Kuidas korraldada tööruumi ja kontori aega

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 03:53

Kogu töö kontoris algab oma tööruumiga, kuid sageli ei pööra inimesed sellele hetkele piisavalt tähelepanu. Tööruumiks ei ole ainult mööbel ja arvuti, vaid ka planeerimine, töövoog, lisatööriistad. See artikkel sisaldab lihtsaid näpunäiteid, kuidas oma töökohta õigesti korraldada.

Kõik saab alguse töökohast.

D. Carnegie

Töö algab töökohast ja selle korraldusest. Muidugi on erandeid loominguliste ja omanäoliste isiksuste näol, kelle jaoks see teema pole nii oluline. Kuid isegi neil on oma loomehäire süsteem, isegi kui nad seda ei tunnista. Enamik inimesi töötab tavalistes kontoriruumides tavaliste töölaudade taga ja neile on mõeldud järgmised näpunäited.

Töölaud

Õige töökeskkond häälestab meele õigele rütmile. Sa ei hoia oma maja segamini ja tead täpselt, kus ja mis on. Sama on ka töökohal: kõik peaks olema omal kohal ja mitte midagi üleliigset, mis võiks põhiülesannetelt tähelepanu kõrvale juhtida.

Kuidas see kõik algab, kui sa just tööle tuled? Töölaualt. Ja tavaliselt on arvutis hunnikutes pabereid, laiali puistatud kirjatarbeid, kruuse, mõni kasutu suveniir ja tolm. Ja milline saab olema sellise töökoha sisemine seisund? Kokkupandamata. Sa muidugi ei arva nii, kuid alateadvus on juba kõik otsustanud. Mis iganes reaalsus ümberringi on, oled seda ka sina. Ja teadvus võttis selle mõtte üles ja teie tuju on kadunud.

Hoidke oma laud kogu aeg korras. Alustage oma päeva tolmu pühkides, reguleerige valgustust, kirjutage kleebistele kasulikku teavet, peske kohvitass, täitke oma kalender – pange end tööle. Need lihtsad toimingud annavad eelseisvale tööle hoogu.

Ideaalne töökoht on töövahend, mugav valgustus, hädavajalikud kirjatarbed ja lihtne mööbel töötajale.

Kuidas töötada: seistes või istudes? Sina otsustad. Arvan, et istumine on parem, aga kindlasti tuleb teha pause: jalutada, teha väike soojendus, hingata värsket õhku, ronida 2-3 korrust trepist üles. Minu töögraafik: 45 minutit - tööülesanne ilma katkestusteta, 15 minutit pausi, seejärel 1 tund pidevat tööd ja 15 minutit puhkust. Nii on tööpäev üles ehitatud.

Ärge unustage oma kappi või arhiivi, sest igal töötajal on alati oma isiklik toimik või paberarhiiv. Samuti saate kappi hoida isiklikke esemeid, mida te ei sooviks näidata. Iga riiul ja kapp peaksid täitma oma funktsiooni ja mitte ristuma teiste elementidega. See muudab dokumentide ja erinevate tarvikutega töötamise mugavamaks.

Elektrooniline dokumendihaldus

Tehke oma tööarvutisse salvestatud töödest, dokumentidest, projektidest, teenuseinfost varukoopiad ja saatke need ettevõtte serverisse või pilvehoidlasse.

Kui palju energiat ja närve kulutavad inimesed kaotsiläinud info pärast! Arvuti jooksis kokku, rippus, keegi kustutas kogemata olulised andmed. Ärge korrake nende viga ja tehke varukoopiaid. Ära lase asjaoludel ennast ja oma tööd juhtida.

Ärge installige mittevajalikke rakendusi, enamik vajalikke toiminguid tehakse standardsetes tarkvarapakettides. Kui valdad mõnda töövahendit soravalt, paluge juhtkonnal või IT-osakonnal see paigaldada, põhjendades sellega oma tulemuslikku tööd.

Veel üks lihtne näpunäide: proovige oma elektroonilises ruumis ühe asja juurde jääda. Kui teile meeldivad Yandexi teenused, valige need, kui Google'i teenused - töötage nendega. Saate teada tööriistade kõik tugevad ja nõrgad küljed, samuti saate oma süsteemi kiiresti uude kohta seadistada. Võidujooks värskete programmide pärast ei ole alati õigustatud.

Looge tööjaamas oma isiklik lihtne elektrooniline hierarhia. Peaksite kiiresti leidma kõik oma vanad dokumendid. See on eriti oluline, kui teil on vaja midagi kiiresti lahendada ja olete unustanud, kus seda teavet hoitakse.

Skannige kõik olulisemad dokumendid. Osakondade vahel tekkis palju töökonflikte mõne olulise paberi tõttu.

