"Ettevaatust, kontor!", Või Kuidas lõpuks oma tööd teha, kui kõik ja kõik ümberringi on selle vastu

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 03:53

Minu kontoritöö kogemus – alates kontori asemel korteris asuvast kaubanduskontorist kuni luksusliku Yandexi kontorini – oli peaaegu 8 aastat ja nii ma sain aru. Pidev “töö on kontor” on nii visa, et seda on väga raske peast välja lüüa.

Artikli idee tekkis minul pärast seda, kui otsustasin oma kontorites palgatöö kogemuse välja arvutada ja vastandada sellele samale kaugtööle, millest pean kinni ja püüan seda igal võimalikul viisil propageerida. Kontoritöö on selline tööprotsessi hämarus, millest me täna läbi kahkleme nagu Anton Gorodetski "Patrullides". Ja mida rohkem on "kontorisamuraide" kogemust, mida kõrgemale see antakse, seda vabamalt ta selles rahutus vees liigub ja seda rõõmsam väljastpoolt paistab.

Vana kontorimudel

Vaata telesarja Mad Men, mis räägib ühest reklaamiagentuurist USA reklaamituru hiilgeaegadel 60ndatel. Inimesed töötasid seal tohututes pretensioonikates kontorites. Igal väärikal oli kena sekretär, kes asendas nutitelefoni ja arvuti kalendri, tegumihalduri, tekstitöötlusprogrammi, arvutustabelite, Interneti ja üldiselt kõige sellega, mida täna ise teete. Neil olid ka kontorid, alkohol paari sammu kaugusel suvalises kontori osas ja palju muud, mis on tänaseks mõtte kaotanud.

Kontor on ümber kujundatud. Enam pole vaja inimest, kes mäletaks olulisi asju, ei unustaks koosolekuid ja teeks lihtsalt oma tööd. Tööpäeva jooksul juua muutus sündsusetuks. Vähestel on kontorid. Aga kontor ise jäi. Pidev “töö on kontor” on nii visa, et seda on väga raske peast välja lüüa. See pole probleem mitte ainult korporatsioonide elupõliste tippjuhtide ja “punaste direktorite”, vaid ka noorte startup’ide jaoks, kes millegipärast kulutavad oma esimese “seemne” raha kohe kontorile, mitte tootele või müügile.

Mida teha. Kui olete sunnitud töötama kontoris ja kandma kogu "kontorisamuraide" kohustuste koormat, on allolevad näpunäited teile kasulikud.

Pea "elastsel"

Üldjuhul on iga juht pidevalt mures, et töö jääb tegemata ning töötajate kohalolek kontoris on tema jaoks väga rahustav. Ta nagu haudekana kogub oma "kanu" kokku ja teda petab see, et protsessid käivad, sest ta on lähedal. See ei ole tõsi. Töötajad meeldivad sama võimsalt Facebookis ja vaatavad YouTube'i kodus tahvelarvutist, nutitelefonist tualetist või töökohalt.

Mida teha. Ülemust on raske vahetada, kuid saate muuta temaga suhtlemist: muutuge aruandluses avatumaks ja rääkige lihtsalt ilma jalaga, mida teete. Kõik see vähendab stressi ja teeb temast vähem "elastse" bossi. Algatage 5-minutiline hommikune koosolek, kus räägite, mida teete täna ja kuidas see õhtul lõpeb. Tuletage meelde oma iganädalast ülesannete plaani. Küsi nõu. Andke talle kontrolli tunne ja ta, kui ta on adekvaatne inimene, hakkab teiega järk-järgult "lahti minema".

Siis peate lihtsalt tõlkima sellised asjad hommikusteks Skype-kõnedeks ja võib-olla veenma oma juhti, et teil on kodus ülesandeid mugavam täita. Mul on õnnestunud seda korduvalt ellu viia.

Ettevõttekultuur ja kontoritunnid

Paljud inimesed seletavad soovi töötajaid kontorisse tirida omamoodi "ettevõttekultuuri" olemasoluga. Siin on ettevõttekultuuri klassikaline määratlus "raamatu järgi".

