Kuidas mitte olla e-posti ori: 7 näpunäidet LinkedIni juhilt

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 03:53

Suur hulk inimesi seisab iga päev silmitsi sama probleemiga: e-post, mis on loodud töö- ja suhtlusprotsesside sujuvamaks muutmiseks ja korraldamiseks, muutub sageli tigedaks järelevaatajaks, mis sunnib teid sissetulevatel inimestel silma peal hoidma, nagu töötaksite konveieril.. Niipea, kui tähelepanu hajub, muudab aina kuhjuv teave korraliku ja puhta postkasti kiiresti prügimäeks, mille koristamine muutub seda keerulisemaks, mida kauem posti juurde tagasi ei lähe.

Täna pakume LinkedIni tegevjuhi Jeff Weineri näpunäiteid e-postiga suhtlemise haldamiseks. See valves olev mees on iga päev sunnitud hoidma sidet sadade inimestega ning tal on mitmeid nippe, mis võimaldavad tal sellesse infolaviini mitte uppuda.

Minu postkastist on saanud sisuliselt minu töövoo keskne keskus – suhtlen regulaarselt enam kui 4300 töötajaga 26 linnas üle maailma posti teel. See ei tähenda, et ma oleksin alati e-kirjade fänn olnud või et mul pole olnud olukordi, kus minu töö postiga oleks meenutanud Sisyphose tööd.

Igatahes olen aastate jooksul välja töötanud mitmeid praktilisi juhiseid, mis võimaldasid mul liikuda kontseptsioonilt "post kontrollib mind" mõistele "ma kontrollin posti".

1. Tahad saada vähem kirju – saada vähem kirju

See nõuanne tundub naeruväärselt lihtne, eriti nii levinud probleemi kontekstis, kuid enda jaoks pean seda eduka meilihalduse kuldreegliks.

Selle järelduse jõudsin eelmises ettevõttes töötamise ajal, kus kaks minuga kõige lähedasemalt seotud inimest ettevõttest lahkusid. Nad suhtlesid inimestega väga tõhusalt, tegid kõvasti tööd ja, nagu selgus, saatsid palju kirju. Sel ajal, kui nad firmas töötasid, tundus e-kirjade kaudu saabuva kirjavahetuse maht täiesti normaalne, kuid pärast nende lahkumist avastasin, et minu kirjade liiklus vähenes ca 20-30%.

Kogu see tegevus postiga ei olnud ainult nende kirjad: seal olid neile minu vastused, vaid ka kirjadele ja kirjadele ja vastused kõikidelt adressaatidelt. Sageli ei eeldanud need sõnumid minu kohustuslikku osalemist arutelus.

Sellest hetkest peale seadsin endale selge tingimuse – mitte kirjutada asjatult. Tulemus: vähem kirju ja rohkem postkasti tellimusi ilma töötegevust kahjustamata. Sellest ajast peale olen püüdnud sellest reeglist mitte kõrvale kalduda.

2. Märkige ootel olevad meilid lugemata

Meili lugematuks märkimine on põhjalikult muutnud seda, kuidas ma meiliga töötan. Piisab, kui kiiresti sissetulevad kirjad läbi käin, kiireloomulisematele kohe vastan ja mittevajalikud kustutan. Samad tähed, mille juurde pean hiljem tagasi pöörduma, kui aega on, märgin lugemata. Nii kaob hirm, et loetud ja vastamata jäetud oluline kiri ununeb ja mattub postkasti sisikonda. Sama lähenemisviis võimaldab meil rakendada omamoodi ülesannete loendit, mille juurde pean hiljem tagasi pöörduma.

Üritan iga tööpäeva lõpetada minimaalselt selliste pooleliolevate kirjadega ja ideaalis ei tohiks neid üldse olla. Kui mul pole sel päeval aega nende juurde naasta, siis alustan nendega järgmisel tööhommikul.

