed tööriistad.

6 Süsteemsed põhimõtted

1. Rakenda kõikjal

Süsteem on süsteem, kasutada seda kõikjal ja igal pool. Teil peab olema juurdepääs ajakavale mis tahes seadmest ja kõikjal.

Oleme kõvasti tööd teinud, et Todoist oleks saadaval kogu maailmas. Soovitan selle (või mõne muu sarnase rakenduse) kohe installida kõikidele seadmetele ja platvormidele, mis teil on: telefon, tahvelarvuti, sülearvuti, brauserid jne.

2. Rakenda kõiges

Süsteem töötab, kui see hõlmab kõiki isikliku ja tööelu aspekte. See annab teile vabaduse. Sa kontrollid kõike olulist ega unusta enam selliseid asju nagu kliendiga kohtumine või kallimale kingituse ostmine.

Peaaegu kõik minu tegevused on sujuvamad. Täpsemalt olen süstematiseerinud:

1. Eelseisvad üritused (kohtumised ettevõttes ja väljaspool).
2. Keerulised projektid, mis on killustatud paljudeks väikesteks etappideks.
3. Korduvad ülesanded pikaajaliste projektide juhtimiseks.
4. E-mail (kui kirjale kohe vastata ei saa, tõlgin selle abiga ülesandeks).
5. Veateated, kui nende parandamine on minuga seotud.
6. Väljaannete loend (jagatud kolleegidega).
7. Ostunimekiri (jagatud mu naisega).
8. Veebilehed, mille puhul ma ei saa kohe midagi ette võtta. Näiteks Amazon.com-i tooteleht (pole veel otsustanud, kas osta või mitte), filmileht IMDb-s, mida tahan vaadata, või artikkel, mida tahan hiljem lugeda. Kõige selle jaoks kasutan.
9. Terviseülesanded (iganädalased jõusaali- ja sörkjooksutreeningud).

3. Jagage suured ülesanded teostatavateks väikesteks

Väikest ülesannet on lihtsam täita. Seetõttu jagage suured projektid alati väikesteks alamülesanneteks, mis on tunni (või vähema) ajaga valmis. Esiteks aitab see teil mõista, kui palju aega teil selle või selle tegemiseks kulub. Ja teiseks näete edusamme.

On oluline, et ülesanne oleks teostatav. Peate suutma ellu viia seda, mida olete oma ülesannete nimekirja lisanud.

4. Sea prioriteediks

Teen iga päev 15–25 ülesannet. Need on hetkel kõige olulisemad.

Todoistis on lihtne prioriteete seada. Ma teen seda järgmiselt:

1. Kindlasti määrake tähtaeg, milleks asi tuleb lõpetada. Sean olulised ülesanded tänaseks või homseks, ebaolulised kirjutan välja tuleviku jaoks.
2. Näitan prioriseerimise tasemeid. Todoistis on neid neli. Teenus sorteerib ülesanded automaatselt tähtsuse alusel.
3. Ülesande tähtsuse veelgi rõhutamiseks kasutan silte nagu @high_impact. Nendega on mugav jälgida, kui palju olulisi ülesandeid päevas tehtud saab.

5. Tühjenda oma ülesannete nimekiri iga päev

Enne kui hakkasin kasutama 0 postkasti reeglit, oli mu meil kaootiline. Tundsin end kohutavalt iga kord, kui pidin rusude koristama.

Ülesannete haldamiseks kasutan sarnast reeglit – "0 ülesannet ülesandeloendis".

Kui teil ei olnud aega teha kõike, mida päevaks plaanisite, ärge lükake ülejäänud ülesandeid järgmisele päevale. Selle asemel lähtestage oma ülesannete loend ja looge uus plaan. See võimaldab teil teha kokkuvõtte, mõista, kus te olete, ja prioriteedid ümber seada.

6. Saa alati tagasisidet

Enamik ajahaldussüsteeme keskendub pigem sellele, mida tuleb teha, mitte sellele, mis on juba tehtud. Aga mis mõtet sellel on, kui sa ei näe oma edusamme ega mõista, kui produktiivne sa oled?

Seetõttu lõime. See võimaldab teil isiklikku jõudlust jälgida, visualiseerida ja parandada.

Todoist Karma on nagu minimäng: täidate ülesandeid, kogute punkte ja näete, kuidas värvitabelid kasvavad. See on väga põnev, eriti ajajuhtimise algajatele. Selle veelgi huvitavamaks muutmiseks saate seada mitte ainult igapäevased, vaid ka iganädalased eesmärgid, samuti jagada tulemusi sotsiaalvõrgustikes, suurendades seeläbi vastutuse taset.

Täiendavad näpunäited

Töö e-postiga

1. Kontrollige oma e-posti kaks korda päevas. Näiteks hommikul ja pärastlõunal.
2. Eesmärk on tühi postkast.
3. Võimalusel vasta kirjale kohe. Kui ei, siis tõlkige see ülesandeks, märkige kindlasti tähtaeg ja prioriteet.
4. Lülitage märguanded kõigis seadmetes välja. See aitab vältida segajaid.

Töötamine sõnumitoojatega

Sõnumitoojad on tootlikkuse tapjad, nad on tõmblevad ja segavad. Uuringud näitavad, et keskmine kontoritöötaja kulutab tähelepanu hajutamisele ja pausidele keskmiselt üle kahe tunni päevas. See tähendab, et töönädal pikeneb üle 10 tunni, sest töömaht ei vähene.

1. Ühendage messengerites kirjavahetus Internetis surfamisega. Kui teil on vaja lihtsalt tööd teha (aruannet kirjutada, kujundust joonistada jne), sulgege vestlusrakendused.
2. Töötle sõnumeid partiidena: avage Messenger, lugege kõik läbi, vastasin kõigile ja sulgege see uuesti.
3. Keelake oma mobiiltelefonis Messengeri märguanded.

Salihefendiku sõnul aitab see süsteem tal olla keskendunud, mõistuse juures ja terve.

Kirjutage kommentaaridesse, mida arvate Systemistist, ja jagage ka oma produktiivsuse saladusi.