Ettevõtluskultuur on organisatsioonis valitsev väärtuste, normide ja käitumismustrite kogum, mis määrab töötajate tegevuse tähenduse ja mudeli, sõltumata nende ametikohast ja funktsionaalsetest kohustustest.

Mitte sõnagi kontorist, laudade asetusest, "9-st 6-ni", päevade kaupa kohtumistest ükskõik kellega. Ettevõtluskultuur on tegelikult see, kuidas sa mõistad oma missiooni ja tegevuse eesmärki, kuidas sa räägid kliendiga, kui eetiliselt käitud ja kuidas sinu ettevõtte mulje väljastpoolt ühtib sees toimuvaga. Pole midagi ühist selle vahel, miks teid kontorisse surutakse, ja sellel, milline on ettevõtte kultuur tegelikult. Ükski liiklusummik ja metroosõidust tulenev viha tipptunnil ei aita seda ettevõttekultuuri üles ehitada. 9-st 6-ni istumine ei ole ettevõtte kultuur. Kolleegidega õhtuni Counter Strike’is hängimine ei loo ettevõttekultuuri. Ei ehita oma õlut ja pitsat. Need on lihtsalt inimsuhted, aga mitte kultuur. Ja kindlasti mitte ettevõttekultuur.

Mida teha. Kui soovite pidevalt või perioodiliselt kaugtööd teha, ärge võtke keeldumise põhjusena fraasi: "See on meie ettevõtte kultuur". Kui nad mulle seda ütlevad, kuulen ma midagi sellist: „Ma lihtsalt ei usalda sind ja tahan sinu eest hoolitseda. Kuid ärge muretsege, mitte ainult teie, vaid kõigi siinsete pärast. Nii et ma ootan kell 9:00 ja ilma viivituseta! Võite proovida luua usaldust oma õnnestumiste ja järjepideva õigeaegse suhtlusega, mille algatajaks olete teie, või lahkuda kohe kohast, kus teid nii umbusaldatakse.

Kolleegide lärm ja vestlused

Mida avatumad ja heatujulisemad on teie kolleegid, seda rohkem nad teiega oma kogemusi jagavad. Tööst rääkimine võtab neist väiksema osa. Tunnistan, et see tõesti takistab mu tööd. Keegi on uskumatult raevunud. Ma küsisin.

Mida teha. Tooge juhuslikke arutelusid grupivestlusesse, nagu Telegram, Skype või Slack. Keela märguanded kõigi sõnumite jaoks ja luba need ainult nendel juhtudel, kui mainitakse teie nime (kõik minu loetletud sõnumitoojad võimaldavad teil seda teha). Harjuge teiega edasilükatult suhtlema ja viige kõik arutelud ühisele lõunale või õhtule pärast tööd (kui teil pole huvitavamaid tunde). See ei ole pelgalt ühenduste tellimine, vaid ka järjekordne samm kaugtöö suunas tulevikus.

Lõuna- või ärilõuna

Hoolimata sellest, et õhtusööki soovitatakse süüa rohkem kui ühel inimesel, eelistan ma seda teha nii. Põhjus ei ole selles, et mind ei huvitaks see, millest mu kolleegid räägivad, vaid selles, et mul on tõesti vaja mõelda päeva esimesele poolele ja otsustada, mida ma teisel teen. Ma hoian selle tunni alati endale. Vahel teen erandeid, kui tekib soov uue filmi või millegi muu üle arutada. Kontoritöölõunate põhiprobleem on aga see, mida sa sööd, suure tõenäosusega midagi sellist, mida keegi restoranis eile lõpuni ei söönud ja täna toodi see sulle kotlettide või hodgepodge’i kujul. Ei usu mind? Küsige mõnelt tuttavalt restoranipidajalt või kelleltki, kes on töötanud avalikus toitlustuses.:) Ja ka kontorilõuna mahub harva etteantud tunni sisse ja edasi-tagasi tee, toidu ootamine, maksmine ja lihtsalt selle eest kollektiivne kogumine võtab liiga palju aega.

Mida teha. Kui oled ikka kogu aeg kontoris, siis arenda oma harjumusi ja järgi neid. Ja teadke ka seda, et lõunasöök kodus töötades võtab tavaliselt alati alla tunni, isegi kui selle lõuna ise valmistate. Spagettide keetmine võtab aega 15-20 minutit, köögiviljasupp 20 minutit, kanavõileib 10 minutit. Ja kõik see on tänane värske toit ja see on 2-3 korda odavam ja maitsvam.

