Miks GTD-süsteemid sageli ebaõnnestuvad?

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 03:53

© foto

Kui kasutate teie arvates parimat GTD-süsteemi, kuid ei näe tulemusi, on ebatõenäoline, et probleem on süsteemis, vaid pigem veendumuses, et täiuslikult struktureeritud ülesannete loend võimaldab teil seda teha. 10 korda rohkem tööd kui kolleegidel. Ükski tootlikkuse suurendamise meetod pole teie jaoks tõhus enne, kui hakkate realistlikult mõtlema. Me räägime sellest artiklis.

Ühe päevaga on võimatu "kõike" teha

Iga päev on teil palju asju, mida peate täna kindlasti tegema. Sa nagu mõistad, et kõike korraga teha on võimatu, kuid sellegipoolest püüad sa kadestusväärse järjekindlusega tõestada vastupidist, mis lõpuks tekitab tunde, et oled terve päeva nagu orav rattas keerelnud, aga sa pole olnud aega midagi teha. Seda tunnet on lihtne vältida – tuleb seada prioriteedid. Otsustage, mida on täna vaja teha ja mis võib homseni oodata. Kui olete päeva jooksul täitnud väikese nimekirja ülesannetest, tunnete edusamme, mis tähendab, et järgmisel päeval asute suure entusiasmiga asja kallale.

Tõenäoliselt olete juba mõelnud, et tegelikult on seda raske tähtsuse järjekorda seada. Alati ei ole võimalik aru saada, milline äri on täna olulisem. Kuulus blogija Ze Frank annab oma videoblogis sellise nõu: kirjuta üles nimekiri kõigist lõpetamist vajavatest asjadest, seejärel alusta nimekirja lugemist lõpust, kuulates oma sisetunnet. Kui mõistate, et see punkt on tõesti oluline, jätke see kõrvale; kui teil on vähimatki kahtlust, kriipsutage see halastamatult läbi. Alusta ülejäänud ülesannetega loendi esimesest.

Pidage meeles, et ööpäevas on 24 tundi, olete selle ajaga piiratud. Olles liiga palju planeerinud, olete õhtuks pettunud, et jälle polnud aega. Vastupidi, parem on seada endale liiga lihtne eesmärk, millega sa kindlasti hakkama saad. Ja siis tehke lisatööd. Päeva lõpuks tunned end võitjana, sest lisaks vajalikele asjadele said hakkama ka millegi muuga.

Unustage multitegumtöö ja keskenduge ühele asjale

Inimesel on väga raske multitaskida, kuid sellegipoolest meeldib paljudele seda teha, sest nii tunnevad nad end aktiivsemalt ja produktiivsemalt. Iga viie minuti järel võime mõne tegevuse katkestada, et vastata telefoni või meili teel. Multitegumtöö hajutab meie tähelepanu suuresti ja põhjus on siin: iga kord, kui lülitate oma tähelepanu ühelt ülesandelt teisele, naasete valusalt esimese juurde, meenutades, kus pooleli jäite.

Ideaalses maailmas võiksime multitegumtööst täielikult loobuda, kuid reaalses maailmas tuleb ikka ette olukordi, kus seda vältida pole võimalik. Sel juhul tasub teha kompromiss, kasutades näiteks “tomatite planeerimise” tehnikat, kui keskendud 25 minuti jooksul eranditult ühele ülesandele, laskmata end segada.

Töötage ühe ülesande kallal ja 25 minuti pärast vaadake loend üle ja valige järgmine ülesanne, mis nõuab teie kohest tähelepanu. See võimaldab teil teha mitut ülesannet, kuid keskenduda käsilolevale ülesandele.

Valige ja rakendage tootlikkuse näpunäiteid targalt

Tootlikkuse ja tõhususe teemal on kirjutatud palju artikleid, uusi tehnikaid ja häkke ilmub lõputult, kuid ükski neist ei aita teid, kui te ei lahenda ülalkirjeldatud probleeme. Ja isegi pärast nende lahendamist peate õppima, kuidas GTD-süsteemi õigesti ja paigas rakendada.

Nagu ühes meie postituses juba mainitud, ei vaja te süsteeme, loendeid ega meeldetuletusi, kui see, mida teete, on teile oluline. Teil ei ole raske meeles pidada, mida peate tegema. Kui lahendatav probleem on globaalne, jagate selle tõenäoliselt osadeks, kirjutades ülesannete nimekirja, kuid tehke seda ilma mõtlemata: "Oh, ma kasutan GTD-d!" Milleks siis GTD-süsteemid ja muud tootlikkuse näpunäited? Et rutiinsed ja igavad asjad õigel ajal ära teha: arveid maksta, helistada, aru anda. See on see, mida sa kogu hingest unistad lükata "homsesse päeva", mida kunagi ei tule.

Igasugust tootlikkuse süsteemi ei tasu aga pimesi rakendada, enne tuleb mõelda, kuidas seda enda jaoks "teritada", et sellest maksimumi võtta. GTD-süsteemid ei ole võluvits, mida tuleb rakendada rangelt juhiseid järgides, vaid tööriist, mida tuleb ennast ja oma tööviisi tundma õppides täpsustada, et end päeva lõpuks rahulolevana tunda.