Miks ülesannete loendid ei tööta ja kuidas seda parandada

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 03:53

Et olla produktiivne, keskenduge ajale, mitte ülesannetele.

Hea ajajuhtimine tähendab rohkemate tulemuste saamist lühema ajaga. Populaarne blogija ja ettevõtja Thomas Oppong selgitab, kuidas oma eesmärkide saavutamiseks häid plaane teha ja miks lihtsad ülesannete nimekirjad võivad tootlikkust ainult takistada.

Miks tavalised ülesannete nimekirjad ei tööta?

Lihtsas ülesannete loendis ei kajasta te, kui kaua ühe ülesande täitmiseks kulub. Ja kõige tõenäolisemalt alustate väikestest ja lihtsatest, mis ei võta rohkem kui viis minutit.

Tasapisi jõuad järeldusele, et ikka ja jälle võtad ette vaid lihtsad asjad ning lükkad olulised ja aeganõudvad pidevalt hilisemaks. Selle tulemusena ei liigu suured projektid. Ja enamus plaani punkte jääb täitmata, sest jätkad nende juurde uute lisamist, omamata juhtimissüsteemi.

Siin vallandub Zeigarniku efekt, mille kohaselt inimesed mäletavad mittetäielikud või katkestatud toimingud paremini kui sooritatud. See tähendab, et ülesandeloendis olevad lõpetamata ülesannete mõtted keerlevad teie peas seni, kuni olete need lõpetanud. Sind hakkab kummitama obsessiivne tunne, mis raskendab keskendumist töö tegemisele. See võib lõpuks põhjustada stressi ja unetust.

Kuidas tõhusalt planeerida

Kirjeldage oma ideaalset päeva

Jason Womack, juhtivtreener, esineja ja produktiivsuse autor, soovitab oma lähenemisviisi eesmärgi saavutamiseks protsessi korraldamisel. Ta soovitab kirjutada stsenaarium ideaalse päeva jaoks, millele keskenduda. Arusaam, et ideaal on sinu jaoks, motiveerib sind tööle.

Skripti koostamiseks vasta järgmistele küsimustele.

• Kuidas soovite oma päeva veeta?
• Millised ülesanded tuleb täna täpselt täita?
• Millal olete kõige produktiivsem?

Vastuste põhjal saate jagada tööaja segmentideks, millest igaüks sisaldab teatud ülesandeid teie ülesannete nimekirjast.

See meetod aitab teil oma ülesannete nimekirjaga tõhusamalt töötada ning kiireloomuliste ja oluliste ülesannetega õigel ajal toime tulla.

Planeerige kõik kalendrisse

Et oma ülesannete nimekirjad enda jaoks võimalikult tõhusaks muuta, ära tee lihtsaid plaane ilma tähtaegadeta, vaid õpi kalendrit arukalt kasutama.

Kirjeldage üksikasjalikult eelseisvat päeva või tervet nädalat. Märkige kõik oma asjad kalendrisse ja elage koostatud ajakava järgi. See aitab teil otsustada, millise projektiga kõigepealt tegeleda ja kas saate lisada rohkem ülesandeid.

Tavalise tähtsuse järjekorda seadmise asemel vormindage plaani elemendid kuupäeva ja täpse kellaajaga – eriti kõige olulisemate ülesannete puhul. See annab kiireloomulisuse tunde ja saate need teatud hetkeks lõpule viia.

Hinda iga ülesannet

Kui te ei analüüsi, kuidas te iga päev kulutate, on tõenäoline, et raiskate suurema osa sellest.

Tootlikkuse üks olulisi reegleid on see, et ülesandel ei tohi kuluda kauem kui vaja.

Tõhusaks ajajuhtimiseks ei piisa ainult teadmisest, mida tuleb teha. Peate arvestama, kui kaua see aega võtab. Parem on öelda: "Täna on mul selleks aega vaid 40 minutit", selle asemel, et planeerida asju lihtsas tähtsuse järjekorras ilma konkreetsete tähtaegadeta.

Lisage oma ülesannete loendisse hinnang selle kohta, kui kaua iga üksuse valmimine aega võtab. Proovige ajastada iga minut kella 8.00–17.00. Tehke eelnevalt kindlaks, millal on pausid. Ajastage märguannete, e-kirjade ja sotsiaalmeedia kontrollimine.

