20 tõhusat ajajuhtimise tehnikat

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 03:53

Korralda oma elu nii, et sa ei raiskaks minutitki.

1. Reegel 1-3-5

Sinu töötunnid päevasel ajal on piiratud ja 1-3-5 reegel võimaldab sul seda kõige targemalt kulutada. Selle olemus on järgmine: päevas saate teha ainult ühe suure ülesande, kolm keskmist ja viis väikest. Juhtumeid on kokku üheksa, ei rohkem ega vähem. Reegel aitab killustikku järk-järgult koristada, olles õigel ajal ja mitte üle töötades.

2. Kolme reegel

Neile, kes on numbritega häälest väljas või ei saa teha üheksat asja päevas, mõtles raamatu Minu produktiivne aasta autor Chris Bailey välja kolme reegli. See ütleb, et kolme kõige olulisema asja iga päev tegemisest piisab, et olla produktiivne.

Selle asemel, et hajutada oma energiat ja tähelepanu paarikümnele kontrollnimekirja elemendile, valige lihtsalt kolm päeva kõige olulisemat ülesannet ja keskenduge neile. Valige järgmisel päeval veel kolm ja nii edasi. See hoiab teid keskendunud. Sama reeglit saab rakendada ka nädala, kuu või aasta eesmärkide seadmisel.

3. Meetod 10 minutit

Kas teil on ülesanne, mida te ei soovi alustada? Ütle endale: "Ma teen seda ainult 10 minutit ja siis lähen puhkama." Tõenäoliselt tõmbate teid selle aja jooksul tööle ja te ei saa enam peatuda.

4. Pomodoro

Selle süsteemi mõtles välja Francesco Cirillo, et endal oleks lihtsam eksamiteks valmistuda. See aitab keskenduda inimestele, kes on kergesti hajuvad. See on ka hea viis kontrollida, kui palju aega konkreetsele tööle kulutate.

Pomodoro töötab nii: võtate taimeri ja määrate selle 25 minutiks. Pärast seda keskenduge oma tööle. Kui 25 minutit on täis, puhkate 5 minutit ja teete seda siis uuesti. Pärast nelja tsüklit on teil pooletunnine suur paus.

5. Meetod 90/30

90/30 meetodit kasutavad kirjanik ja blogija Tony Schwartz, Bufferi kaasasutaja Leo Widrich, kirjanduskriitik Benjamin Che Kai Wai ja ettevõtja Thomas Oppong.

Selle olemus on järgmine: töötate kõvasti 90 minutit, seejärel puhkate pool tundi ja korrake tsüklit. Sel juhul pühendate esimesed 90 minutit päeva kõige olulisemale ülesandele ja järgmised lõigud vähem olulistele asjadele.

Yale'i spetsialisti Peretz Lafee The Enchanted World of Sleep uuringu kohaselt on 90 minutit inimese jaoks optimaalne aeg ühele ülesandele tõhusalt keskenduda. Ja täielikuks puhkamiseks piisab poolest tunnist, mida kinnitavad neurofüsioloogi Nathan Kleitmani une ja ärkveloleku uurimused.

6. Meetod 52/17

See on eelmise meetodi privaatne versioon. See pole erinev, välja arvatud numbrites: töötate 52 minutit ja seejärel puhkate 17 minutit. Vastavalt eksperimentile The Rule of 52 and 17: It’s Random, But it Ups Your Productivity, mille viis läbi töövahendus The Muse, kasutades rakendust DeskTime, aitavad need ajavahemikud teil produktiivsusena püsida ja ületöötamist vältida. Seetõttu kasuta 52/17 meetodit, kui tunned, et sul pole jõudu 90 minutit järjest töötada.

