Mis on ajakava koostamisviga ja kuidas tähtaegu õigesti hinnata

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 03:53

Kuus viisi, kuidas seda tööl ja igapäevaelus teha.

Mis on planeerimisviga

Viimase kolme aasta jooksul olen oma kodus maalinud viis tuba. Alustasin magamistoaga ja plaanisin sellega nädala pärast hakkama saada. Viimane lihv tehti aga alles kuu aega hiljem.

Kas arvate, et pärast teise toa alustamist on mul selle värvimiseks ette nähtud kuu aega? Kuid mitte. Olin kindel: kuna olin käed juba täis saanud, siis nädalavahetuseks lõpetan kindlasti, maksimaalselt järgmiseks. Aga mul läks jälle kuu aega. Nagu iga teise toa puhul. Peale köögi läks veel kauem aega.

Iga kord, kui valmistusin järjekordset tuba värvima, eeldasin, et nädala või paari pärast on kõik valmis. Kogemus ütles, et ma ei tee seda kunagi vähem kui kuuga. Raske oli aga loobuda kindlustundest, et seekord läheb kindlasti kiiremini.

Sellel liigsel enesekindlusel, mis paneb meid probleemide lahendamiseks kuluvat aega alahindama, on nimi: planeerimisviga. Seda kontseptsiooni võtsid 70ndate lõpus kasutusele psühholoogid Daniel Kahneman ja Amos Tversky.

Teadlased selgitasid, et planeerimisel ignoreerivad inimesed sageli oma varasemaid kogemusi. Minu puhul oli asi selles, et iga kord kulus toa värvimiseks kuu aega. Tavaliselt keskendume ainult eesseisvale ülesandele: see ruum on väike, mis tähendab, et selle värvimine ei võta kaua aega.

Daniel Kahneman räägib sellest üksikasjalikult raamatus Think Slow … Otsusta kiiresti. Ta väidab, et planeerimisvead on tavaliselt seotud kahe asjaga:

1. Me ei arvesta, kui kaua kulus meil varem sarnaste ülesannete täitmine.
2. Eeldame, et meil ei teki viivitusi põhjustavaid tüsistusi.

Milleni aja vale hindamine viib?

Projektijuhtimise instituudi andmetel valmib graafikujärgselt veidi üle poole kõigist projektidest.

Kuid üks asi on alahinnata ruumi värvimiseks kuluvat aega (see tekitab teile lihtsalt natuke ebamugavusi). Hoopis teine asi on teha sama viga tööülesannete ja projektide hindamisel. Siin võivad tagajärjed olla palju tõsisemad.

Parimal juhul põhjustab see teie või teie meeskonna ületunde. Halvimal juhul - eelarvepuudus, väike kasum, rahulolematus ülemuste ja klientidega.

Kuidas ülesandeid õigesti hinnata

Peate lõpetama planeerimise, usaldades ühte intuitsiooni. Parem on kasutada spetsiaalseid tehnikaid.

1. Toetuda varasemale kogemusele

Psühholoogid Kahneman ja Tversky soovitavad: enne tööle asumist ei pea mitte ainult hindama, mida on vaja teha, vaid ka hinnata, kui palju aega sellistele ülesannetele tavaliselt kulub.

Näiteks peate mobiilirakenduse jaoks looma uue funktsiooni – saate teada, kui palju aega teie meeskond sarnasele ülesandele kulutas. Kui soovite kirjutada 4000-sõnalise ajaveebipostituse, leidke andmed selle kohta, mitu tundi või päeva teil eelmisel korral kulus.

Kui töötate üksi, on lihtsaim viis selle teabe kogumiseks kasutada aja jälgimise rakendust. Rakenda seda erinevat tüüpi ülesannetega ja hiljem kasuta valmisaruandeid.

Meeskonnategevuseks tuleb kasuks projektijuhtimise tarkvara. Enamik neist kasutab andmete kogumiseks mitut meetodit, võttes näiteks arvesse tegelikku tööaega ja koostades Gantti diagrammi.

2. Paluge kellelgi teisel oma ülesannet hinnata

1994. aastal avaldas American Psychological Associationi ajakiri "Personality and Social Psychology" viie Roger Buhleri, Dale Griffini ja Michael Rossi läbiviidud uuringu tulemused.

Nad kinnitasid, et inimesed teevad sageli Kahnemani ja Tversky kirjeldatud planeerimisvea. Kuid ilmsiks tuli midagi muud: hindame sageli oma ülesannete kulusid valesti, kuid suudame üsna hästi ennustada, kui kaua see kellelgi teisel aega võtab.

Uurijad palusid uuringus osalejatel arvata, kui kaua kulub teisel inimesel teatud ülesande täitmiseks. Vastamisel viitasid nad sagedamini olemasolevale kogemusele. Ja isegi siis, kui teda seal polnud, olid nende hinnangud palju ratsionaalsemad kui nende järeldused, kes pidid ülesande täitma.

Seda seetõttu, et oleme tavaliselt oma võimete suhtes väga optimistlikud. Ja palju objektiivsem, kui tegemist on kellegi teisega. Nii et selle asemel, et proovida ülesandeid ise hinnata, paluge sõbral või kolleegil see teie eest ära teha.

3. Loo ajavahemik ja arvesta viivituste võimalusega

On tuntud tuntud asju, mida me teame, et me teame neid. On ka teada tundmatuid – asju, mida me teame, et me ei tea. Kuid ikkagi on tundmatuid tundmatuid – need on asjad, millest me ei tea, mida me ei tea.

