"GTD töötab isegi kosmoses." Lifehackeri intervjuu produktiivsuse isa David Alleniga

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 03:53

Ajakiri Time kümnendi parimaks äriraamatuks tunnistanud raamatu How to Get Things Done: The Art of Stress-Free Productivity autor David Allen rääkis Lifehackerile, mis on GTD ja kellele seda vaja on, kuidas raamatut kirjutada ja mitte purju jääda. ja kuidas keerulised ülesannete struktuurid võivad teie elu lihtsamaks teha.

Kolmkümmend neli aastat tagasi mõistis David Allen, et saate inimestele nõu anda ja sellega head raha teenida – ta avas oma konsultatsioonifirma ja töötas välja Getting Things Done süsteemi, mis võimaldab laveerida juhtumite vahel ja vabastada aega millekski. sa tõesti naudid. Sellest ajast peale on tema klientide hulka kuulunud ISS-i astronaudid, rokkmuusikud ja suurte ettevõtete tegevjuhid ning Forbes arvas ta USA 5 parima äritreeneri hulka.

GTD on üsna lihtne tehnika enda tõhususe suurendamiseks, mis nõuab algfaasis väga tõsist distsipliini. GTD sõnul tuleb ühe asja edukaks tegemiseks vabastada pea kõikidest muudest ülesannetest ja keskenduda sellele. See tähendab, et selle asemel, et meelt hõivata kõigi eelseisvate asjade meeldejätmisega, fikseeritakse ülesanded vastavalt teatud süsteemile.

David, räägi meile oma publikust. Kes peaks teie nõuandeid järgima ja GTD-süsteemi järgima?

- GTD on ühtviisi aktuaalne kõigile, kuid need, kes seda päriselt kasutavad, ei ole ühtsed sotsiaalse, vanuse või geograafilise põhimõtte järgi – nad on teatud mõtteviisiga inimesed. Igaüks, kes tunneb huvi GTD vastu, märkab pärast 18 kuud, kuidas nende elu muutub paremaks. Tegelikult võib süsteem ühtviisi tõhusalt töötada nii teismeliste kui ka suurettevõtete tegevjuhtide jaoks või olla see neile ühtviisi kasutu.

Kas kasutate kõike, mida soovitate?

- Jah, muidu ma lihtsalt ei saa hakkama - kõik läheb minu jaoks kontrolli alt välja. Meenub pilt surfarist laual, suurel lainel. Tõenäoliselt olete märganud, et need on spetsiaalse rihmaga tahvli külge seotud. Milleks? Et saaks pärast kukkumist kiiresti lauale tagasi naasta. GTD õpetab olema lainel, loominguline ja produktiivne. Kuid isegi kõige tõhusamad inimesed lasevad endal kontrolli alt väljuda. Kui te perioodiliselt laualt maha ei kuku, siis valite liiga lihtsad lained. GTD võimaldab teil mõista, et olete produktiivsest seisundist välja langenud ja sellesse kiiresti tagasi pöörduda.

Kui asute mõnele uuele ettevõttele, tellige ebatavaline ülesanne – teid võidakse lihtsalt laualt maha pesta. Selles pole midagi halba, kuid struktureeritud lähenemise korral teate, millega tegeleda ja kuidas veest välja tulla.

Milliste probleemidega nad kõige sagedamini kokku puutuvad, mille üle kurdavad?

- Enamasti pöördutakse stressi tõttu, aju ülekoormamisest tingitud üldise ärevuse tõttu. Liiga vähe aega ja liiga palju tegemist. Aga tegelikult pole probleem mitte ajas, vaid selles, et inimesed tahavad rohkem vaimset ruumi, tahavad olla loovamad ja teha seda, mis neile meeldib.

Kõige ebatavalisemad juhtumid?

Tegime astronautidele juhendamist, kui nad kosmosejaamas olid. Nende hulgas oli ka Catherine Coleman, üks esimesi naisastronaute. Need olid huvitavad seansid, kuna pidime katkestama, kui ta oli planeedi teisel poolel, ja seejärel naasma vestluse juurde, kui ta uuesti ühendust võttis.

Mille üle sa kõige uhkem oled?

- Oma esimese raamatu „Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity“kirjutamine nõudis minult tohutult aega ja vaeva. Minust sai praktiliselt alkohoolik, kui kirjutasin raamatut, kuidas stressivabalt elada. Aga siis töötasin täiskohaga ega saanud endale raamatu ettevalmistamiseks eraldi aega lubada. Mis kõige tähtsam, ma ei olnud kindel, kas suudan 25 aasta jooksul kogutud teadmisi nii edasi anda, et need tõesti inimesi aitaksid. Tänulikelt lugejatelt saame endiselt regulaarselt kirju, kuid üks probleem on: pärast mõne inimese lugemist avastatakse, et nad on teabega ülekoormatud, sest olen raamatusse pannud kõik, mida inimkonnal võiks vaja minna juhuks, kui mind bussi alla peaks jääma..

