Kuidas asjad korda saada ja kõigega kursis olla: täielik GTD-süsteemi juhend

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 03:53

Teooriast mallini, mis aitab planeerida mis tahes projekti.

Miks on GTD hea?

Tootlikkuse teenuste probleem seisneb selles, et igaüks positsioneerib end kohana, kus saab lahendada kõiki probleeme, salvestada teavet, suhelda. Enamik teenuseid palub teil prioriteedid seada ja nende järgi tegutseda.

Kuid vähesed suudavad keskenduda oluliste ülesannete täitmisele ega pöörata tähelepanu igasugustele pisiasjadele: kiireloomulistele ülesannetele, kolleegide, sõprade või tuttavate palvetele. Kui ülesandeid on palju, on nendega raske toime tulla. Seetõttu tuleb praktikas asjaajamiseks kasutada mitmeid teenuseid. Kui teha on palju asju, hakkame nendes teenustes ja loendites segadusse minema ning lõpuks lõpetame nende kasutamise.

Getting Things Done (GTD) metoodika pakub universaalset kavandit ühtse süsteemi loomiseks, mille abil saate lahendada mis tahes probleemi. Saate lõõgastuda ja mitte muretseda, kuna olete kindel, et te ei unusta midagi. Õigel ajal annab süsteem märku, mida on vaja teha ja millele keskenduda.

Miks siis paljud töötavad ebaproduktiivselt?

Inimesed hakkavad ebaproduktiivselt töötama, kui projekte, juhtumeid ja ülesandeid on palju. Neil on raske seda kõike oma peas hoida, rääkimata tähtsuse järjekorda seadmisest. Seetõttu kas ei tehta üldse midagi või tehakse seda, mis on kõige lihtsam, ja lükatakse olulised asjad hilisemaks. Ilmneb veel üks probleem: kui eile tuli lahendada kiireloomulisi ülesandeid.

Lisaks hakkab inimene kiiremini väsima, muutub ärritatavaks. Ta jookseb pidevalt nagu orav rutiinirattas ja tõesti olulised, rahanduslikud ja strateegilised projektid jäävad kõrvale.

Selle olukorraga aitab toime tulla Getting Things Done süsteem, mida David Allen kirjeldas 2001. aastal ilmunud ja maailma bestselleriks saanud raamatus.

Rääkige mulle GTD põhikontseptsioonidest, mida peate teadma

Rutiinne - need on need teod, mõtted ja mured, mis häirivad, hajutavad ja raiskavad energiat. Kuni rutiin pole ülesanneteks muudetud, ei saa seda kontrollida. Samade probleemide mitu korda mõtisklemine on loomeenergia ebaefektiivne kasutamine, mis tekitab frustratsiooni ja stressi.

GTD eesmärk on vabastada pea rutiinist ja eemaldada sisemine stress.

Inimese operatiivne mälu- aju piirkond, kus asub lühiajaline mälu. Siia paneme tavaliselt jooksvad pooleliolevad asjad, teistele inimestele antud lubadused ja muud meid häirivad mõtted. Kahjuks on teie aju nõuetekohaseks toimimiseks salvestatava rutiini hulk piiratud. Kui teie muutmälu on täis, segate teid väikesed ülesanded ja unustate oma eesmärgid, mis põhjustab stressi.

Teabe kogumise tööriistad- kuhu info liigub ja kuhu jäädvustate, mida tuleb teha. Näiteks:

• korraldajad;
• märkmikud;
• E-post;
• kalender;
• diktofon.

Ostukorv "Postkast"- rutiini üks hoidla, mille muudate ülesanneteks ja ülesanneteks. Postkastiga töötamise üks olulisemaid reegleid on selle korrapärane puhastamine.

Lihtsad toimingud - üheastmelised toimingud, mille sooritamiseks kulub vähem kui kaks minutit. Praktikas on selliste asjade jaoks mugavam varuda viis minutit.

