GTD juhend algajatele

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 03:53

GTD ajahaldustehnika aitab teil ülesandeid korraldada ja jälgida, kogu info peast välja saada ja tegutsema hakata.

Mis on GTD

Meie aju tuleb kergesti uute ideedega, kuid nende kõigi meelespidamine on tema jaoks palju keerulisem. Näiteks meenub talle, et järgmisel nädalal on vaja emale sünnipäevakingitus osta. Selle asemel, et seda teile tema lemmikpoest mööda kõndides meelde tuletada, tekitab teie aju teile lihtsalt tunde, et oleksite pidanud midagi ostma.

GTD (Getting Things Done) on tehnika, mis aitab muuta ebamäärased ideed, impulsid, arusaamad ja öised peegeldused tegudeks. Kui õpite sellele süsteemile tuginema, ei mahu teie aju kogu teavet. See vähendab stressi ja teil on jõudu produktiivsemateks tegevusteks.

Kuidas see tehnika töötab

GTD põhineb loendisüsteemil, mille abil saate korraldada kõike, mis teile pähe tuleb. Et seda oma elus rakendada, tuleb sissetulev info salvestada ja töödelda. Lisaks peate looma sellised loendid: "Sissetulevad", "Järgmised toimingud", "Ootenimekiri", "Projektid" ja "Ükskord". Kõik, mis nõuab teie tähelepanu, läheb esmalt sisendkausta ja seejärel mõnda muusse loendisse.

1. Kollektsioon

Koguge kokku kogu teave, mis vajab teie tähelepanu, alates kirjadest, mida peate vastama, kuni geniaalsete ideedeni, mis teile duši all käies pähe tulevad. Kogumispunktiks võib olla pabermärkmik, manus või e-kiri, kuhu saadate endale kirjad.

Kui alustasite GTD-tehnika kasutamist, proovige vabastada oma pea kogu kogunenud teabest. Kirjutage üles kõik, mida vajate või soovite teha, kõik, mis on teid viimastel päevadel või nädalatel hõivanud, seganud keskendumist või mis on ebasobival hetkel meelde jäänud.

2. Töötlemine

Kaaluge kogutud teavet. See on kogu süsteemi peamine reegel. Tehke seda regulaarselt, et te ei koguks seda liiga palju. Teabe töötlemiseks esitage endale rida küsimusi.

• Kas see on lahendatav? Küsite endalt, kas selle üksuse loendist eemaldamiseks saab midagi ette võtta. Kui ei, siis kustutage see või teisaldage see Someday loendisse. Salvestage eraldi kohta kasulik teave, millega te midagi tegema ei pea, näiteks retsept või huvitav artikkel. Asjad, mida soovite kauges tulevikus teha (õppida jaapani keelt, kirjutada raamat), teisaldage need loendisse "Ükskord", et need ei kuuluks "Järgmiste toimingute" hulka.
• Kas juhtumit on võimalik lõpetada ühe sammuga? GTD-s nimetatakse projektiks kõike, mis nõuab rohkem kui ühte sammu. Kui teie postkastis on mitu seotud ülesannet, looge nende jaoks eraldi projekt. Lisage selle nimi oma projektide loendisse ja valige üks toiming, mida lisada jaotisesse "Järgmine".
• Kas see võtab rohkem kui kaks minutit? Kui ei, siis tehke seda kohe. See on kiirem kui selle lisamine oma järgmisse ülesannete loendisse või kellelegi teisele delegeerimine. Kui ülesande täitmine võtab rohkem aega, mõelge, kas seda saate teha ainult teie või võite selle kellelegi delegeerida.
• Kas ma saan selle kellelegi delegeerida? Kui jah, siis delegeerige. Kui teil on vaja edenemist jälgida, teisaldage üksus ootenimekirja. Kui te ei saa ülesannet delegeerida, lisage see oma kalendrisse või loendisse "Järgmine".
• Kas on konkreetne tähtaeg? Kui jah, lisage see oma kalendrisse. Ärge kirjutage üles kõike, mida soovite ühe päeva jooksul teha. Sisestage ainult see, mis tuleb teha: hambaarsti külastus, kohtumine, lend. Kui konkreetset tähtaega pole, liigutage juhtum jaotisesse Järgmised sammud.

3. Organisatsioon

Sorteerige kõik oma kohale: ühte viiest loendist, kausta, mis sisaldab kasulikku teavet tuleviku jaoks, oma kalendrisse või prügikasti.

Lisa "Ootenimekirja" kõik juhtumid, mis mingil põhjusel on takerdunud. Näiteks kui te ei saa jätkata enne, kui saate oma meilile vastuse või kui ootate kohaletoimetamist. Ärge unustage lisada iga üksuse kõrvale kuupäeva.

Järgmised sammud peaksid sisaldama ülesandeid, mis tuleb võimalikult kiiresti lõpule viia. Sõnastage need teostatavate füüsiliste tegevustena, nii on lihtsam asja juurde asuda. Parem on näiteks kirja panna “helista Lenale ja lepi ta neljapäeva õhtul lapse juurde istuma” kui “leppige kokku, et keegi istub lapsega”, kuigi sisuliselt on see sama asi.

Ideaalis peaksite igale üksusele "Järgmine" lisama kontekstimärgendi. Ta ütleb sulle, kus sa peaksid olema, kellega koos, mida pead kaasa võtma. Näiteks võivad teil olla sildid "ostlemine", "tööl", "lastega", "telefon", "arvuti". Samuti saate märkida, kui palju aega teil selle juhtumi jaoks on või mis prioriteet sellel on. Seejärel saate vajadusel kõik juhtumid kiiresti siltide järgi sorteerida.

4. Ülevaade

Kontrollige kindlasti kord nädalas kõiki loendeid. Mida kauemaks jätad asjad postkasti, seda keerulisem on nendega hiljem tegeleda.

• Iga projekti jaoks tuleb määratleda üks järgmine tegevus.
• Iga üksus jaotises "Järgmine" peaks olema midagi, mida soovite järgmisel nädalal teha. Teisaldage kõik mittevajalikud asjad loendisse "Someday" või kustutage need üldse.
• Aeg-ajalt proovige midagi "Someday" loendist teisaldada jaotisse "Järgmised sammud".

5. Täitmine

Tegutsema! Kui olete oma süsteemi õigesti korraldanud, on see kõige lihtsam samm. Korrates regulaarselt nelja esimest sammu, olete täiesti kindel, et kõik loendis olevad asjad on vajalikud edusammude tegemiseks ja eesmärkidele lähemale jõudmiseks.