Kuidas koostada Excelis 10 sammuga projektide töögraafik

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 03:53

Populaarseima MS Exceli tabeliredaktori tavalisi tööriistu kasutades saate koostada projektidega töötamise visuaalse diagrammi, mis aitab teil jälgida, kuidas iga ülesanne edeneb ja kui palju on veel teha.

Kui juhite projekte, on oluline alati teada, kui palju ülesandeid teil on ja millal need tuleb täita. Ja kui koostate visuaalse diagrammi, on töös osalevale meeskonnale ja ka teistele sidusrühmadele lihtsam selgitada projektide elu võtmepunkte.

Projektide haldamiseks kasutatakse sageli eriprogramme, kuid selge ja ligipääsetava ajakava saate luua ka tuttavas MS Excelis.

Projektitöö diagramm näitab, kuidas sündmused ja ülesanded on aja jooksul üksteisega seotud. Hästi koostatud diagramm kajastab olulist teavet konkreetse ülesande täitmise ja projekti kui terviku arengu kohta, aidates näha suurt pilti.

Sellise diagrammi loomiseks MS Excelis (2007 ja uuemad versioonid) peate tegema vaid 10 sammu.

Mis on sellel diagrammil? Põhidetailid on näidatud värviliste joonte ja plankudega:

• jooksva päeva joon - punane vertikaalne joon, mis näitab teie tänast asukohta;
• ülesannete tähtajad – hallid horisontaalsed ribad, mis näitavad, kui kaua iga ülesande täitmine aega võtab;
• ülesannete valmisolek - rohelised horisontaalsed jooned, mis näitavad, millises etapis ülesanne on täitmisel ja kui palju on veel teha.

MS Exceli erinevates versioonides võivad toimingud veidi erineda, kuid ühel või teisel viisil on protsess universaalne ja iga kasutaja saab ajakavaga hakkama.

Saate vaadata üksikasjalikku videojuhendit (inglise keeles), see võtab pool tundi teie ajast.

1. samm. Alustage, mõelge tulemusele

Ülesandega probleemideta toimetulemiseks printige või joonistage paberilehele ajakava, nagu see lõpuks välja peaks nägema. Hoidke paberitükki enda ees, et võrrelda iga sammu mustriga. Diagrammi ei pea hoolikalt joonistama, vaid parandage diagrammi kuju ja hoidke seda käepärast, see on hea meeldetuletus.

Samm 2. Loo andmetega tabel

Graafiku koostamiseks peate esmalt koostama tabeli. Näites on projekt jagatud neljaks etapiks, millest igaühel on ülesanded.

Moodustage graafiku alla tabel. 30. rida sisaldab veergude pealkirju.

Mõelgem välja, mida tabelis olevad andmed tähendavad:

• Faas: "1. faas", "2. faas", "3. faas", "4. faas" või "täna". Näitab, millisele projekti etapile sündmus vastab.
• Tüüp: "Faas", "Ülesanne", "Täna". Näitab sündmuse tüüpi, piiritlevaid ülesandeid ja projekti täitmise faase.
• Algus kuupäev: ürituse alguskuupäev.
• Sündmus: näitab diagrammil sündmuse nime.
• Ajastus: näitab, mitu päeva kulub ülesande täitmiseks.
• Valmisoleku protsent: näitab iga ülesande ja faasi valmidusastet, 0% - ülesanne pole alanud, 100% - lõpetatud. See kategooria "Faas" näitaja ei ole seotud ülesannete täitmisega ja on seatud hinnanguliseks. Et otsustada, mitu protsenti on faas lõppenud, peate järgima oma reegleid.
• Valmib päevadega: periood, milleks ürituseks valmisoleku näitaja saavutati protsentides. Ülesande puhul, mis võtab 10 päeva ja on 50% täidetud, on see arv viis päeva (10 päeva × 50%).
• Kõrgus: kõrguse väärtus on kaunistuse jaoks oluline, sest see määrab, kui kõrgel või madalal sündmus ajakava kaardil kajastub. Võite määrata mis tahes väärtused, kuid parem on võtta nullilähedased väikesed arvud. Näites kasutatakse vahemikku +25 kuni -25. Kui kõrgus on positiivne, kajastub sündmus diagrammil horisontaaltelje kohal, negatiivsel telje all.

