"0 sissetulevat" - selge süsteem nullpostkasti säilitamiseks

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 03:53

Seda artiklit lugedes saate e-kirjade kuningaks. Ausalt.

Paljude jaoks on e-post endiselt vaieldamatu töövahend ja igapäevane kannatus. Kellelgi on seitse sissetulevat kirja ja ta sorteerib need nüüd kiiresti ära. Kellelgi on 46 sissetulnud, aga ta rehab ka need päevaga, sest on harjunud. Iga inimese jaoks on kindel lävi sissetulevate e-kirjade arvule päevas, millega ta saab toime tulla järgmisel päeval töötlemist viivitamata ja vastavalt meilikasti ummistusi tekitamata. Seda läve võib nimetada "loomulikuks".

Kui e-kirju on rohkem, kui inimene suudab töödelda, peate muutma oma lähenemist meilihaldusele. See suurendab künnist konkreetsel juhul nõutava väärtuseni. Kas soovite hallata 100 meili päevas? See tähendab, et saate teha 100, lihtsalt kasutage postiga töötamisel õiget metoodikat. Milline? Räägime nüüd.

Ainus näitaja, mis näitab, et inimene saab postiga hakkama, on tööpäeva lõpus sissetulev posti null. Sissetulevate sõnumite pädeva töötlemise põhiprintsiip on aru saada, milline kiri on teie ees. Kõigepealt peate õppima tähti selgelt klassifitseerima ja teadma, mida iga tüübiga teha.

Kõik sissetulevad meilid võib jagada seitsmesse kategooriasse:

1. Sa ei pea vastama, sa ei pea lugema. Selliste kirjade jaoks on kaks võimalust: arhiivida või kustutada. Kui saate mõne muu uudiskirja, mida te kunagi ei loe, tehke endale teene - loobuge tellimusest. Üks toiming vastutasuks kümnetest sellistest meilidest tulevikus vabanemise eest. Tahame õppida, kuidas päeva jooksul kirjade vooluga toime tulla? Väiksema vooluga on lihtsam käsitseda. Ärge kartke millestki olulisest ilma jääda. Tõeliselt vajalik teave jõuab teieni teistmoodi ja hüppab teie ette veel vähemalt korra.
2. Manustatud failidega. Need võivad olla teated vajaduse kohta millegi eest maksta või teave praeguse või tulevase töö kohta. Selliste kirjade jaoks on kasulik luua eraldi kaustad, kuid ilma fanatismita. Liiga palju kaustu? Lihtsustama. Selleks, et hiljem midagi vajalikku leida, pole vaja tuhandet kausta, vaid võimalust kasutada postitaja otsingufunktsioone.
3. Vasta oma suva järgi. Vastus näib olevat valikuline, kuid mõnikord on viisakus abiks. Siin tegutsege eranditult vastavalt olukorrale.
4. Tutvumiseks varuga. Huvitav lugeda, aga mitte vajalik. Proovige võimalikult palju e-kirju sellesse ja eelmisesse kategooriasse kategoriseerida. See on tõhusa postikäsitluse võti.
5. Ma pean täna vastama. Siin on kõik lihtne: võtke ja vastake kas kohe, kui midagi on väga kiireloomuline, või tööpäeva lõpus.
6. Pean vastama, aga mitte täna. Meili ilu seisneb selles, et see pole vestlus ega telefon. Keegi ei oota ega peaks ootama kiiret vastust meili teel, kui seda kirja päises märgitud pole. Kui vastamise tähtajaks on märgitud konkreetne päev või teate ja saate ise aru, kui kaua teil on vaja vastata, siis pange sellised kirjad vastavasse kausta. Näiteks "Vasta esmaspäeval", "Vasta teisipäeval" ja nii edasi. Nüüd koostage endale kontrollnimekiri, mis sisaldab kirjet "Hommikul, töötle tänasesse päeva edasi lükatud kirjad". Sellisteks eesmärkideks on ka spetsiaalsed automatiseerimistööriistad: Gmaili ja.
7. Arusaamatu kiri. On tähti, mida on raske kategoriseerida. Ärge piinake end mõtisklustega ja leppige endaga kokku, et liigitate sellised kirjad mõnda ülaltoodud kategooriasse.

Selle klassifikatsiooni põhjal vajame kategooriate 2, 3, 4 ja 6 jaoks kaustu.

