Kuidas ALPEN meetodil asju planeerida ja kõigega kursis olla

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 03:53

Aja juhtimine saksa täpsusega.

Mis on ALPEN meetod

See on veel üks võimalus planeerida asju nii, et sul oleks garanteeritud kõige jaoks aega ja samas ei läheks koormaga hulluks. Selle leiutas Saksa majandusprofessor ja ajajuhtimise ekspert Lothar Seivert.

Meetodi autor on selle jaganud viieks komponendiks. Esimesed tähed astmete nimedes kujunesid lõpuks saksakeelseks sõnaks ALPEN (vene keeles "Alpid"):

A - ülesannete nimekirja koostamine (Aufgaben);

L - hinnanguline nõutav aeg (L änge schätzen);

P - puhvri aja planeerimine (Pufferzeiten einplanen);

E - ülesannete prioritiseerimine (Entscheidungen treffen);

N - kokkuvõte (Nachkontrolle).

Meetodi olemus on aru saada, milliste ülesannete täitmiseks tasub tõesti aega võtta ja millised võib jätta hilisemaks. Lisaks olge realistlik aja osas, mida peate kulutama, ja pidage meeles, et katkestusteta töötamine on tee läbipõlemiseni.

Sisuliselt on ALPEN-meetod kombinatsioon plokkide planeerimisest klassikalise ajahalduse Eisenhoweri maatriksiga.

Kuidas planeerida juhtumeid ALPEN meetodil

Tehke nimekiri

Pane kirja kõik – kõik asjad, mida tahaksid täna teha. Lihtsalt kirjutage see üles: pabermärkmikusse, vihikusse või telefoni plaanijasse.

Kiusatus mõttelist nimekirja koostada on muidugi suur, kuid inimese "töömälu" ressursid pole piiramatud. Mõnede aruannete kohaselt saab see korraga salvestada kuni neli ülesannet või objekti.

Ärge raisake aega asjade esmajärjekorras seadmisele – lihtsalt kirjutage üles kõik, mis pähe tuleb. Nimekiri osutub kindlasti hirmuäratavalt muljetavaldavaks. Pole hullu, nii see peakski olema.

Hinnake, kui kaua see aega võtab

Igaüks, kes on vähemalt korra üritanud asju planeerida, astus peaaegu kindlasti uute tulijate lemmikreha otsa ajaplaneerimises: ta koostas 15 ülesandega nimekirja, kuid lõpuks jättis pooledki tegemata, sest need, selgub, füüsiliselt. ei mahu tööpäeva sisse. Selle tulemusena ärritusin ja loobusin kõigist uutest ajaplaneerimise tehnikatest.

Selle vältimiseks peate mõistma ajakulusid. Mõelge, mitu minutit või tundi iga teie loendis olev ülesanne võtab. Olge võimalikult realistlik. Toetuda varasematele kogemustele ja ära unusta oma isiksuseomadusi, kui näiteks väsid kiiresti või viivitad. Tuleb meeles pidada, et kõik need asjad on teie, mitte kujuteldava supermehe jaoks.

Kui olete arvutamise lõpetanud, kirjutage iga üksuse kõrvale hinnanguline aeg.

Planeerige oma puhverajad

Teine levinud viga on asjade ükshaaval planeerimine. Selline strateegia esiteks ei võta arvesse seda, et inimesel on vaja pause teha, ja teiseks viib see selleni, et kõik plaanid võivad ühe väikese hilinemise või vääramatu jõu tõttu kokku kukkuda.

Koosolek kestis kokkulepitud ajast veidi kauem, töövõtja andis tellimuse veidi hiljem, osa kolleege jäi hiljaks, jäid ummikusse kinni, laps käis pikalt lasteaias riides - ja kõik, järgmised asjad tuleb edasi lükata või isegi ära jätta ja terve päev ümber joonistada. See on tavaliselt väga vihane ja masendav.

Seetõttu on oluline peale iga ülesannet plaani võtta nn puhveraeg ehk siis selline, mida millegagi ei hõivata.

Kui midagi läheb valesti, aitavad need tühjad kohad ülejäänud äriga toime tulla. Ja kui vääramatut jõudu ei juhtu, kasutate puhveraega pausi tegemiseks: joote kohvi, jalutate, loete raamatut või istute lihtsalt vaikuses. Lõpuks saate pühendada selle aja lisaülesannetele või isiklikele projektidele.

Puhvriplokkide suuruse peate ise määrama. Ideaalis peaksid need ALPEN-meetodi kohaselt moodustama kuni 40% tööajast.

Seadistage ülesanded tähtsuse järjekorda

Selles etapis saab tavaliselt selgeks, et vajaliku aja ja puhverplokkide juures on inimese esmalt koostatud ülesandeloendit füüsiliselt võimatu päevaga ületada. Seetõttu peate prioritiseerima ja valima, millised ülesanded säilitada ning millised tühistada või ümber ajastada.

Selleks sobib klassikaline tööriist - Eisenhoweri maatriks. Selle kohaselt on kõik loendis olevad ülesanded tinglikult jagatud nelja kategooriasse:

1. Tähtis ja kiireloomuline. Nendega tuleb kõigepealt tegeleda.
2. Tähtis, kuid mitte kiireloomuline. Pärast esimese rühmaga tegelemist võite nende jaoks veidi aega võtta.
3. Kiireloomuline, kuid ebaoluline … Parem on need delegeerida või teha tähtsate järel kolmandale kohale, et mitte terve päeva pühendada ja mitte sattuda kiireloomulisuse lõksu.
4. Pole kiireloomuline ja ebaoluline … Need tuleks kustutada, kellelegi edasi anda või tahaplaanile panna.

Seega väheneb teie nimekiri oluliselt ja see muutub tegelikkusele palju lähedasemaks.

Tee kokkuvõte

Päeva lõpus avage oma päevaplaneerija ja esitage endale paar küsimust.

• Millega sa hakkama said ja millega mitte?
• Kas teil oli kõigi plaanitud ülesannete jaoks piisavalt aega?
• Kas olen arvestanud kuluvat aega õigesti või peaksin järgmisel korral rohkem kulutama?
• Kas minu plaanis oli piisavalt puhveraega, et kompenseerida vääramatu jõud ja aega puhata?
• Kas mul on aega tegeleda nii oluliste kui ka kiireloomuliste asjadega, et mitte rikkuda tähtaegu, kuid samas mitte takerduda rutiini?
• Mida saate teha, et plaan oleks minu jaoks järgmine kord mugavam?

Kui vastate neile, ajastage ülesanded, millega te pole tegelenud, järgmisele päevale. Ja koostage uus plaan, pidades silmas "vigade parandamist".