Samm 3. Looge diagramm X- ja Y-teljega, lisage sellele esimesed andmed veerust "Ajaskaala"

On aeg luua diagramm, et visualiseerida sündmuse andmeid eelmises etapis tehtud tabelist. Kasutage hajuvusdiagrammi X- ja Y-teljega, kuna see võimaldab mõlema telje põhikoordinaate vabalt positsioneerida.

Järgi juhiseid:

• Valige peamenüüs vahekaart "Sisesta".
• Seejärel vali "Diagrammid" → "Hajutus" → "Hajutus markeritega", teie ette ilmub tühi diagramm.
• Kinnitage diagrammi servad ja muutke diagrammi suurust nii, et diagrammi väli kataks vahemiku lahtrist B4 kuni lahtrini K26 (diagrammi ala täpselt lahtri piiridega joondamiseks vajutage ja hoidke all klahvi Alt).
• Paremklõpsake diagrammil ja valige menüükäsk "Vali andmed".

Lisage vahemikku andmeseeria, klõpsates avanevas dialoogiboksis nuppu "Lisa".

1. Nime "Seeria nimi" muutmiseks sisestage vastavale väljale lahtri E30 väärtus "Kuupäevad".
2. X-telje väärtuse jaoks valige sobiv väli ja valige lahtrid C33: C46 alguskuupäev.
3. Y-telje väärtuse jaoks valige sobiv väli ja valige lahtrid H33: H46 Kõrgus.
4. Andmete lisamise akna sulgemiseks klõpsake nuppu OK.
5. Andmete valiku akna sulgemiseks klõpsake nuppu OK.

Need sammud annavad meile lihtsa automaatse vormindamisega hajuvusdiagrammi.

Muudame sündmuste markerid roheliseks:

• Paremklõpsake mis tahes valitud andmemarkeril, valige Muuda "Andmesarja vorming".
• Valige vasakul avanevas loendis vahekaart "Markeri parameetrid", seejärel valige sisseehitatud markeri tüüp "Crystal". Suurendage suurust 10 punktini.
• Valige vahekaardil Marker Fill tahke täide. Muutke täitevärv roheliseks.

Nüüd on meil hajuvusgraafik, mis kujutab ajajoont. Seni näitavad rohelised markerid vaid ülesannete algust.

Diagrammi nime muutmine: topeltklõpsake nimega tekstiväljal ja sisestage oma nimi.

Pöördume tagasi 5. sammu ajastusvalikute juurde, lisage piki X-telge horisontaalsed ribad, kuid praegu jätkake diagrammi vormindamist.

Samm 4. Diagrammi välimuse korrastamine ja sündmuste nimede lisamine

Me vabaneme sellest, mida me diagrammil ei vaja.

Y-telg … Peida vertikaaltelg, kuna see ei kanna infokoormust. Valige diagramm, peamenüüs vahekaardil "Diagrammidega töötamine" valige "Paigutus". Seejärel valige Teljed → Peamine vertikaaltelg → Ära näita.

Horisontaalsed juhikud … Need on ka kasutud. Valige diagramm, avage peamenüüs vahekaart Layout, seejärel valige Ruudustik → Horisontaalsed ruudustikud piki põhitelge → Ära näita.

Diagrammi legend … Seejärel asendame selle ilusamaga, kuid praegu keelame selle: "Paigutus" → "Legend" → "Ei".

Lõpuks kuvame iga markeri andmesildid. Vahekaardi "Paigutus" peamenüüs valige "Andmeallkirjad" → "Vasak".

Kuidas muuta token-signatuuri andmeid

Diagrammi iga sündmuse kohta andmete sisestamine on pikk ja keeruline, sest iga marker tuleb eraldi valida ja ümber nimetada.