7. Konnade söömine

Meetodi leiutas Eat That Frog: Brian Tracy Explains The Truth About Frogs motivatsioonikõneleja ja eneseabi autor Brian Tracy. Ta nimetab "konnadeks" ebameeldivaid ja raskeid ülesandeid, mida peate oma vastumeelsusest hoolimata täitma. Tehke päeva algusest peale ühte asja – sööge konn. Ja siis on sul lihtsam: viskad selle kivi hingelt ja kindlustad endale terveks päevaks hea tuju.

8. Ajaplokid

Üks ebameeldiv asi ülesandeloendite juures on see, et need ei anna aimu, kui kaua mõni ülesanne aega võtab. "Osta leiba" ja "Lõpeta aruanne" hõivavad loendis ühe rea, kuid need ülesanded on keerukuse ja tähtsuse poolest võrreldamatud.

Kalender on palju parem kui ülesannete nimekiri: see võimaldab teil aega visuaalselt kontrollida. Näete suurt plokki ja mõistate, et ülesanne pole lihtne. Seetõttu proovige "ajaplokkide" tehnikat: pange need kalendrisse ja eraldage igaühe jaoks aega vastavalt ülesande keerukusele. Ja seda või teist ülesannet tehes ärge laske end teistest häirida.

9. GTD

GTD (Getting Things Done) on tootlikkuse süsteem, mille leiutas äritreener David Allen. Selle peamised põhimõtted on järgmised:

1. Kirjutage kõik oma teod ja ideed ühte kohta, nn Inboxi.
2. Sorteerige oma postkasti sisu perioodiliselt, prioriseerides ja ajastades ülesandeid. Paigutage märkmed kaustadesse vastavalt nende sisule – "Töö", "Kodu", "Ostlemine" ja nii edasi.
3. Tehke revisjone - visake ära mittevajalikud märkmed, kriipsutage läbi lõpetatud juhtumid, teisaldage arhiivi jaoks aktuaalsuse kaotanud materjalid.
4. Kui kõik on planeeritud, jätkake täitmist. Paari minutiga tehtavad ülesanded lahendage kohe. Teisi saab delegeerida või kalendrisse paigutada.

Kõiki GTD keerukusi leiate meie juhendist.

10. ZTD

Tootlikkuse ajaveebi Zenhabits autor Leo Babauta usub, et David Alleni GTD-süsteem on väga keeruline ja nõuab liiga palju pingutusi. Ta pakub oma Zen to Done süsteemi. Selle järgimiseks peate välja töötama 10 lihtsat harjumust.

1. Koguge kogu teave postkasti.
2. Töötle kõiki kirjeid, jätmata neid tagumisse põletisse.
3. Planeerige igaks päevaks oma peamised eesmärgid ja nädala suurimad eesmärgid.
4. Keskenduge korraga ainult ühele asjale, tähelepanu hajutamata.
5. Looge lihtsaid lühikesi ülesannete loendeid.
6. Korraldage oma märkmed nende sisu alusel kategooriatesse, nagu algses GTD-s.
7. Vaadake oma märkmeid regulaarselt üle ja vabanege ebavajalikest asjadest.
8. Lihtsustama. Vähendage oma ülesannete ja eesmärkide loetelu, kirjutage lühidalt ja selgelt.
9. Tööle häälestamiseks järgige kogu aeg kindlat päevarutiini.
10. Tee seda, mida sa tegelikult teha tahad.

11. Kanban

Jaapani produktiivsuse meetod, mis aitab teil jälgida, mida te teete, mida olete juba teinud ja mida on vaja teha tulevikus. Kanban visualiseerib töövoogu visuaalselt.

Võtate kleebise tahvli (või registreerute ülesandehalduri, näiteks Trello jaoks) ja joonistate sellele kolm veergu: To do, Doing, Done. Seejärel kirjutage oma asjad kleepuvatele märkmetele ja asetage need vastavasse veergu olenevalt sellest, mida teete ja mida olete juba teinud.