Ebamugav mööbel, tehnika ja kõik muu

Ergonoomilise tooli, mugava laua ja hea tehnika ostmist saavad endale lubada vaid tõsised ettevõtted. Enamikus mu töödes olid need katkised toolid, mida iga uustulnuk saab (vanamehed võtavad alati enne tulekut parimad), arvutid, mis vihastasid mind oma inetuse ja Windowsi olemasoluga…

Mida teha. Osta oma raha eest oma kontorisse mugav tool. Miks sa kannatad aastaid kohutava mööbli käes, kui see on sinu selg ja keha? Kuidas sa seda piina endale seletad? Pakkuge oma mugavat sülearvutit kontoriarvutina: VPN, HDD / SSD krüptimine ja palju muud muudavad selle ettevõtte jaoks turvaliseks koju kaasa võtta. See tõestab teie lojaalsust ja annab teile ka kodus töötamiseks valmis tööriista – veel üks samm kaugtöötamise suunas. Ja ärge koonerdage oma kodukontoriga ja ostke sealt parimat. Ma teen seda alati.

Külastajad ja nende vastuvõtule kulunud aeg

Kui olete töötanud suure ettevõttega töövõtjana ja külastanud neid koletuid büroohooneid, siis teate, kui kaua see aega võtab. Tavaliselt läheb see nii:

1. Ärikeskusesse jõuate ummikute kaudu.
2. Parkimist otsin veel 15-20 minutiks.
3. Ootad ärikeskuse fuajees, kuni saad pääsme või helistad kutsujale.
4. Seejärel ootate, kuni ta tuleb teile järgi. Mõnikord võib see võtta 10-20 minutit või rohkem.
5. Teid istetakse koosolekuruumi, pakutakse kohvi/teed/viskit ja sel ajal on kõik asjaosalised kokku kogunenud. Ja need pole alati paigas. Juhtub nii, et koosoleku aeg on kätte jõudnud ja keegi on teisel koosolekul või lõunal ning kõik ootavad teda.
6. Kohtumine ise.
7. Kerimine.
8. Punktid 1 ja 2 on vastupidises järjekorras.

Sellised kohtumised võivad tegelikult kesta pool päeva!

Mida teha. Leppige klientidega selliste kohtumiste ajakava eelnevalt kokku. Püüdke hoida klienti protsessi osana ja ärge jätke teda närviliselt tähtaega ootama. Ta tõmbab sind ise sisse ja välja. Kutsu ta oma projektijuhtimissüsteemi vaatlejaks. Seda saavad teha näiteks Bitrix24, Basecamp või lihtsalt jagatud ja regulaarselt uuendatav Google Docsi dokument, milles saad lubada meiliteatised. Laske talle langeda kirjavoog, mis näitab, et kõik on tema projektiga hõivatud maksimaalse keskendumisega. Laske sellel Dropboxi minna, laske sellel endaga virtuaalselt kaasa elada. Ja pidage meeles, et kui sina ja su meeskond suudate närvilise kaugkliendiga töö korralikult paika panna, on selle ettevõtte sees tegemine tühine asi.

Kohtumised ja ajurünnakud

Inimesed on nagu ettevõtted – neil on hunnik läbimurdelisi ideid, aga miskipärast lebavad nad kõik kapis. Kuid nii inimesed kui ettevõtted on kinnisideeks üha uute ideede loomisest, selle asemel, et ammu väljamõeldud ideid ellu viia. Selleks korraldavad juhid pidevalt koosolekuid ja arutelusid, nad tahavad sinuga pidevalt millestki rääkida ja midagi arutada erinevates koosseisudes. Ma pole näinud midagi rumalamat ja ebaefektiivsemat, kui kohtuda terve ettevõtte või terve osakonnaga, et "midagi uut välja mõelda" või "kogemusi jagada". See on tõesti tõeline katastroof. Jama, rämps ja jama.

