Kuidas lõpetada aja raiskamine asjatutele tegevustele

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 03:53

Et olla produktiivsem, ära sunni end keskenduma. Lihtsalt tehke oma tööpäevas väikesed kohandused.

1. Viige läbi võimalikult vähe koosolekuid

Me veedame koosolekutel nädalas kuni neli tundi. Rohkem kui pool sellest on ajaraiskamine. Kui saate, proovige koosolekute arvu vähendada.

• Arvestage osalejate arvuga. Ärge kutsuge kolleege koosolekule lihtsalt ohutuse mõttes. Las nad veedavad oma aega paremini, tehes oma tööd produktiivsemalt.
• Näost näkku vestlused võivad sageli kohtumisi hästi asendada. Palju lihtsam on esmalt vastutava töötajaga projekti üksikasjad läbi arutada ja alles seejärel ideed kogu meeskonnale tutvustada.
• Enne ametliku koosoleku aja planeerimist või sellel osalemist mõelge hoolikalt läbi, millist teavet kavatsete oma kolleegidega jagada. Enamasti saab põhiteavet edastada ka muul viisil, näiteks dokumendiga linkides, vestluses kirjutades või kasvõi lihtsalt suuliselt kohvitassi taga edasi andes. Siis saavad töötajad teie teabele vastata ilma nende töövoogu häirimata.

2. Muuda suhtlust kolleegidega

Muidugi aitab koostöö tavaliselt tootlikkust tõsta. Aga see pole nii lihtne. Iga töötaja tähelepanu hajub andmetel keskmiselt seitse korda tunnis. Ja 80% neist segajatest on väikesed, tähtsusetud asjad.

Seetõttu ärge kiirustage kolleegide tähelepanu kõrvalejuhtima, selle asemel, et esitada küsimus kohe, kui see teile pähe tuleb. Tehke nimekiri ja küsige siis korraga, kui töötaja on vaba. Lisaks juhtub sageli, et mõne aja pärast leiame ise oma küsimusele vastuse või mõistame, et esimesed kolm küsimust viisid meid lihtsalt ühe suure neljandani.

Kui olete hajevil, ei pea te kolleegidega keerulist suhtlust kujundama. Näiteks piisab tavaliselt kõrvaklappide kandmisest, et anda märku režiimist Mitte segada. Kui see ei aita, proovige kolida mõnda teise kontoriossa, kus teid ei segata. Enamik töökaaslasi harjub nende signaalidega ega häiri teid, kui olete hõivatud.

3. Vähendage meilivoogu

Probleem ei ole meilis endas, vaid selles, kuidas me seda kasutame. Kui varasemad meilid sisaldasid suurel hulgal infot, siis nüüd on need muutunud pigem SMS-i sarnaseks. Tüüpiline kiri sisaldab nüüd 5–43 sõna – lühike teave ja lihtsad järelküsimused. Sellised kirjad paljunevad teie postkastis kiiresti, ähvardades teid sõna otseses mõttes uputada lugemata kirjade voogu.

Enne meili saatmist mõelge, kas oleks mugavam kasutada mõnda muud teabeedastusviisi.

Näiteks saad erinevate kiirsõnumite abil kiiresti saata lühisõnumeid ja neile vastata ilma tarbetute formaalsusteta, mida e-post peale sunnib. Ja avatud juurdepääsuga dokumentide kommentaaridesse saavad mitmed inimesed kohe jätta oma ettepanekud projekti kohta, selle asemel, et kolleegide postkaste nendega risustada.

4. Töötage kodus ja magage piisavalt

Hästi puhanud töötaja teeb sageli kuue tunniga rohkem ära kui unine töötaja kõigi kümne tunniga. Seetõttu on kodus töötamine muutumas paljude jaoks ideaalseks võimaluseks. Ja tänu kaasaegsetele sidevahenditele ei pea töötajad ühegi probleemi lahendamiseks ühes ruumis viibima.

Vabastades end vajadusest kulutada mitu tundi transpordile, saad piisavalt magada ja see mõjub tootlikkusele positiivselt.

Muidugi on mõnes tegevusvaldkonnas vajalik tihedam suhtlemine kolleegidega, kuid üks-kaks kodus veedetud tööpäeva nädalas tuleb kasuks iga eriala esindajale. See annab teile võimaluse keskenduda oma projektile ja lihtsalt magada. Peaasi on leida endale ja su meeskonnale sobiv nädalarütm.

5. Tee sageli pause

Pausid on sama olulised kui töö ise. Tihti ei piisa aga lihtsast tegevuse muutmisest. Laadimiseks tuleb iga pooleteise tunni tagant laua tagant püsti tõusta.

Loomeinimestele on abiks pikemad pausid, näiteks lõunasöök sõpradega või jalutuskäik. See paus on vajalik selleks, et muuta ebaproduktiivne pärastlõuna loominguliseks läbimurdeks.

Sa ei puhka, kui oled iga poole tunni järel paariks minutiks hajevil. Parem on mitu korda päevas oma töökohalt lahkuda vähemalt kümneks minutiks.

Kuigi need pausid vähendavad tegelikult teie töötundide arvu, olete ülejäänud aja tõhusam. Tõeliselt produktiivne tööpäev on võimalik ainult puhates ja taastudes.