Kuidas ülesandeid õigesti rühmitada, et kõigega kursis olla

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 03:53

Suurendage tootlikkust, korrastades oma ülesannete loendit.

Kõik on juba ammu teadnud, et multitegumtöö pole nii hea asi: see takistab meil tõhusalt ühele asjale keskenduda.

Asi on selles, et ühelt ülesandelt teisele üleminek võtab palju aega – seda kinnitavad uuringud Multitasking: Switching cost. Inimesed töötavad kõige tõhusamalt siis, kui nad sisenevad voolu olekusse: täielikult keskendunud ühele tegevusele, ilma et neid segaks miski muu.

Kahjuks pole alati võimalik voolu tabada, sest meid uputab pidevalt hunnik erinevaid asju, mis nõuavad meie tähelepanu. Siiski on üks nipp, mis võimaldab minimeerida aja- ja energiaraiskamist erinevate tegevuste vahel vahetamisel. Seda nimetatakse ülesannete komplekteerimiseks.

Selle tehnika olemus on järgmine: ühendate sama tüüpi ülesanded nn pakettidena ja sooritate need seejärel hulgi. See on lihtne.

Miks on kasulik ülesandeid grupeerida

Kõige lihtsam on asju ajada suvalises järjekorras: ei pea pead vaevama planeerimise, prioriteetide seadmise ja muu igava asjaga. Teile meenus midagi – ja tegite seda. Ja siis liikusime järgmise ülesande juurde.

Kuid see lähenemine ei ole teie keskendumisvõime jaoks eriti kasulik. Ajakirjas Psychology Today avaldatud uuringu The True Cost Of Multi-Tasking kohaselt kaotab inimene mitteseotud ülesannete vahel vahetades kuni 40% oma tootlikkusest.

Teisisõnu, kui kirjutate kõigepealt aruande, seejärel hakkate vastama meilidele, sorteerite välja paberdokumendid ja naasete siis uuesti aruande juurde, siis iga kord raiskate aega keskendudes uuele ülesandele, mis ei sarnane eelmisele. Tom DeMarco, raamatu The Human Factors: Successful Projects and Teams autor, väidab, et see "käiguvahetus" võib kesta kuni 15 minutit või rohkem.

Pakettrühmitamise ülesanded hõlbustavad ühelt tegevuselt teisele üleminekut. Mida sarnasemad on teie ülesanded, seda lihtsam on pärast ühe lõpetamist järgmist ette võtta.

Kuidas kasutada paketttöötlust

1. Koostage ülesannete nimekiri

Kõigepealt kirjutage rida-realt lihtsasse loendisse üles, mida kavatsete teha. Saate seda teha paberil või kasutada mitmeid ülesannete haldamise rakendusi. Peaasi, et kõik korda saaks. Ideaalne on varuda iga päev (või vähemalt kord nädalas) mõni planeerimisaega.

2. Jaga ülesanded kategooriatesse

Nüüd, kui loend on valmis, jagage kõik selle üksused kategooriatesse. Need võivad olla erinevad – vali, mida soovid. Peaasi, et see oleks mugav ja visuaalne.

Näiteks koguge jaotisesse "Läbirääkimised" ülesandeid, nagu "E-kirjadele vastamine" või "Helistage kolleegidele" ning jaotisesse "Tekst" "Kirjutage artikkel" ja "Tee muudatusi". Looge eraldi kategooriad majapidamistööde, tööülesannete, ostude ja muu jaoks. Sellises järjestatud loendis on lihtsam navigeerida.

Teine võimalus on koguda ülesanded pakettidena vastavalt kohale, kus neid tuleks täita. Näiteks siduge kõik ostud asukohaga "Supermarket" ja tööülesanded asukohaga "Kontor" jne. Nii saate poe lähedale sattudes vaadata oma ülesannete nimekirja ja näha kohe kõiki vajalikke oste.

3. Blokeeri aeg

Ülesannete partiitöötlus töötab suurepäraselt koos nn aja blokeerimise tehnikaga. Kui olete loendi kategooriateks jaotanud, määrake iga kategooria jaoks konkreetne kellaaeg. Ja lisage vastav plokk oma kalendrisse. Tehke ühe ajaploki jooksul ainult ühe kategooria asju ja ignoreerige teisi.