Projekt - ülesanne, mille täitmine nõuab rohkem kui ühte sammu. Projekti kohta tuleb jätta meeldetuletus ja kirjeldada esimesi samme selle elluviimiseks. Selle tulemusena muutub projekt lihtsaks toiminguks, mille saab järgmise viie minuti jooksul lõpule viia ja saavutada lõpptulemuse.

Projektil peab olema link kaardile või failile, mis kirjeldab detaile: vastutaja, tähtajad, kategooria (näiteks "Turundus", "Juriidiline", "Arendus"), lingid väiksematele ülesannetega kaartidele. Seda struktuuri on Trellos mugav korraldada.

Kontekstiloend - ülesannete loetelu, mida on teatud tingimustel mugav täita. Näiteks kontekstuaalses loendis "Ostud" on nimekiri asjadest ja toodetest, mida tuleb poest osta. Kõneloend võib sisaldada kõnede loendit, mida teha, kui olete vaba.

Mugav on koostada individuaalseid kontekstuaalseid loendeid inimestele, kellega töötate ja suhtlete. Konkreetse inimesega kohtudes saate nimekirja kiiresti avada ja vajalikud probleemid lahendada.

Kuidas kalendrit kasutada?

Kalendrisse tuleks kanda:

• toimingud, mida tuleks teha kindlal ajal (koosolekud, ärikohtumised, seminarid);
• toimingud, mida on vaja teha konkreetsel päeval (lõpetada projekt konkreetseks kuupäevaks, osaleda konverentsil);
• teave konkreetsete kuupäevade kohta (aastapäevad, sünnipäevad, pühad).

Ma kasutan Google'i kalendrit kõigi nende asjade jälgimiseks. See teenus on mugav, kuna:

• juurdepääsetav nii telefonist kui ka arvutist;
• ühele ekraanile saab korraga kuvada mitu kalendrit;
• nutitelefonis on meeldetuletused.

Kui olete midagi kalendrisse lisanud, siis kas teete seda või lükkate selle mõnele teisele kuupäevale. Pole vaja kalendrit risustada ülesannete nimekirjaga, mida regulaarselt päevast päeva ajatatakse. Selliste nimekirjade jaoks on eraldi lahendused.

Kui peate regulaarselt teatud ajal klientidele, tarnijatele või töövõtjatele helistama, on parem kasutada selleks CRM-süsteemi.

Milliseid loendeid peaksite looma?

Prioriteetsete toimingute loendid

Iganädalase aruande koostamine, konkurendi veebilehe uurimine, postkasti postkasti tühjendamine, disaineritele tehnilise ülesande koostamine - kõik need toimingud võtavad rohkem kui kaks minutit, kuid neid ei saa kellelegi delegeerida. Paneme sellised asjad prioriteetsete tegevuste nimekirja ja teostame päeva jooksul.

Selliste loenditega töötamise reeglid:

• Nimekirju ei tohiks olla palju, piisab kahest-kolmest. Näiteks isiklik, töö, perekond. Kui teil on konkreetse päeva jaoks loendist mõni ülesanne, määrake oma kalendrisse meeldetuletus.
• Selles loendis on ülesandeid mugav märkida konteksti järgi: “Teel”, “Arvuti juures”, “Loe”, “Osta”, “Lubadused”. Ülesannetel võib olla üks või mitu silti. Näiteks ülesanne "Jalutage koeraga" viitaks projektile "Isiklik" ja sildile "Lubadused".
• Enne ülesande loendisse lisamist mõelge, kas peate seda üldse tegema. Kui vastus on jaatav, otsustage, kas peate juhtumi isiklikult lõpule viima. Saab ju alluvale häälsõnumi saata ja talle delegeerida. Teie määratud ülesannetele antakse silt "Määratud". See sisaldab juhtumeid nii tööloendist kui ka isiklikust loendist.
• Vaadake loendid regulaarselt üle. Tehke seda siis, kui teil on vaba minut. Liigutage üles ülesanded, mis tuleb kõigepealt ära teha.
• Puhastage oma ülesannete nimekirjad vähemalt kord kuus.