Donald Rumsfeld Ameerika poliitik

Sellele tsitaadile viidatakse sageli projektijuhtimises. Et võtta arvesse tundmatuid tundmatuid, millest Rumsfeld räägib, kasutavad juhid seda, mida nad nimetavad ebakindluse koonuseks. See on loodud kuvama ajavahemikku, mida ülesanne võib nõuda.

Kui hakkate esimest korda projekti kallal töötama, teate sellest veel vähe. Seetõttu võib selle täitmiseks kuluv tegelik aeg prognoositust oluliselt erineda. Arvate, et töö võtab kaks päeva, kuid tegelikkuses võib see kesta kaheksa. Või ainult paar tundi.

Kuid protsessi edenedes see vahemik kahaneb. Kui palju aega vajate, saate aga täpselt öelda alles lõpus – kui projekt on valmis.

Siiski võimaldab määramatuse koonus anda täpsema hinnangu. Kui te ei tea eelseisvast projektist palju, jagage hinnanguline käitusaeg neljaga, et leida vahemiku alumine ots, ja korrutage samaga, et määrata ülempiir. Tulemuseks on näiteks 1 kuni 16 päeva.

Kui nii suur valik sulle ei sobi, kasuta raamatupidamiseks vaid ülemist piiri – siis eeldatavasti kulub tööks 16 päeva. See ei ole kõige täpsem arv, kuid tõenäoliselt on see tegelikkusele lähemal kui teie algne ennustus.

4. Hinda ülesannet kolme punktiga

See meetod aitab teil olla objektiivsem. Iga ülesande kohta peate andma hinnangu:

• parim stsenaarium;
• Halvimal juhul;
• kõige tõenäolisem stsenaarium.

Esimene number vastab suure tõenäosusega teie algsele ennustusele. Kõige tõenäolisema stsenaariumi hindamine võib põhineda teie käsutuses olevatel empiirilistel andmetel. Ja halvimat hinnates tuleb arvestada, kui kaua läheb aega, kui asjad viltu lähevad.

Kolme numbriga arvutage keskmine. Näiteks kui parim stsenaarium on kolm päeva, tõenäoline viis päeva ja halvim üheksa, lisage lihtsalt: 3 + 5 + 9 = 17. Seejärel jagage see arv kolmega. Selgub, et keskmiselt 5, 67 päeva - see on teie prognoos vajaliku aja kohta.

5. Arvutage veamäär

Steve Pavlina, raamatu Isikliku arengu kursuse nutikatele inimestele autor, soovitab välja arvutada koefitsiendi, mis näitab, kui palju te oma planeerimisel eksite. Tulevikus saab seda numbrit kasutada kõigi oma ülesannete jaoks.

Andke hinnanguline aeg mitme ülesande jaoks, mida peate lähitulevikus täitma. Pane oma oletused kirja. Pärast töö lõpetamist pange tähele, kui palju kulutasite lõpuks.

Lisage kõik kavandatud ajad kokku. Tehke sama tegelikuga. Nüüd jagage kogu tegelik aeg esialgse hinnanguga – saate soovitud suhte.

Näiteks arvate, et mitme ülesande täitmiseks kulub 12 tundi. Lõpuks kulutasime 15. Veaprotsent: 15/12 = 1,25 See tähendab, et ülesanded võtsid sul 25% kauem aega, kui plaanisid.

Nüüd korrutage oma esialgsed hinnangud alati saadud veateguriga – ja need on täpsemad.

6. Viige hindamine läbi päeva kõige ebaproduktiivsematel aegadel

Ameerika analüütik ja ärikirjanduse autor Daniel Pink oma raamatus Timehacking. Kuidas teadus aitab meil kõike õigel ajal teha, sukeldus meie kronotüüpide - sisemiste kellade - uurimisse.

Ta uuris, kuidas need mõjutavad meie enesetunnet kogu päeva jooksul. Ja sain teada, et kronotüübid mitte ainult ei kontrolli meie füüsilist ja vaimset aktiivsust, vaid määravad ka kindlaks, mis kellaajal oleme kõige loovamad ning millal kaldume positiivsetele ja negatiivsetele mõtetele.

Pink viitab Scott Golderi ja Michael Macy uuringutele, kes analüüsisid Twitteris inimeste meeleolu. Nad leidsid, et madala tootlikkuse perioodidel ei ole kasutajate postitused tavaliselt kuigi positiivsed.

Enamiku inimeste jaoks toimub see langus keset päeva, vahetult pärast lõunasööki. Golderi ja Macy sõnul on ebatõenäoline, et teil on selle aja jooksul hea tuju. See aitab vältida liigset enesekindlust ja optimismi ning selle tulemusel tõhusamalt planeerida.

Seega on viimase meetodi sisuks ülesannete hindamine tootlikkuse languse ajal. See on umbes kuus tundi pärast ärkamist. Kuid võite lihtsalt oodata, kuni saabub hajuvuse ja väsimuse tunne.

Kontrolli töö tulemuste põhjal, kas oled nii aega planeerides reaalsusele lähedale jõudnud.

Juba planeerimisvea mõistmine aitab teil ülesandeid õigesti hinnata. Võimalik, et te ei suuda kontrollida oma kalduvust oma võimeid üle hinnata. Kuid kui mõistate, kuidas liigne optimism mõjutab, ja proovite seda mõju vähendada, saate oma aega palju paremini juhtida.