12. Kahe minuti reegel

See reegel on GTD lahutamatu osa, kuid seda saab kasutada ka siis, kui te pole Alleni tehnika fänn. Kui ülesanne võtab vähem kui kaks minutit, tehke seda kohe. Nii et laadite oma aju maha, sest te ei pea seda juhtumit enam mäletama.

13. Null postkasti

Zero Inboxi leiutas kirjanik ja esitusekspert Merlin Mann ning see töötab GTD-ga hästi. Mann rakendas seda meilidele, kuid samamoodi saate käsitleda juhtumeid, dokumente, märkmeid ja muud teavet. Nagu nimigi ütleb, on selle tehnika eesmärk hoida postkasti tühi.

Algses GTD-süsteemis kogus postkasti hunnik kirjeid. Peate nende sorteerimiseks aega võtma ja pakitud postkastis on lihtne midagi olulist kahe silma vahele jätta. Mann soovitab sisu kohe pärast kohalejõudmist lahti võtta. Avate sisendkausta ja otsustate, mida iga üksusega teha: kustutada, delegeerida, vastata, edasi lükata või lõpule viia. Ärge sulgege seda enne, kui olete kõigi elementidega ühe määratud toimingutest sooritanud.

Lisaks aitavad teil aega säästa automaatsed filtrid postis, nutikad kaustad ja programmid dokumentide sorteerimiseks.

14. Värske või praetud

Värske või praetud tähendab "värske või praetud". Selle filosoofia lõi ajaveebi Stephanie Lee poolt „Värske või praetud” prioriteedisüsteemiga Dominate Your Day. Tema sõnul on hommikul ärgates aju “värske”, päeva edenedes aga “friidab”. See tähendab, et peate määrama oma tootlikkuse kõrgpunkti aja ja olema aega selle perioodi jooksul teha kõik kõige olulisemad asjad päevas. See toimib nii.

1. Päeva lõpus, kui olete juba väsinud, võtke 15 minutit, et koostada homseks ülesannete nimekiri.
2. Liigutage olulisemad ülesanded päeva algusesse, jaotisesse Värske. Sinna saadetakse asju, mis sulle ei meeldi – just need "konnad". Neid tuleb teha seni, kuni sul veel jõudu on.
3. Vähem kiireloomulised, vähem keerulised ja meeldivamad asjad lähevad Praetud sektsiooni - see tähendab pärastlõunal, sõltuvalt teie ajakavast. Nad koormavad teie aju vähem.
4. Järgige oma nimekirja järgmisel hommikul. Seejärel koostage õhtul uus.

Stephanie soovitab FoF-i inimestele, kes saavad igal õhtul teada, et nad on täiesti kurnatud, kuid neil pole aega, kuigi nad töötasid terve päeva.

15. Jäämäe meetod

Ramita Sethi, raamatu I Will Teach You to Be Rich autor, kasutab seda meetodit teabe salvestamiseks hilisemaks tarvis. See toimib järgmiselt: salvestate kõik meilid, märkmed, artiklid, loendid ühte kohta – näiteks märkmete tegemise teenusesse, nagu Evernote või Notion, või dokumentidena. Seejärel levitage neid materjale siltide, kaustade ja kategooriate abil – nagu teile meeldib.

Vaadake seda teavet iga 4–6 nädala järel ja kaaluge, kas seda saab praktikas rakendada. Kui midagi on kasutu, visake see minema või arhiivige. See võimaldab teil luua oma teadmistebaasi.

16. Autofookus

Autofookuse leiutas jõudlusekspert Mark Forster automaatse teravustamise ajahaldussüsteemiga. See planeerimissüsteem sobib loomingulistele inimestele, kellel on raske GTD-d järgida.

Kirjutage kõik oma tegevused ilma igasuguse järjekorrata vihikusse. Seejärel tutvuge loendiga, valige need, mis tuleb esimesel võimalusel ära teha, ja sorteerige need. Kui kiireloomulised ülesanded on lahendatud, jätkake nendega, mis teile praegu kõige rohkem meeldivad. Kui te pole midagi lõpetanud, teisaldage see loendi lõppu, siis tulete selle juurde hiljem tagasi. Ja korrake neid samme päevast päeva.