Kuid seda protsessi saab kiirendada neli korda:

• Kõigi väärtuste korraga valimiseks klõpsake esimese markeri pealkirjal (diagrammi vasakus ülanurgas). Ärge klõpsake rohelisel markeril, see valib teised objektid!
• Üksiku nime muutmiseks klõpsake uuesti markeri pealkirjal.
• Sisestage valemi sisestusväljale sümbol =.
• Klõpsake lahtril D33, see sisaldab sündmust "Phase 1", vajutage sisestusklahvi.
• Korrake nelja esimest sammu iga markeri ülejäänud siltide jaoks.

Kuidas alasid kinnitada

Kasulik on piirkondade kinnitamine reale 28, et saaksite dokumendiga töötades alati diagrammi näha. Esimesed 27 rida jäävad teie silme ette, isegi kui kerite ülejäänud ridu läbi.

Alade külmutamiseks toimige järgmiselt.

• Valige lahter A28.
• Valige peamenüüst vahekaart "Vaade".
• Valige Aken → Külmuta alad.
• Valige rippmenüüst "Külmuta alad".

28. rea kohale ilmub must horisontaaljoon. Kõik ülaltoodud on nüüd dokitud ja kerimisel liiguvad ainult alumised read.

5. samm. Lisage ajaskaala kuvamiseks vearibad, et muuta diagramm visuaalseks ajakavaks

Diagrammi horisontaalsed vearibad näitavad, kui kaua kulub iga ülesande täitmiseks. Nende tegemiseks toimige järgmiselt.

• Tõstke graafik esile.
• Valige põhimenüüst Diagrammi tööriistad vahekaart Layout.
• Valige vasakus ülanurgas (maatüki ala) rippmenüüst andmeseeria "Ajaskaala".
• Vahekaardil Paigutus valige Vearibad → Täpsemad vearibade sätted. Avaneb dialoogiboks.
• Valige vasakus ülanurgas olevast rippmenüüst diagrammi vormindamiseks X-telje vearibad.
• Horisontaalsete ribade muutmise dialoogiboksis märkige plussnõela märkeruut. Lõppstiil → Punkti puudub.
• Valige loendist "Vea väärtus" üksus "Kohandatud" ja klõpsake nuppu "Määra väärtus". Avanevas uues aknas “Veariba seadistamine” määra “Positiivne vea väärtus” Selleks aseta kursor vastavale väljale ja vali lahtrite vahemik E33 kuni E74. Klõpsake nuppu OK.

Nüüd ulatuvad hallid jooned rohelistest markeritest paremale, need näitavad, kui palju aega peate selle või selle ülesande täitmiseks kulutama. Need tuleb selguse huvides vormindada:

• Avage aknas Vormingu vearibad vahekaart Line Color. Valige Solid Line. Muutke täidis halliks.
• Vahekaardil Linetype suurendage joone laiust 4 punktini.

Diagrammil paremaks navigeerimiseks tõmmake markeritest alla õhukesed vertikaalsed jooned. Selleks valige vasakus ülanurgas olevast rippmenüüst "Vearibad piki Y-telge". Dialoogiboksis kuvatakse vertikaalsed vearibad. Valige miinussuund, Lõppstiil → Punkti pole, Vea summa → Suhteline väärtus, sisestage sellele väljale 100%. Vali ise joonte värv ja paksus.

6. samm. Lisage diagrammile valmisoleku väärtus

On aeg lisada diagrammile andmeseeria, mis näitab ülesande lõpetatud protsenti.

Kui ülesanne võtab 10 päeva ja on 50% täidetud, on täitmise riba pooleldi täis. See on töö jälgimise meede ega hõlma nädalavahetusi ega pühi. Diagrammile uue teabe lisamiseks järgige allolevaid juhiseid.

• Paremklõpsake diagrammialal, valige kontekstimenüüst "Vali andmed".
• Klõpsake nuppu "Lisa", kuvatavas aknas määrake "Rea nimi", valides lahtri G30. X- ja Y-telgede andmevahemik on sama, mis sammus #3.
• Diagrammile ilmuvad punased markerid, mis peidavad rohelised.

