Miks me tähtaegu eirame ja kuidas seda peatada?

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 03:53

Kui teid kurvastab asjaolu, et teil pole kunagi aega oma tööd õigeaegselt esitada, lugege see artikkel kiiresti läbi. Selgitame, miks tähtaja möödalaskmine ei ole teie süü, ja räägime teile, kuidas tähtaegadest kinni pidada.

Ma armastan tähtaegu! Eriti see vile, millega nad lõhuvad.

Kirjanik Douglas Adams

Me kõik teame, kui oluline on tõhusa töö jaoks planeerimine. Mõnikord oleme temast sõna otseses mõttes kinnisideeks. Kuid kui on aeg alustada ülesannete loendi elluviimist, hakkame neid edasi lükkama, pidades viimase minutini vastu või isegi rikkudes tähtaegu täielikult. Seda juhtub suuremal või vähemal määral igaühega. Ja sellel on õigustus, mis peitub meie mõtlemise iseärasustes.

Miks me tähtaegu maha jätame?

Võib-olla olete kuulnud Sydney ooperimaja ajalugu, mis plaaniti valmida 1963. aastal 7 miljoni dollari eest ja mis lõpuks valmis alles 10 aastat hiljem, 1973. aastal. Lisaks on teatri esialgne kujundus läbi teinud mitmeid muudatusi ning hoone on muutunud väiksemaks ning selle tulemusel kulutati 102 miljonit dollarit!

Disainerid on langenud laialt levinud vea ohvriks: nad hindasid valesti, kui kaua ülesanne võtab. Ikka ja jälle tuli tähtaegu nihutada ja tööplaani muuta, sest ei arvestatud probleemidega, mis projekti kiirust mõjutasid.

Meie mõtlemine on üles ehitatud nii, et planeerime nii palju aega ja raha kui vaja, kui kõik läheb parima stsenaariumi järgi.

Kuid paratamatult on teel takistusi, mille tulemusena töömaht kiiresti kasvab. Seejärel selgitame tähtaegadest möödarääkimisi asjaoluga, et on ilmnenud ettenägematud asjaolud, mitte sellega, et me ei osanud planeerimisetapis arvestada nende esinemise võimalusega.

Miks me ikkagi tähtaegu vajame?

Ranged tähtajad mitte ainult ei lagune pidevalt, vaid toovad projektis osalejatele ka palju stressi, nii et võib-olla on parem neist keelduda? Ei. Sageli on tähtaeg ainus põhjus, miks töö üldse käima läheb.

Varem kasutati sõna tähtaeg, et kirjeldada vanglat ümbritsevat joont, millest kaugemale ei saanud vangid ei päeval ega öösel sekkuda valus, et nad saaksid kohe kuuli.

Nüüd on tähtajad seotud ainult tööga ja nende ebaõnnestumine ei ohusta kogu osakonna tööd. Kuid olemus jääb samaks: teie produktiivsuse või projekti tähtaeg on elu või surm.

Töö täidab selleks määratud aja.

Parkinsoni seadus

Iga ülesanne võtab nii kaua aega, kui olete sellele eraldanud. Seetõttu mõtleme mõnikord, kui kiiresti saame midagi tehtud. Samal põhjusel oleme sageli viimastel minutitel võimaluste piiril, et mitmeks päevaks või isegi nädalaks ette nähtud lõpetada.

Võttes arvesse Parkinsoni seadust, saame aru, et kui me ei sea ülesande täitmise ajaraami, siis teeme seda igavesti!

Kuidas ületada pidevaid tähtaegu

Kuidas tulla toime halva planeerimisega ja pöörata tähtaegade olemasolu enda kasuks? See saab olema väga raske, sest peame võitlema oma mõtlemise süstemaatiliste vigadega. Kuid teadmine, kuidas tähtajad meie käitumist muudavad, aitab meil olla produktiivsem.

Hele algus

Kui jagate töökoormust kuu, nädala, isegi päeva peale ette, skoorige perioodi algust võimalikult tihedalt ja laadige ülejäänud aeg kuni tähtajani maha nii palju kui võimalik.

Keskenduge esmalt projekti kõige raskematele, olulisematele ja aeganõudvamatele ülesannetele. Teete neid ikkagi kauem, kui ootasite. Alandage ennast. Kuid tänu aktiivsele algusele jääb perioodi lõpus aega, mis kulub planeerimata probleemide lahendamisele ja ülesannete täitmisele.

Tähtaja eelõhtul ei pea te pea ees sukelduma uutesse keerukatesse ülesannetesse, puutudes kokku lõkse, millest te veel ei tea.

Täiendav tähtaeg

Määrake endale tähtaeg paar päeva varasemast kui tegelik. Seda soovitab Zapieri turundaja Matthew Guay. Ideaalne, kui te ei tea, kui palju aega teil isiklikust tähtajast tegeliku tähtajani on – üks või kolm päeva. Kuid selline olukord on halvasti esitatud. Muidugi mäletate endiselt, kui palju teil aega on jäänud, nii et see nõuab tahtejõudu, et mitte rikkuda teie tähtaegu.

Mõelge välja endale mingisugune tasu, kui saate tähtajaks töö tehtud. Rahulolu õigeaegselt täidetud ülesannetega on aga hea tasu.

Avalik avaldus

"Tõotan pühalikult, et lõpetan artikli kella viieks õhtul" - öelge seda mitte oma peas, vaid valjusti kogu kontorile. Nüüd on mängu tulnud teie enesehinnang. Mis on teile valusam: kas sundida end aktiivselt tööle või tähtaegadest mööda hiilima ja oma ebaõnnestumist valjuhäälselt tunnistama?

Kirjanik Evelyn Waugh, alustades oma uut romaani "Return to Brideshead", on avalikult kuulutanud: "Ma alustan uut raamatut ja kirjutan selle kolme kuu pärast." Ta ei pidanud tähtajast kinni ja palus korduvalt, taas avalikult, tähtaja edasilükkamist. Sellegipoolest sai ta romaani üsna kiiresti valmis, sest teadis, et lugejad mäletavad tema lubadust ja ootavad selle täitumist.

Pidevad meeldetuletused lähenevast tähtajast

Kui hakkame tegelema suure projektiga, siis tavaliselt on ajaraam üsna pikk. Tähtaeg muutub mingiks abstraktsiooniks – kuskil seal, millalgi. Mida lähemal on, seda selgemalt mõistame täpselt, kui palju aega meil on jäänud, ning saame adekvaatsemalt võrrelda selle ja allesjäänud töö mahtu.

Seadke endale regulaarsed meeldetuletused, mis viivad teid pidevalt reaalsusesse tagasi ja annavad teile teada, et X läheneb:

• tähtaeg saabub kuu pärast;
• nädal;
• kolm päeva;
• päev;
• kell 8.

Jah, see on stressirohke, see on tüütu. Aga võib-olla on see ainus viis end julgustada?

Iga äri võtab alati oodatust kauem aega, isegi Hofstadteri seadusega.

Hofstadteri seadus

See Ph. D. Douglas Hofstadteri koomiline rekursiivne seadus räägib tähtaegade planeerimise võimatusest. Tähtajad on sõna otseses mõttes loodud selleks, et neid nurjata. Loodame siiski, et meie nõuanded aitavad teil vältida asjade ajamist murdepunkti, kus pidev tähtaegadest kinnipidamine kahjustab äärmiselt teie tööalast mainet ja paneb teid pidevasse stressiseisundisse.