17. Eisenhoweri maatriks

Selle skeemi lõi Ameerika president Dwight D. Eisenhower. Maatriksis on ülesannete jaoks neli jaotist: mittekiireloomulised ja mitteolulised, kiireloomulised, kuid mitte olulised, olulised ja mittekiireloomulised ning kiireloomulised ja olulised. Jaga oma ülesanded osadeks ja saad teada, millele kulutad kõige rohkem aega ja millistele ülesannetele tuleks rohkem tähelepanu pöörata.

18. 4D-meetod

4D leiutas motiveeriv kirjanik ja konsultant Edward Ray. Meetod on mõeldud inimeste abistamiseks, kes on oma ülesannete nimekirja nähes kohkunud ega tea, kuidas kogunenud asjadele läheneda.

Ray vaidleb vastu, et D-tähe jaoks tuleb pähe õppida vaid neli sõna ja siis ei lähe sa töömägede ees südant. Siin nad on:

• Tee – kui teile on määratud ülesanne, on kõige parem teha see kohe ja see loendist maha kriipsutada.
• Delegeeri - kui te ei saa või pole aega millegi täitmiseks, kuid teil on suhteliselt vaba assistent, andke ülesanne talle üle.
• Kustuta – mõned asjad pole nii olulised. Loobuge neist, eemaldades need jäädavalt ülesannete loendist. Kui nad üritavad teile tarbetuid kohustusi panna, õppige viisakalt "ei" ütlema.
• Viivitus – kui ülesanne on liiga suur või ei vaja kohest täitmist, saab selle edasi lükata. Kuid kindlasti peate talle määrama selged tähtajad, muidu jääb ta surnud kaaluks.

Valige ülesanne, tehke sellega üks 4D-toiming ja liikuge seejärel järgmise juurde.

19. Ajastus

Tavaliselt jälgivad inimesed, kes püüavad olla produktiivsed, olulistele asjadele kulutatud aega silma peal ja unustavad täielikult arvesse võtta perioode, mil nad lollusi teevad. Selle probleemi lahendab "ajastamise" tehnika, mille leiutas ajajuhtimise valdkonna ekspert Gleb Arkhangelsky. See võimaldab teil mõista, kuhu teie aeg kulub, õpetab teid olema oma tegemiste suhtes tähelepanelikum ja vähem segama.

Võtke märkmik ja kirjutage 5-10 minuti täpsusega kõik oma tegevused ja see, kui palju te neid tegite. Salvestage tööhetki, läbirääkimisi, koosolekuid ja isegi YouTube'is ja mängudes veedetud aega. Võtke selleks paar nädalat. Seejärel sirvige märkmikku, tundke oma "kronofaagid" nägemise järgi ära ja tehke järeldused. Võib-olla peate vaatama vähem naljakaid videoid või kulutama vähem aega kohvi joomisele või teie vaenlane on telefonikõned.

20. Tim Ferrissi meetod

Timothy Ferriss on tootlikkuse guru, kes mõtles välja oma kahe reegli meetodi töö korraldamiseks. Esimene on 80/20 reegel ehk Pareto põhimõte, mis ütleb, et 80% meie tööst saab tehtud 20% ajast. Ülejäänud 20% kulub 80% ajast. Teine on Parkinsoni seadus: töö täidab kogu sellele määratud aja.

Ferrissi sõnul on selle tagajärjeks see, et kõige tegemiseks ei pea rohkem pingutama – peate paremini keskenduma. Laske teil töötada täie pühendumusega vaid 20% tööajast, kuid saate kõik tõeliselt olulised asjad uuesti teha. Ja ülejäänud 80% saab pühendada lihtsale rutiinile, et saaksite keskenduda prioriteetsetele ülesannetele ja vältida ületöötamist.