Planeerimine

Kas olete märganud, et töö muutub vahel segaseks: hunnik ülesandeid, vestlusi, koosolekuid, paberite kontrollimist. Ja sa keerled selles lõputult. Tundub, et töötate, kuid seda on raske tööks nimetada. Kõige selle taga ei paista toimuvast üldist pilti ja see on üks tänapäeva tootlikkuse probleeme: tegusid on, tulemusi on ka, aga rutiinis pole neid eriti märgata.

Selle vältimiseks on vaja koostada päeva, nädala ja isegi kuu ülesannete ja tegevuste plaan.

Enamik kasutab märkmikke või päevikuid. Jah, see on hea, aga paber on "muutmismälu", see salvestab kogu voolavuse ja põhiline teave läheb lehtede rohkuses kaduma. Märkmik või päevik on juba arhailine planeerimisviis. Päevikus ei näe te sündmuste tervikpilti, ei saa aru, millal on parem teha üht ja millal teist, samuti võite mõnest olulisest sündmusest ilma jääda. Puudub võimalus nõutavate andmete hankimiseks ja põhjaliku analüüsi läbiviimiseks. Kujutage ette, mitu lehekülge peate vajaliku teabe kogumiseks lehitsema.

Nüüd on tööaja korraldamiseks palju rakendusi ja veebiteenuseid. Uskuge mind, seda tuleks teha siis, kui soovite olukorrast ja tujust sõltumata produktiivselt töötada. Tänapäeva ülesannete loetelu hõlmab tõhusat ülesannete ja ajajuhtimist.

Konteksti planeerimise süsteemi kasutan Gleb Arkhangelsky Outlooki keskkonnas. Mis mulle selle juures meeldib: tööriista lihtsus ja tõhusus, tuntud rakendus, kalendri, ülesannete ja kirjade kombineerimine ühes inforuumis, integratsioon kontorirakendustega. Iga töötaja saab lühikese ajaga selle planeerimissüsteemiga tutvuda.

Siin on mõned näpunäited oma tööaja korraldamiseks:

• Planeerige paindlikult, kontekstis, mitte jäigalt ajas.
• Õppige mõistma, mis on oluline ja mis mitte.
• Saate hõlpsasti osa ebaolulistest asjadest.
• Hinda kulutatud aja kvaliteeti, mitte aega ennast.
• Vajadusel ütle endale ja teistele ei.
• Alustage oma päeva väljakutsuvate ja ebameeldivate ülesannetega.
• Tööl ülesandeid ja projekte planeerides määra neile tähtajad.

Võimas psühholoogiline nipp on lõpetatud ülesande kriipsutamine või linnukese ette panemine. See annab teile lisaenergiat suurepäraste tulemuste saavutamiseks. Näete, et kõik pole asjata.

Töö postiga

Kuidas korraldada tööd postiga?

Esiteks tuleb sellega määrata tööaeg, et katkestuste arvu vähendada. Parim on seda teha hommikul, kui ülesanded hakkavad kujunema, ja pärastlõunal, kui peate kontrollima, kuidas asjad on.

Teiseks ei tasu kahemõttelistele kirjadele kohe vastata. Tuleb mõelda kõigele: edasikaebamisele, vastuse koostamisele, lisainfole. Proovige subjektiivsust võimalikult madalal hoida. Unustage kiired vastused, nagu kõik varem sotsiaalvõrgustikes tegid.

Kolmandaks ärge koormake kirja teksti üle teabega, mis on arusaadav ainult saatjale endale. Proovige vastata lühidalt ja lühidalt, kaaludes iga sõna. Meie digiajastul on see väga oluline: keegi ei ole huvitatud ainulaadsetest järeldustest.

Ja lõpuks, ärge unustage netiketti: adressaadi poole pöördumine, kirjutamisstiil, juhtumiteave, kontaktandmed. Õppige kirja kirjutama, kirjutatut analüüsima ja kandideerima.

Lisatööriist

Teine asi, mis aitab teie tööd tõhusamaks muuta, on tahvel. Asendamatu abivahend, eriti kui osakonnas käib ajurünnak või tõsise probleemi lahendamine vaheetappidega.

Minu tööalases karjääris oli juhatus töökeskkonna asendamatu atribuut. See on kasulik ka paberi kokkuhoiu mõttes. Te ei usu, kui palju lehti kulub teie ideede ja lahenduste selgitamisele.

Tänu visuaalsele mõtlemisele (see on kõigil) saavad inimesed koos tahvlile joonistada, oma mõtteid selgitada ja probleemile parimaid lahendusi välja pakkuda. Kõik näevad ja mõistavad kõike.

Lisan, et muusika aitab mind töös. Sellel on positiivne mõju minu produktiivsusele, eriti kui pean töötama arvutis korduvate ülesannetega või koostama suure dokumendipaketi. Üldiselt on hea hommikut alustada positiivse muusikaga. Kuid te ei tohiks seda kõigi jaoks sisse lülitada, pidage meeles: te ei tööta üksi, kellelegi muusika ainult segab.