3. Koostage selge postitamise ajakava

Viimased paar aastat on minu elu tööpäevadel kulgenud üsna selge ajakava järgi. Hommikul äratus 5:00-5:30, tund postkontorisse, uudiste lugemine, hommikusöök, lastega mängimine, trenn, kontor, koju tulek, laste magama panemine, õhtusöök naisega, puhata (tavaliselt on selleks teleka vaatamine koos sellega kaasneva postkasti kausta puhastamisega reklaamide ja igavate hetkede ajal).

Selgus, et sellisest ajakavast kinni pidades saan postiga hõlpsalt hakkama, aga niipea, kui ajakava veidi muudetakse, algab postkastis kaos.

Sel juhul ei tunne te järjest suurenevat survet arusaamisest, et teie kast jääb ootamatult järelevalveta. Ajakava õigel teel hoidmine aitab asju kontrolli all hoida. See aitas Benjamin Franklinit, aitab ka sind.

4. Väljenda end selgemalt

Kas mäletate katkist telefonimängu? Siis oli päris naljakas, aga nüüd peetakse kõike töö ja äri mõistes ning mängudeks pole aega.

Sõnad on väga olulised ja neid tuleb väga hoolikalt valida, et vältida ebaselgust ja arusaamatusi. Mida ühemõttelisem ja selgem on teie tekstist aru saada, seda väiksem on tõenäosus, et saate teise kirja, milles palutakse esimest täpsustada.

5. Mõelge adressaatidele

Sageli tundub, et paljud tajuvad välju To ja Cc ühesugusena. Tegelikult saate nende abiga üheselt selgeks teha, kellelt adressaatidest vastust ootate ja kellele saadeti kirja koopia, et teda kursis hoida.

Tegelikult on kõige kiirem viis kirjavahetuses paanikat ja segadust tekitada, kui mitte esile tõsta adressaate, kellelt vastust nõutakse. 6 adressaati 1 adressaadi asemel ja 5 koopiat on 5 võimalikku lisavastust, millest igaüks võib kasvada terveks eraldi kirjaahelaks.

6. Kinnitage kättesaamine

Kui adressaadiks on märgitud teid ja kiri on tõesti teile adresseeritud, siis ärge olge laisk teavitama saatjat, et saite kirja. Pole vaja palju sõnu, piisab lihtsalt "saanud" või "saanud". See on märk sellest, et olete teabe täielikult ja õiges mahus kätte saanud ning saatja ei pea enam teile samal teemal midagi muud saatma.

Kui te pole kättesaamist kinnitanud, jääb saatja kirjast täiesti teadmatuks. Võib-olla läks see teie kasti sügavusse kaduma? Kui see on oluline info, siis sunnib kahtlus ja ärevus saatjat kirjutama sulle veel ühe kirja palvega kinnitada esimese kirja kättesaamist või küsida kelleltki teiselt sinu töökohal viibimise kohta. Kaasatakse lisainimesed, saadetakse ja võetakse vastu lisakirju.

7. Hoia emotsioonid postist eemal

Õige kasutamise korral võib e-post olla kasulik tööriist. Samuti võib see ebaõige kasutamise korral muutuda hävitavaks jõuks. Kõige tavalisem näide on posti kasutamine vastuoluliste, vastuoluliste ja tundlike teemade arutamiseks.

Mind ei lakka hämmastama, kuidas inimesed kasutavad kirjavahetuses sõnu ja väljendeid, mida nad kunagi sama publiku ees ei ütleks.

Kui äkki leiate end sellisest kirjavahetusest, tehke ühte lihtsat asja - lõpetage. Vaidluse või konflikti saate lahendada, võttes telefonitoru ja helistades adressaadile või kohtudes temaga isiklikult. Tekstilises kirjavahetuses ei tohiks selliste delikaatsete asjadega tegeleda. Tekst ei anna edasi emotsionaalset komponenti, intonatsiooni ja muud olulist, mis võib küsimuse konstruktiivseks lahendamiseks määravaks saada.

(Jeff Weineri kaudu)