Mida teha. Ideede jagamisel pole nende kogunemistega mingit pistmist. Väga kallis muide, kui arvestada kõigi kohalviibijate kulutatud tunde. Näiteks reklaamiagentuurides on selline asi nagu “loomepaar”. See on siis, kui 2-3 inimest (tavaliselt on konfiguratsioon: "igav juht ja loov" või "igav juht ja paar loomingulist") istuvad ideid looma. See on peenelt häälestatud protsess, mis ei salli tarbetuid inimesi ega, taevas, kogu ettevõtet või osakonda. Ideid saab genereerida ka Skype kõne ajal ning paarid ei pea kontoris kokku saama. Üldiselt jälgige leiutatud ja ellu viidud ideesid. Esitage küsimusi just nende ideede elluviimise kohta ja võtke need ellu. See on iseseisev töö, mis nõuab täit keskendumist ja halvim koht maailmas on selle liikumisega kontor.

Töö teiste kontinentidega

Kui teete koostööd Euroopa partneritega, on kõik veidi lihtsam – ajavahe pole märkimisväärne ega too teie töösse korrektiive. Kui töötate USA, Austraalia või Aasia riikidega, võib vahe olla kuni paar tundi või "meil on päev, neil on öö". See nõuab inimestega suhtlemist varahommikul või hilisõhtul.

Mida teha. Jällegi pole väga selge, miks peate hommikul kell 7.00 kontorisse kiirustama või sealt lahkuma või kell 23.00 või hiljem lahkuma. Tegin selliseid kõnesid hommikul kodust ja jätkasin seal oma asjaajamist - ei tahtnud päeval teel olles aega raisata. Kui teil on õhtune kõne, siis plaanige see kodust teha ja kui see läbi saab, olete juba kodus ja te ei pea sellele öösel jõudma. Kui teie ülemuse argument on “telefon on kontoris!”, siis rääkige talle SIP-telefonist või leidke mõni muu vastuvõetav lahendus. Enamikul tänapäeva sidesüsteemidel on veebilüüsid, avatud protokollid ja neile pääseb juurde arvutist või nutitelefonist. Lääne kolleegid hüppasid hea meelega Skype’i, Google Hangouti või WebExi juurde, kui ma palusin. Turvapoliitika on lahe, aga kõigil on nutitelefonid.:) Ja kui neil on vaja sulle midagi müüa või probleem lahendada, siis on nad seal, kus sa palud neil olla.

Isiklike failide süsteem GTD

Ükski kaos ei loo korda. Kui tahad asjad tehtud ja korda teha, siis pole midagi paremat kui GTD süsteem. Laske ringi möllata orkaanil, kuid teie ees on täielik kord ja õhtuti tühi pea ning kindlustunne, et teil on kõik kontrolli all.

Mida teha. Installige enda jaoks Todoist või Omni Focus, kui teie tööülesanne ei vasta GTD nõuetele. Mõistke seda süsteemi ja pange see enda kasuks tööle. Kaugtööst mõtlemine ja sellest rääkimine peaks algama teie ja ülemuse vahelisest usaldusest. Kui sa ei süvene sinusse, kui sul on alati kõik kontrolli all, siis sa ei vaja järelevalvet. See tähendab, et saate töötada kõikjal.

Kokku

Loodan, et suutsin teid veenda, et kaugtööd tasub proovida - isegi kui mitte kõik 5 päeva nädalas, vaid ainult 1-2 päeva. Kui olete karjase juht, hakake austama töötajaid, kellel palutakse kodus töötada. Koostage nendega ülemineku tegevuskava. Kui olete alluv, siis olge kannatlik ja alustage isiklikke muutusi.

Nõustuge sellega, et see on pikk tee.

Peate saama kaugtööd teha. Keegi ei tea, kuidas seda niisama teha. Kuidas lugeda, ujuda või autot juhtida – sa pead õppima!

Kui kaugtöö teema on Sulle lähedane või see on Sinu unistus, kui oled täis kahtlusi, siis tahan jagada oma kogemust ja palju praktilisi näpunäiteid. Ja kui sind kontori- ja kaugtöö teema ükskõikne ei tunne või soovid teemat edasi levitada, siis jaga seda väljaannet Twitteris või Facebookis.