Võib tunduda, et see tegevus on ainult ajaraiskamine. Kuid tegelikult seab see lati, millele proovite vastata. Selle tulemusena näete, et teie keskendumisvõime on paranenud.

Ülesannetele kulutatud aja jälgimine võib olla teie jaoks tõeline avastus. See määrab teie töö stiili ja võib seda parandada. Samuti aitab see teil mõista, millisel kellaajal olete rohkem või vähem efektiivne.

Mõõtmine on esimene samm, mis on vajalik jõudluse jälgimiseks ja lõpuks selle parandamiseks. Kui te ei saa midagi mõõta, ei saa te sellest aru. Kui te ei saa millestki aru, ei saa te seda kontrollida. Ja kui te ei saa seda kontrollida, ei saa te seda kindlasti parandada.

James Harrington ettevõtja, protsessijuhtimise spetsialist

Analüüsige oma aega ja seejärel saate seda õigesti jaotada.

Ajaskaala

Avage oma päevaplaneerija või ajastamise rakendus ja lisage oma ülesannete loendisse tähtajad. Määrake igale prioriteeditase.

Ja selleks, et mõista, millele tasub rohkem aega kulutada, vastake endale mõnele küsimusele:

• Millised ülesanded võtavad vähem kui 20 minutit?
• Millised ülesanded võtavad rohkem kui tunni?
• Mida on kõige parem teha hommikul, kui sul on kõige rohkem energiat?

Nüüd kirjutage "Viima kujundusprojekt" asemele "Valmista kujundusprojekt kahe tunniga". Isegi kui teil pole aega seda lõpetada, saate vähemalt maast lahti ilma terve päeva sellele kulutamata.

Kui sul ei ole eesmärki konkreetsel kuupäeval ülesannet täita, siis planeeri sellele iga päev teatud ajakulu kulutada. Ja siis edasi muude sama oluliste asjade juurde. Nii saate järk-järgult vabaneda suurtest ülesannetest.

Jagage suured ülesanded väiksemateks

Mõned toimingud võivad kesta tunde või isegi päevi. Kui teil on ees suur projekt, võtke paar minutit selle üle järelemõtlemiseks. Millistest osadest see koosneb? Kui palju pingutust see nõuab ja kaua see aega võtab? Kirjuta see üles.

Järgmiseks jagage projekt mitmeks ülesandeks selge tähtajaga ja lahendage need ükshaaval, kuni see on lõpetatud. Mida rohkem väikseid tegusid teete, seda teostatavamad need tunduvad.

Kui kättesaamatu tööhulk muutub millekski väikeseks, keskendub aju sellele, mida on vaja praegu teha – konkreetsele ülesandele ja väikesele eesmärgile. Seetõttu on parem korraldada 40–60-minutilisi sprinte koos lühikeste pausidega.

Töötage ühe ülesandega korraga

Pöörake sellele kogu oma tähelepanu ja siis saate olla võimalikult tõhus.

Forbesi teadlane Mark Murphy selgitab: "Kui inimesed suudavad töökatkestusi vältida, jääb 67% tõenäosusega neile mulje, et "täna oli väga produktiivne päev".

Tõesti on mõttekas töötada tund aega ühe ülesande kallal ilma segamiseta. Kuid see võib olla keeruline, eriti kui saate pidevalt teateid või peate vastama kolleegide küsimustele.

Näiteks Pomodoro tehnika aitab keskenduda tööle. See hõlmab 25-minutilisi töösprinte koos lühikeste 5-minutilise pausiga. Pärast mitut sellist lähenemist saate täielikult lõõgastuda.

See meetod ei ole universaalne: keskendumise kestus ja tööstiil on igaühe jaoks erinevad. Seega proovi erinevaid ajaplaneerimise tehnikaid ja jää selle juurde, mis sulle isiklikult sobib.

Näiteks kui oled hommikuti produktiivsem, siis lükka rohkem aega võtvad ülesanded edasi. See aitab teil muutuda organiseeritumaks ja saavutada rohkem.