Miks ülesannete loendid ei tööta ja mida sellega ette võtta

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 03:53

Siin on mõned näpunäited, kuidas muuta oma "keha" lihtsast märkmikust võimsaks tööriistaks otsuste langetamiseks, planeerimiseks ja määratud ülesannete edenemise analüüsimiseks.

Ülesannete loendite haldamine ei saa olla lihtsam. Kirjutasin oma asjad veergu ja siis sa lihtsalt võtad selle ja kriipsutad seda tehes läbi. Mida veel mõelda?

Kui aga vaadata seda kontseptsiooni juurutavate erinevate töölaua-, mobiili- ja veebirakenduste hulka, saab selgeks, et kõik pole sugugi nii lihtne. Vaatamata mitmesugustele tööriistadele ja funktsioonidele ei tööta ülesannete loendid ikkagi! Võib-olla sa lihtsalt ei tea, kuidas neid kasutada?

Kõik inimesed hakkavad tegumihaldureid kasutama hetkel, kui nad tunnevad, et nende igapäevane rutiin on muutumas kaoseks. Nad hakkavad unustama olulisi asju, ajavad segamini ülesannete ja ülesannete järjekorda, veavad kolleege alt ja jäävad kohtingule hiljaks. Sellisel hetkel valib inimene oma maitse järgi "tudushka" ja püüab oma ellu tuua organiseeritust. Ja reeglina see tal alguses ka õnnestub. Kuid möödub mõni aeg ja ülesannete loendid lakkavad töötamast ning algne segadus taastub.

Miks see juhtub?

Asi on selles, et tegumihaldurid on vaid tööriist. Mis tuleb õigesti seadistada, et see hästi töötaks. Ja siin on mõned näpunäited, kuidas seda teha.

1. Jaga

Mitte mingil juhul ei tohi te kõiki oma suuri ja väikseid asju ühte suurde ja pikka nimekirja visata. Pole midagi masendavamat kui oma kümnete kirjetega ülesannete loendi mõtisklemine. Sel juhul kipub tõenäosus kunagi nimekirja sabasse jõuda nulli. Erinevad tootlikkuse uuringud näitavad üldiselt, et teie ülesannete arv ühel lehel ei tohiks ületada 7-8 tükki. Seetõttu eraldage ülesannete loendid kategooria, projekti, teema, kiireloomulisuse ja muude kriteeriumide järgi.

2. Lisa tähtajad

Parkinsoni seaduse järgi võtab töö alati nii palju aega, kui palju aega kulub. Seetõttu on ülesannete loendi pidamine mõttekas ainult siis, kui kirjutate iga üksuse juurde ligikaudse täitmise aja. Jah, tegelikkuses võib esineda kõrvalekaldeid; jah, mõnel päeval läheb asi viltu, aga enamasti see lähenemine toimib. Olles pannud konkreetse ülesande täitmiseks ligikaudse aja, püüate alateadlikult sellele vastata ja see muudab mängureegleid radikaalselt. Proovige ja olete üllatunud, kui võimsaks võib teie ülesannete nimekiri muutuda.

3. Prioriteet

See punkt on lihtne ja arusaadav. Ajame ennekõike olulised asjad, väikesed ja mittekiireloomulised – kui aega on. Kõik, mis jääb üle, on seada oma loend prioriteediks ja teha seda õigesti. Lõppude lõpuks on väga kiireloomulisi asju, mis on teie jaoks täiesti ebaolulised. Ja see juhtub vastupidi. Seetõttu pakume teile järgmist tähtsuse järjekorda:

• olulised ja kiireloomulised küsimused;
• oluline, kuid mitte kiireloomuline;
• kiireloomuline, kuid mitte väga oluline;
• mitte kiireloomuline ja ebaoluline.

4. Hinda

Ja viimane reegel selles nimekirjas, kuid mitte vähemtähtis, on vajadus analüüsida ja hinnata oma nimekirja täitmist. Ärge püüdke lõpetatud ülesannet igaveseks varjata ja unustada. Proovige varuda iga nädala lõpus paar tundi ja kuu lõpus võib-olla isegi terve päev, et teha kokkuvõtteid. Korjake arhiivist üles läbikriipsutatud elemendid ja hinnake, mis andis teile nende teostuse.

• Kui hästi ja kiiresti oma tööga hakkama saite?
• Kas seda oleks saanud paremaks teha või poleks pidanud üldse seda väärt olema?
• Kui kaugele olete oma eesmärgi poole liikunud?
• Mida on vaja teha, et astuda sammu edasi?

Pärast nendele ja sarnastele küsimustele vastamist omandab teie loend teie jaoks täiesti erineva tähenduse. See muutub lihtsast märkmikust "et mitte midagi unustada" võimsaks tööriistaks otsuste tegemiseks, planeerimiseks ja saavutuste analüüsimiseks.