Nimekiri "Ühel päeval"

See nimekiri sisaldab asju, mis ei vaja aktiivset tegutsemist. See võib olla:

• raamatud, heliplaadid, videokoolitused, mida soovite osta;
• kasulikud oskused, mida soovite omandada;
• kohad, mida soovite külastada;
• asju, mida soovite osta.

Peate perioodiliselt seda loendit uurima, märkmeid tegema ja muutma need eesmärkideks, mille kallal tööd tehakse.

Kuidas salvestate viiteteavet, mis on tulevikus kasulik?

See teave ei nõua tegevust. Selle teabe hoidla peamised kriteeriumid:

• Mugav otsing pealkirjade, siltide, lühikirjelduste järgi.
• Teabe hoidlasse paigutamise lihtsus.
• Infosalvestuse intuitiivne struktuur. Uute andmete saabumisel tuleb kiiresti valida kategooria ja alamkategooria, kuhu need paigutada.
• Salvestusruumi saadavus mis tahes seadmest.

Kas on olemas kohustuslikud GTD-rituaalid?

Jah, neid on mitu.

Kogu info kogumine korvi "Inbox"

Teabe kogumiseks on palju tööriistu. Kuid see kõik peaks voolama ühte kohta, millega jätkate tööd.

Postkasti prügikasti tühjendamine

Kord või kaks nädalas peate sisendkausta loendi üle vaatama ja kogunenud kaustade või otseteede kaupa sorteerima. Sellest rituaalist peaks saama harjumus, mis kujuneb arusaadavast tegevusalgoritmist ja nende süstemaatilisest kordamisest.

Teil peaks olema lihtne samm-sammult plaan, kuidas oma ülesannete süsteemi iganädalaselt puhastada. Loo kalender, kuhu märgid ära päevad, millal juhtumeid käsitleti. Määra endale auhind, kui tühjendad näiteks 30 päeva jooksul vähemalt 20 postkasti ja tõmbad kalendrist päevad läbi.

Prioriteetsete tegevuste loetelu ja nimekirja "Ükskord" läbivaatamine, prioriseerimine

Nimekirjade ülevaatamisel on oluline seada prioriteedid õigesti ja olla oma tugevate külgede suhtes realistlik. See on vajalik selleks, et mitte koormata end üle jõu käivate ülesannetega ja mitte kannatada oma ebaefektiivsuse mõistmise pärast.

Mittevajalike korvide hävitamine

Sageli ilmuvad kolleegide ja partneritega suheldes uued postkastid, dokumendid ja nimekirjad.

Teie ülesanne on automatiseerida kõik nii palju kui võimalik, et andmed liiguksid kausta Inbox.

See võib olla kas postkast või elektrooniline planeerija. Automatiseerimiseks ja info ümbersuunamiseks sobivad IFTTT ja Zapieri teenused. Info kogumiseks peaks olema vähem korve.

Kuidas töötada postkasti korviga ja sorteerida kogunenud juhtumeid?

Esmalt eraldage oma postkastist ülesanne, juhtum või teave ja vastake küsimusele: „Mis see on? Kas sa tõesti pead midagi tegema?"

Kui te ei pea midagi tegema, on teil kaks võimalust. Kui see on prügi, millest enam kasu pole, viskate selle minema. Kui see on kasulik teave, pange see arhiivi. See peaks olema struktureeritud kategooria ja sildi järgi, et oleks lihtne leida seda, mida otsite.

Kui teil on vaja teabega midagi ette võtta, on kolm võimalust.

1. Täitke nõutav. Kui tegevus on oluline ja see ei võta rohkem kui 2-5 minutit.

2. Kellelegi delegeerida. Kui toiming võtab rohkem kui kaks minutit, kaaluge, kas saate selle kellelegi delegeerida.

Kellelegi delegeerimisel tuleb kirjutada:

• lõpptulemus;
• tööplaan (tee eesmärgini);
• ülesande täitmise tähtaeg;
• kontrolli kuupäev ja tulemus, mis selleks valmis peab olema (vahe- või lõplik).