Mis vahe on GTD ja tavaliste igapäevaste ülesannete nimekirjade vahel? Peaaegu kõik meist kirjutavad selliseid loendeid iga päev ja mõnikord võtab loendi koostamine kauem aega kui selle kustutamine

– Tihti panevad inimesed kirja vaid kõige olulisemad asjad ning sadu juhtumeid, mis pole nii olulised, ei võeta üldse arvesse. Inimesed usuvad, et kui asi pole oluline, siis on võimalik seda mitte kirja panna, aga just sellised väikesed ülesanded, peas kerides, kulutavad ära olulise osa ajuressurssidest.

Selleks, et olla vaba ja keskenduda kõige olulisematele teemadele, tuleb vabaneda kõigest, mis pole nii oluline.

Jah, aga asjad võivad olla nii tähtsusetud, et nende kirja panemine võtab kauem aega kui tegemine

- Aga kui te neid kohe ei tee, häirivad need teid ja te pöördute nende juurde korduvalt tagasi. Mitu korda soovite endale meelde tuletada, et peaksite oma kassile toitu ostma? Või et sa pead oma õele helistama? Iga kord, kui mõtlete välja väikseimagi ülesande, peate võtma välja märkmiku ja selle üles kirjutama, välja arvatud juhul, kui plaanite seda ülesannet praegu täita.

Mitu sellist loendikategooriat teil on?

- Ausalt öeldes ma ei mäleta - vaatame. Kokku on neid umbes 20, kuid otseseid meeldetuletusi tegutsemiseks on umbes kaheksa.

Mul on kategooria "Projektid", "Vestlused" - siia on salvestatud ülesanded, mille järgi oleks järgmise sammuna kellegi teisega teemat arutada.

Siis on "Kõned", millele järgneb "Asjad, mida ma pean arvutis tegema" ja pange tähele, need, mis ei vaja Internetti. Mul on palju lende ja kõigil lennukitel pole WiFi-ühendust ja seetõttu on see ainus loend, millega saan töötada.

Järgmine kategooria on "Ühendatud arvutiga töötamine". Noh, kõik on selge. Mul on ka "tekstide kirjutamise" nimekiri, see on ka töö arvutis, aga see nõuab hoopis teist olekut, teatud meeleolus ja kontekstis.

"Käive" - küsimused, mida saab liikvel olles lahendada. "Kodu" - toimingud, mida ma pean kodus olles tegema.

Mul on ka selline nimekiri, panin selle nimeks "Surfamine". Need on igasugused naljakad või õpetlikud videod, näiteks kassid klaverit mängivad, üldiselt videod, mis mulle saadeti või mille peale sattusin. Ma ei vaata sinna peaaegu kunagi, aga põhimõtteliselt saan nende juurde tagasi pöörduda, kui on sidet, aega ja soovi.

Ja siin on nimekiri "Küsimustest, mille kohta ma ootan teavet või teiste inimeste tegevusi". Ja loomulikult on kalender minu elu peamine skelett või maastik. Kujutage ette, et panete kõik need asjad ühte nimekirja – tekib tõeline segadus. Seetõttu lõin selle lihtsustamiseks keerukama struktuuri. Kui mul on täna vaid mõned vabad minutid, siis ilmselt unustan loovtekstid, mida kirjutama pean. Kui mind kodus pole, pole mõtet Kodu nimekirja vaadata. Sorteerisin kõik ära, et mitte midagi unustada ja mitte raisata oma vaimset ruumi meeldejätmisele, samal ajal kui suutsin kiiresti pöörduda ülesannete poole, mille jaoks mul aega on.

Kas eelistate paberkandjat või elektroonilisi rakendusi? Millist nõu saate anda?

- Et midagi ei ununeks, kannan alati kaasas väikest märkmikku, kuhu kõik üles lindistan. Pärast seda sisestan kõik ülesanded arvutisse. Üldiselt teeb seda iga tegumihaldur. Inimesed püüavad kasutada oma pead kontorina ja kõik eluhäkid on sisuliselt välisaju versioonid. Kuidas ma saan teha sobivaid meeldetuletusi, et näha, mida ma pean tegema hetkel, kui ma pean seda tegema.

Kas see elustiil on teie jaoks õige, on teie otsustada ja GTD ei ole tegelikult tehnikate süsteem, vaid elustiil, milles ühest küljest on kõik selgelt reguleeritud ja teisalt on võimalus uurige peaga seda, mis teile tegelikult meeldib, ja ärge tegelege sellega, mida paberit saab hoida.

GTD kohta leiate lisateavet ajakirja Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity viimasest väljaandest, mis ilmub Venemaal 2015. aasta septembris.