Teine võimalus on siduda populaarne Pomodoro tehnika ülesannete komplekteerimisega. 25 minutit tegelete katkematute ülesannetega ühest paketist. Seejärel puhka 5 minutit. Seejärel korrake tsüklit teise juhtumirühmaga.

4. Arvestage oma tootlikkuse tipptasemega

Otsustage, mis kellaajal olete kõige produktiivsem. Enamikul inimestel on see hommik, kuid on ka öökullid, kellel on pimedas kergem keskenduda. Leidke oma tootlikkuse tipp ja proovige täita ülesandeid selle kõrgeima prioriteediga kategooriatest.

5. Kõrvaldage segajad

Kui hakkate täitma järgmist ülesannete rühma, veenduge, et teid ei segaks juhuslik teade või telefonikõne. Nutitelefoni kontrollimiseks saate eraldada spetsiaalse aja. Kui tegelete ühe kategooria ülesannetega, ärge mõelge ülejäänutele.

Milliseid ülesandeid saab rühmitada

Tegelikult üldiselt mis tahes. Scott Young, kirjanik, programmeerija, ettevõtja ja suur partiitöötluse fänn, toob mõned näited:

• Meil. Tim Ferris, raamatu How to Work 4 Hours a Week autor, saab mõnikord 300 meili tunnis. Ja vaatamata sellisele mahule vastab ta neile ainult üks kord päevas, eraldades selleks spetsiaalselt aega.
• Lugemine. Midagi vahepealset lugemine on peaaegu kasutu, sest niikuinii ei jää palju meelde. Parem määrake ise, millal on teil mugavam infot läbimõeldult võtta, ja broneerige see aeg lugemiseks.
• Telefonikõned. Kirjutage ühte loendisse inimeste nimed, kellele peate helistama, ja nende telefoninumbrid. Seejärel helistage korraga kõigile nimekirjas olevatele kandidaatidele. Esiteks ei sega teid taaskord telefonivestlused. Teiseks saate valida kellaaja, mil inimesed on kõige vähem hõivatud ja saavad teiega rääkida.
• Vaba aeg ja meelelahutus. Viige kogu meelelahutus – filmid, arvutimängud, jalutuskäigud – päeva lõppu. See motiveerib teid võimalikult kiiresti tööd lõpetama ja teil on kergem lõõgastuda teadmisega, et tänaseks on kõik juba ümber tehtud.
• Ostlemisreisid. Enne kodust lahkumist koguge kõik ülesanded, ostud ja asjaajamised hunnikusse ning lõpetage need ühe hooga. Näiteks võite korraga külastada supermarketit, postkontorit ja keemilist puhastust. Säästa mitte ainult aega, vaid ka bensiini.
• Kirjavahetus sotsiaalvõrgustikes. Võtke õhtul tund aega veebis vestlemiseks. Ja ülejäänud ajal hoidke sotsiaalmeedia klientide teatised keelatud.
• Toidu valmistamine. On tõenäoline, et teil ei ole pidevalt piisavalt aega, et iga päev midagi süüa teha. Õnneks on tsivilisatsioon meile esitanud sellise seadme nagu mikrolaineahi. Järgmise nädala toidu valmistamiseks varuge 1–2 päeva ja soojendage seda siis uuesti.
• Remont. Võtke lõpuks kokku ja tehke kõik need väikesed majapidamistööd, mis on nii kaua oodanud. Vahetage läbi põlenud lambipirnid, parandage ukselink ja tilkuva kraan.
• Peegeldused. Kas sa mõtled kogu aeg, üritad midagi planeerida, mingeid probleeme lahendada, aga miski ei tule sulle välja? Scott Young soovitab isegi sellist asja nagu mõelda, et teha seda rangelt määratletud ajal. Võtke harjumus planeerida iga nädal 2-3 tundi, mida järgmisena ette võtate ja milliseid eesmärke soovite saavutada.

Jah, ja seepärast on ülesannete komplekteerimine ka ülesanne. Seetõttu määrake homseks oma nimekirjas olevate esemete jagamiseks eraldi aeg, eelistatavalt õhtul.