3. Lükka tulevikku. Seda tehes märkige:

• soovitud tulemus;
• lähim järgmine toiming. Pidage meeles: projekti tervikuna on võimatu lõpule viia, saate teha ainult konkreetseid lihtsaid samme, mis viivad teid lõpptulemusele lähemale;
• tähtaeg. Kui täpset ajakava pole, lisage toiming loendisse "Ükskord".

Saate saata endale sõnumeid, et need määratud päeval kätte saada. Selleks sobivad nii õigel päeval meeldetuletusega "Google Calendar" kui ka Boomerangi meilirakendus, mis saadab teile kindlal kellaajal meili.

Kuidas oma tööd planeerida?

Kogu töö võib jagada kolmeks etapiks:

1. Eelnevalt planeeritu elluviimine. Need võivad olla nii strateegiliselt olulised asjad, mis viivad sind eesmärgile lähemale, kui ka rutiin, mis tuleb lihtsalt ära teha.
2. Töö teostamine nii, nagu see ootamatult paistab. See on siis, kui päeva jooksul saabuvad ülesanded kolleegidelt, juhtidelt, klientide kirjad.
3. Edasise töö planeerimine: nimekirjade koostamine ja ülevaatamine, prioriteetide seadmine. See punkt ei tohiks võtta liiga kaua aega, et saaksite planeerimise huvides planeerida.

Juhtumite ja ülesannete planeerimise praktikat (memoraamat) kirjeldab David Alleni raamat.

David Allen isikliku jõudluse ja ajajuhtimise konsultant, GTD produktiivsuse metoodika autor

Mälestusraamatu jaoks on vaja 43 kausta: 31 on tähistatud numbritega 1 kuni 31, veel 12 kuude nimetusega. Päevakaustad pannakse ette alates homsest. Numbriga 31 kausta taga on järgmise kuu kaust ja selle taga ülejäänud kuude kaustad.

Järgmise päeva kausta sisu kantakse iga päev prügikasti, seejärel asetatakse kaust päevakaustadest viimase taha (nagu oleks järgmisesse kuusse kantud). Kui vabastate jooksvaks kuuks kausta 31, on selle taga kaust uue kuu nimega, millele järgnevad kaustad uue kuu päevadega. Samamoodi kantakse kaust jooksva kuuga, mil see on möödunud, üle järgmisse aastasse.

Konkreetses kaustas peate salvestama konkreetseid toiminguid nõudvad dokumendid (vorm, mis tuleb täita, kiri, mida saata).

Et süsteem töötaks, tuleb seda iga päev uuendada. Kui unustate homset kausta värskendada, ei saa te süsteemi usaldada. Oluline teave jääb märkamata, millega tuleb tegeleda muul viisil.

Kui lahkute mitmeks päevaks, siis peate enne lahkumist kontrollima kaustad päevade kohta, mille jooksul viibite.

Kuidas seda praktikas korraldada, võttes arvesse kaasaegseid planeerimissüsteeme:

1. Meeldejääva raamatu asemel kasutage iga päeva jaoks ülesannete loenditega korraldajat ja sisestage sellesse jooksva päeva ülesanded. Ajaga seotud koosolekud ja asjaajamised tuleks esmalt salvestada ning meeldetuletused seada nii, et süsteem neist ette teavitaks.
2. Looge kuuks ajaks fail ülesandeloendiga. See on nimekiri sellest, mida soovite selle aja jooksul teha. Lisate sellele juhtumeid terve kuu jooksul. Ülesannete ülevaatamine peaks toimuma kord nädalas. Kõige olulisemate ülesannete kavandamisel hajutage nädalad nädalasse, et mõistaksite oma prioriteete. Esitate neid ennekõike, muidu läheb kogu aeg väikeste ja kiireloomuliste asjade peale.
3. Looge fail aasta plaanidega. Seda tuleks üle vaadata kord kuus. Sellest failist kantakse juhtumid üle kuuplaanidesse.
4. Tee aastaks plaanid pikaajaliste eesmärkide alusel 3-5 aastaks. Parem on need asjad välja kirjutada kas aasta lõpus või puhkuse ajal, kui pea pole igapäevaste toimetustega koormatud.

