Kuidas koostada igaks päevaks ajakava ja mitte kunagi seda rikkuda

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 03:53

Aeg on kahtlemata kõige väärtuslikum ressurss, mis meil on. Seetõttu on ajaplaneerimise oskused üliolulised. Kuid heast ajakavast ei piisa. Need näpunäited aitavad teil seda koostada nii, et te ei soovi kehtestatud korda rikkuda.

Sinu heaolu, produktiivsus, hea tuju sõltub sellest, kuidas sa oma aega juhid. Kasutage neid näpunäiteid ja koostage ajakava, mille rikkumine oleks peaaegu surmapatt.

1. Peate töötama ilma katkestusteta

Kui tegelete peamiselt intellektuaalse tööga (olete näiteks disainer, insener, kirjanik, teadlane), peate keskenduma käsil olevale ülesandele ja tabama nn voolu. Hästi ja tulemuslikult töötamiseks jätke ajakavasse selged intervallid, mille jooksul teid ei segata, ei segata ega lahku töökohalt. Kasutage neid ajaaknaid ainult töötamiseks.

Optimaalset aega on Facebooki mänedžeri David Gillise soovitatud reegli järgi lihtne välja arvutada.

Teie nädalaplaanis peaks olema vähemalt kuus vahet, vähemalt kolm ja pool tundi, mis on eraldatud rangelt pidevaks tööks.

See on raske, kuid selle nimel on vaja pingutada. Põhimõtteliselt tuleb iga päev lõunani kolm ja pool tundi tööd teha. Ja leidke päev, mil töötate kolm ja pool tundi vahetpidamata ja pärastlõunal.

Vaadake oma ajakava üle. Kas selles on koht selle reegli rakendamiseks? Kui ruumi pole, on probleem. Ja peate selle kiiresti lahendama.

Mis juhtub, kui te seda reeglit ei järgi?

• Sa ei ole produktiivne.
• Peate töö lõpetama pärast tundide lõppu, öösel või veetma sellel nädalavahetused.

Ilmselgelt sa sellises olekus kaua vastu ei pea. Nii et proovige oma ajakava reegli järgi ümber korraldada. Selleks saate teha järgmist.

• planeerige koosolekuid nii, et need ei segaks teid töölt;
• leida päev, mille jooksul ei toimu koosolekuid, koosolekuid ega planeerimiskoosolekuid;
• rääkige oma juhiga: kindlasti on ta valmis teie päeva optimeerima, et saaksite tõhusamalt töötada.

Kui olete koostanud ajakava, mis need ajaplokid rangelt määratleb, kohelge seda nii, nagu oleks see vanaema ehe. Püha lehm. Kollektsiooni veinipudel.

Uue ajakava järgimise hõlbustamiseks selgitage endale, miks seda vajate. Sea endale eesmärk. Näiteks öelge: "Ma tahan ühe projekti nädala pärast lõpetada."

Teil on lihtne ja meeldiv töötada. Leidke mugav koht, lülitage telefoni märguanded välja, jooge kohvi. Haarake voolust kinni ja osalege protsessis.

2. Vaadake oma ajakava iganädalaselt üle

Otsustage oma prioriteedid

Teie ajakavas peaks olema esmaspäevaks planeeritud 30-minutiline aken. Kasutage seda aega oma järgmise nädala kalendri ülevaatamiseks. Otsustage, millised kolm peamist eesmärki peate järgmise seitsme päeva jooksul saavutama. Millised on teie prioriteedid?

Kontrollige kindlasti kõiki selle nädala kohtumisi. Need ei tohiks katkestada tööaja plokke.

• Kui teid kutsutakse osalema üritusel, millest te midagi ei tea, kirjutage korraldajale ja küsige ürituse programm.
• Kui teil on plaanitud kohtumine inimesega, kuid teil pole seekord midagi arutada, tühistage see.
• Kui teil on planeeritud koosolek või esitlus, määrake ka ettevalmistusaeg.
• Kui koosolekut pole planeeritud, kuid teil on mõnele inimesele või meeskonnale mõned olulised küsimused, määrake koosolek, koosolek või vähemalt telefonikõne.

Aktiivne planeerimine pole lihtne. Kuid vastutasuks saate seitsme päeva jooksul meeldiva täieliku kontrolli oma aja üle.

3. Küsige endalt, kas te peate sellel koosolekul olema nii

Koosolekud, koosolekud, esitlused – kõik see sööb palju teie aega. Tavaliselt on sellised üritused ebamugavalt ajastatud ja täiesti ebaefektiivsed. Milleks neid üldse vaja on?

Miks me nende peal ilmume?