7. samm. Uute andmemõõdikute vormindamine

Et diagramm kajastaks samas stiilis ja andmed ei kattuks, vormindame markerid:

• Valige vasakus ülanurgas olevast ripploendist "Ready Row". Vahetult ripploendi all on nupp "Valitud fragmendi vormindamine". Klõpsake seda, avaneb dialoogiboks.
• Muutke markeri parameetreid. Valige kujundi tüüp "Crystal", määrake suuruseks 10 pt ja valige markeri jaoks roheline täidis. Sulgege dialoog.
• Markerite valikut eemaldamata klõpsake vahekaardi "Paigutus" peamenüüs nuppu "Andmesildid" ja valige kuvatavast menüüst üksus "Ära näita".

Samm 8. Lisage vearibad, et jälgida ülesannete täitmise protsenti

Nüüd tuleb lisada uued plangud, et saaksid ühe pilguga näha, mis etapis ülesanded on.

• Valige vasakpoolsest rippmenüüst uuesti Rida Valmis. Vajutage peamenüüs nuppu "Vearibad". Valige rippmenüüst "Täpsemad suvandid". Avaneb dialoogiboks. Seadke vertikaalsed liistud kindlale väärtusele, sisestades vastavale väljale nulli.
• Lülituge X-teljega paralleelsete plankude parameetritele. Seadke suund "Pluss". Lõppstiil → Punkti puudub, Vea summa → Kohandatud. Dialoogiboksis Positiivne veaväärtus määrake lahtrite vahemik G33–G47.
• Muutke joonte värv roheliseks, valides kindla täidise. Määra joone laiuseks 7 pt.

Horisontaalsed rohelised jooned näitavad, kas ülesanded on täidetud osaliselt või täielikult.

9. samm. Lisage jooksvat päeva tähistav vertikaaljoon

Punane joon näitab, mis päev parasjagu on, ja teeb selgeks, kuidas projekt tervikuna tähtaega mahub.

• Parempoolse nupuga helistage diagrammi kontekstimenüüsse. Valige "Vali andmed".
• Klõpsake nuppu "Lisa", sisestage väljale "Seeria nimi" sõna "Täna". Sisestage X-telje väärtuse jaoks lahtrite vahemik C31-C32 ja Y-telje väärtuse jaoks H31-H32.

Diagrammile on ilmunud kaks uut markerit. Märgista need: valige andmesildid ja kirjutage valemiribale sõna "Täna". Paremklõpsake allkirja ja valige kontekstimenüüst üksus "Andmevorming". Pange pealkirja asukoht "Ülepool".

• Minge vahekaardil "Paigutus" peamenüüsse.
• Valige vasakus ülanurgas olevast ripploendist "Tänane rida".
• Lisage vearibad koos täiendavate parameetritega, järgides juhiseid nagu viiendas etapis. Teil on vaja planku piki vertikaaltelge miinussuunaga, lõplik stiil No point, suhtelise väärtusega 100%.

Nüüd on teil jooksvat päeva tähistav vertikaaljoon. Muutke joone värv punaseks, suurendage suurust 3 punktini.

Näidis on praegune kuupäev fikseeritud, seega see ei muutu. Kuid aktiivselt arendatavate projektide puhul on soovitatav andmete salvestamiseks teistsugune viis. Selleks sisestage kuupäev lahtrisse B2, sisestades valemi = TÄNA () ja määrake andmevaliku dialoogiboksis X-telje lahtri B2 väärtus varem määratud vahemiku asemel.

Samm 10. Lisage tekstiplokke

Nüüd puudub diagrammil ainult legendi legend, et see oleks kogu meeskonnale arusaadav.

• Valige diagramm, minge vahekaardi "Lisa" peamenüüsse. Valige "Kirjad".
• Asetage sildiala diagrammi paremasse ülanurka. Valige hiire parema nupuga tekstikasti ääris, valige kontekstimenüüst üksus "Vorminda kujund". Avanevas aknas valige täitetüüp "Solid", värv on hall. Vormindage silt. Saate sisestada suvalise arvu plokke.

Nüüd saate diagrammi koostada 20-30 minutiga, kasutades ainult oma lemmikredaktorit MS Excelit.