Neid nelja punkti nimetab David Allen loomulikuks planeerimissüsteemiks. See süsteem võimaldab liikuda enda jaoks oluliste eesmärkide poole ja mitte raisata aega rutiinile.

Kas on olemas kõigile sobiv plaan, mida saab kasutada mis tahes projekti kavandamisel?

Oh, kindlasti. David Allen nimetab seda loomuliku planeerimise mudeliks. See koosneb mitmest etapist.

Samm 1. Eesmärk ja pilt ideaalsest tulemusest

Määrake eesmärk või ideaalne lõpptulemus, kujutage ette, et olete selle saavutanud.

Kirjelda seda kõigi edukriteeriumidega (raha, inimesed, tunnustus). Mida detailsemalt lõpptulemust kirjeldate, seda tugevam on motivatsioon, eriti hetkedel, mil on vaja sooritada konkreetseid toiminguid, kuid selleks pole aega.

2. samm. Põhimõtted

Kirjeldage põhimõtteid, mida järgite oma eesmärgi saavutamisel. Näiteks: "Annan inimestele täieliku tegutsemisvabaduse, kui nad … (jäävad eelarve piiresse, lõpetavad projekti enne konkreetset tähtaega)." Küsige endalt: „Millised tegevused võivad minu tegevust segada? Kuidas ma saan neid ära hoida?"

Põhimõtted on selged ja annavad tegevuste juhtimiseks usaldusväärse juhise.

3. samm. Ajurünnak

Tehke ajurünnak, pannes samal ajal kirja kõik erinevad ideed, mis pähe tulevad.

Ajurünnaku peamised põhimõtted:

• ära mõista kohut;
• ära vaidle;
• ära hinda;
• ära kritiseeri;
• mõtle kvantiteedile, mitte kvaliteedile;
• kõrvaltegevuse analüüs ja organiseerimine.

Samm 4. Projekti plaan nimekirja kujul

Korraldage oma ajurünnaku tulemused ülesannete loendisse. Alustage planeerimist lõpust ja liikuge tagasi. Nii on teil lihtne planeerida ja teha kindlaks esimene samm oma eesmärgi poole. Planeerimise näide lõpust:

Eesmärk (ideaalne tulemus): Ma räägin hispaania keelt ja mõistan inimesi.

Miks on see: Soovin suhelda ilma tõlkijate osaluseta äriläbirääkimistel Hispaania partneritega ja vabalt suhelda teistega Hispaanias puhkusel olles.

Sammud eesmärgini:

• Üks samm enne eesmärgi saavutamist: leidsin hispaania keelt emakeelena kõneleva inimese ja räägin temaga kaks korda nädalas.
• Üks samm enne: sooritasin B1 keeleeksami.
• Üks samm enne: sooritasin A1 tasemetesti.
• Üks samm enne seda: käisin kaheksa korda kuus hispaania keele tundides ja täitsin kõik kodutööd.
• Üks samm enne seda: registreerusin hispaania keele kursusele ja maksin kuuajalise õppimise eest.
• Üks samm enne: kogusin teavet hispaania keele kursuste kohta ja koostasin võrdlustabeli.
• Esimene samm: olen planeerinud kalendrisse aja, mil kogun teavet hispaania keele kursuste kohta.

Kui meeskond töötab ühe ülesande kallal ja peab kogu plaani ühte kohta korraldama, on mugav kasutada Gantti diagrammi. Esimene veerg selles on etapid teel eesmärgi poole, teine veerg on vastutavad. Edasi kuvatakse ajaperioodiga veerud. Lahtrid sisaldavad konkreetse etapi olekut, näiteks "Planeeritud", "Käimas", "Lõpetatud", "Edasi lükatud".

GTD ja loomulik planeerimissüsteem võivad tunduda hirmutavad. Kuid kui kohandate seda enda jaoks ja hakkate seda regulaarselt kasutama, tunnete, et kõik on palju lihtsam, kui esmapilgul tundus.