• Me ei taha teist inimest häirida. Ta leppis teie jaoks kokku kohtumise, mis tähendab, et tal on vaja midagi arutada. Vastumeelselt nõustute koosolekule tulema, ohverdades oma olulised asjad.
• Tunneme end protsessis kaasatuna. Näiteks kui kogu meeskond tuleb kokku projekti arutama, siis tunned, et peaksid kindlasti kohale tulema. Vastasel juhul arvavad teie töökaaslased, et te pole nii pühendunud kui teised.
• Soov olla kursis. Kui kohtumine tundub oluline (näiteks keegi juhtkonnast on sellel kohal või on plaanis langetada saatuslik otsus), siis loomulikult tahad sa kohal olla.

Tegelikult võiks teie efektiivsus olla suurem, kui jääksite töökohale ega lahku protsessist. Kuidas sa tead, millisel koosolekul pead osalema ja millise võid vahele jätta? Kasutage seda reeglit.

Peate koosolekule tulema, kui:

a) olete kindel, et teie kohalolek mõjutab koosoleku tulemust, b) suurendate selle kohtumise kaudu oma efektiivsust.

Et näha, kas teie kohalolek mõjutab kohtumise tulemust, küsige endalt, kas kavatsete oma tööst rääkida või soovite vaikides istuda. Võib-olla on saalis keegi, kes suudab teie arvamust enesekindlamalt ja paremini väljendada.

Et näha, kas olete pärast seda kohtumist tõhusam, küsige endalt, kas saate sellel koosolekul midagi uut teada. Kui te ei õpi midagi uut, ei kavatse esitada küsimusi, ei räägi oma tööst ja seetõttu ei oota konstruktiivset kriitikat, siis teie efektiivsus tõenäoliselt ei suurene.

Kui te ei esimesel ega teisel juhul ei suuda endale selgitada, miks peate sellele koosolekule tulema, jätke see vahele. Sinu aeg on piiratud ja sa pead kasutama iga minutit targalt.

4. Muutke oma koosolekud tõhusaks

Teatud koosolekud ja kohtumised võivad olla tõhusamad ja produktiivsemad. Kontrollige, kas teie tööüritus vastab nendele kriteeriumidele ja vasta mõnele küsimusele.

• Koosolekul on selge päevakava ja eesmärk. Kui ei, siis paluge korraldajal koosoleku lõpus täpselt teada anda, mida on vaja saavutada.
• Kas need, kes koosolekul ei osale, on koosolekul kohal? Mida suurem on planeerimiskoosolek, seda rohkem see igale meeskonnaliikmele maksab, seda rohkem nõutakse juhilt oskusi ja võimeid.
• Kas saaksite jagada suure koosoleku mitmeks väiksemaks koosolekuks? Seega töötab kogu meeskond koosolekul, avaldab arvamust, arutab tehtud tööd.
• Kas arutelu läheb kõrvale? Jälgige kellaaega: Kui vestluse teema muutub, on lihtne hajuda ja unustada, mitu minutit on koosoleku lõpuni jäänud. Ära lase endal oma kallist aega nii mõtlematult raisata. Tuletage kolleegidele meelde: "Meil on jäänud 10 minutit ja me pole mõnda teemat puudutanud."

5. Jätke aega õppimiseks ja loovuseks

Kõiki olulisi ülesandeid pole vaja kiiresti lõpetada. Kuid kindlasti määrake nendeks tegevusteks aeg kokku.

Olenevalt sellest, millise eesmärgi seate endale, jätke aken õppimiseks, loovuseks või inspiratsiooni otsimiseks. See võib olla üsna väike - vaid paar tundi. Kuid mõne aasta pärast ütlete endale nende õnnelike tundide eest aitäh. Isegi nii väike investeering toob tulevikus kasumit.

Näiteks mulle väga meeldib joonistada ja usun, et seda oskust ei saa kaotada. Seetõttu on minu ajakavas kaks tundi ainult joonistamiseks. Ma maalin pühapäeval, mis on minu ajakava kõige vähem hõivatud päev. Sellest piisab, et lõbutseda ja mitte unustada, kuidas pintslit käes hoida.

6. Pidage meeles: peate tegema kõik, mis olete kavandanud

Olenemata sellest, kas sulle meeldib seda teha või mitte.

Ma tõesti armastan topeltjuustuburgerit, kuid söön seda palju harvemini kui salateid, teravilju ja suppe. Lihtsalt sellepärast, et kogu aeg topeltjuustuburgereid süüa ei ole tervislik ja tugev. Mõnikord on väga raske sundida end õiget toitu sööma. Kuid need nõrkused tuleb ületada, sest see on tervisele kasulik.

Sama kehtib ka teie ajakava kohta. Tee seda, mida armastad. Tee seda, mida sa mitte niivõrd armastad, vaid seda, mis on sulle, sinu karjäärile, tervisele, arengule hea. Teie ajakavas olevad esemed ilmusid põhjusega: oleme kõik mittevajaliku juba ära visanud, on ainult see, mis aitab teil paremaks saada.

Nüüd ei saa ajakava rikkuda.