Tõhusa meilitöötluse reeglid

• Varuge tööpäeva lõpus 30 minutit, et postkasti nullida. See on tõhusam kui igale meilile viivitamatu vastamine. Inimesed ei tee mitut ülesannet. Vähem segajaid ja ümberlülitamist, suurem tõhusus.
• Mida teha kiireloomuliste e-kirjadega? Määrake endale intervall, mille järel te kogu päeva jooksul oma postkasti kontrollite. Näiteks kord tunnis. Kontrollige oma postkastis kiireloomulisi olulisi e-kirju ja kui neid pole, minge tagasi tööle. Pidage meeles posti eelist: see ei ole vahetu suhtlusvahend. Võimalik, et mõnes mittekiireloomulises meilis mainitud probleem laheneb päeva lõpuks ilma Sinu osaluseta või saad päeva lõpuks rohkem infot, mis võimaldab probleemi kiiremini lahendada ja tõhusamalt.
• Kui te oma e-kirju ei kontrolli, hoidke postitaja suletuna. Lülitage märguanded välja. Säästke end segavast mõtisklusest sissetulevate kirjade arvu üle. Nüüd on teil uus töökoht ja postitamise aeg pole veel saabunud. Kui kahtlete selle lähenemise õigsuses, pidage meeles: te ei viibi tuumajaamas, kuid isegi seal viibides poleks teid reaktori ülekuumenemisest nagunii e-kirja teel teavitatud.
• Kasutage oma soovi oma tööpäev õigel ajal lõpetada, et kiirendada kirjade töötlemist. Seetõttu on soovitatav postkast päeva lõpuks nullini lahti võtta. Teil on aega 30 minutit ja soovite selle kiiresti läbi saada. Põhimõtteliselt osutub see omamoodi mänguks, kuid e-kirjade töötlemist saab ka sihipäraselt mängustada.
• Olge lühike ja asjakohane.
• Ole positiivne ja sõbralik. Meilid võivad suhteid luua ja hävitada. Tõeliselt oluliste küsimuste lahendamise asemel libisevad inimesed mõnikord püüdlustesse oponenti võimalikult delikaatselt ja varjatult idioodiks nimetada ning sellest lähtub kogu tekst. Pole midagi imelikku, kui väljendad oma positiivset suhtumist adressaadisse väikese meeldiva fraasiga kirja sisus. Teie sõbralikkus tuleb teie juurde tagasi ning teie kirjavahetus muutub palju sisukamaks ja tõhusamaks.
• Peate tähti rehama vastupidises järjekorras. Ja ainult nii. Tundub, et loogilisem on alustada vanemate kirjadega, kuid meie eesmärk on null postkasti, mis tähendab, et tööpäeva lõpuks jõuame isegi kõige esimese saabunud kirjani. Kui lubad end ja hakkad viimaseid täna saadud kirju homseks jätma, siis lakkab kogu tehnika töötamast. Miks sa tahad üldse õppida head postitamist, kui sa ei järgi põhireeglit? Jätkake tööd nagu varem ja kannatage.
• Avage ainult vajalikud kirjad, ülejäänud saates arhiivi või kustutamiseks. Kasutame tarbetute asjade tellimist üle (Lifehackeri tellimus, vastupidi, on väga vajalik) ja selle tulemusena saame rohkem teavet, kui jõuame lugeda. Kuidas eristada soovitud tähti? On üks lihtne, kuid väga tõhus reegel: avage ainult need kirjad, mis on adresseeritud konkreetsele inimesele isiklikult. Ülejäänud - ühes artikli alguses kirjeldatud kategooriatest vastavalt olukorrale.
• Loo mallid. Sageli on vastused meilidele üsna standardsed, st kirjutate sama asja. Kas olete märganud, et kirjutate seda fraasi sageli? Tehke mall kiireks kopeerimiseks-kleepimiseks või looge see meiliteenuses endas.
• Kui post on töödeldud ja aega on veel, peate seda ratsionaalselt kasutama. Läheme tähtede number 3, 4 ja 6 kategooriasse ja paneme seal asjad korda.

See õpetus, mis põhineb õigel sortimisel, nagu näete, on suurepärane täiendus LinkedIni tegevjuhi Jeff Weineri üldisematele meilinõuannetele. Ärge unustage ka Leo Babauta 10 meilinõuannet. Tegelikult on meilist maksimumi saamiseks palju lisavõimalusi. Proovige teile sobivaid võtteid, analüüsige tulemusi ja ärge unustage kommentaaridesse jätta oma näpunäiteid e-postiga töötamise tõhustamiseks.