5 nippi, mis aitavad oma tööpäeva korraldada

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 03:53

Lihtsad nipid, mis päästavad sind, kui sul pidevalt millegi jaoks aega napib.

1. Sea prioriteediks

On olemas väga lihtne, kuid tõhus viis oma asjade kiireloomulisuse ja tähtsuse järgi kategoriseerimiseks. Seda vooluringi nimetatakse Eisenhoweri maatriksiks. Selle leiutas Dwight D. Eisenhower, Ameerika president, USA armee kindral ja lihtsalt väga produktiivne inimene.

Mul on kahte tüüpi asju: kiireloomulised ja olulised. Olulised asjad on harva kiireloomulised ja kiireloomulised on harva olulised.

Dwight D. Eisenhower

Eisenhoweri maatriksil on neli sektsiooni. Horisontaalne telg näitab juhtumi kiireloomulisust ja vertikaaltelg selle tähtsust. Maatriks võimaldab teil hõlpsasti korraldada kõik oma ülesanded kategooriatesse: "Ebakiireloomulised ja mitteolulised", "Kiireloomulised, kuid mitte olulised", "Olulised ja mitte kiireloomulised" või "Kiireloomulised ja olulised".

Proovige Eisenhoweri maatriksit prioriteediks seada ja olete üllatunud, kui palju aega kulutate kiireloomulistele, kuid mitte eriti olulistele asjadele. Näiteks lõputud sõnumid kolleegidelt või telefonikõned, mis ainult häirivad teid kiireloomulistest ülesannetest.

Leidke aega õigete asjade jaoks. Kui on midagi olulist ja kiireloomulist, siis tee seda kohe. Planeerige olulised, kuid mitte kiireloomulised ülesanded, arvestage nende täitmise orienteeruvat aega ja otsustage, millal seda teete. Ebaolulisi, kuid kiireloomulisi asju saab delegeerida kellelegi teisele. Lükka mittekiireloomulised ja ebaolulised ülesanded hilisemaks või loobu neist üldse.

2. Leidke aega sügavaks tööks

Riskikapitalist Sam Altman ütles kord: "Digitaalne tähelepanu hajutamine on meie aja üks suurimaid psühholoogilisi probleeme." Mõelda vaid: me kontrollime oma nutitelefone keskmiselt 50 korda päevas. Ja teadlase ja kirjaniku Cal Newporti sõnul kahjustab see oluliselt meie võimet selgelt mõelda ja olla loominguline.

Oma „Peaga töötama. Edumustrid IT-spetsialistilt”tutvustab ta mõistet „sügav töö”. Seda tüüpi töö eeldab täielikku keskendumist ja konkreetsesse ülesandesse süvenemist. Ei mingeid segajaid – maksimaalne pingutus ja keskendumine. See on ainus viis tõeliselt raskete ülesannete täitmiseks õige kvaliteediga.

Newport viitab taktikale, mida kasutas tema kolleeg, Pennsylvania ülikooli professor Adam Grant. Ta pühendab sügissemestri õpetamisele ning kevade ja suve uurimistööle ega sega neid kahte kunagi. Pingelise uurimistöö käigus seab professor end täielikku isolatsiooni, et õpilased teda ei segaks.

Tõenäoliselt pole teil võimalust sama teed minna ja mitu kuud ärritusallikate eest peitu pugeda. Ärge heituge: te ei pea terve semestri jooksul "sügavasse töösse" sukelduma. Newport looge oma ajakava teie isiklike eelistuste põhjal.

Otsustage, millal tunnete end kõige energilisemana ja erksamana, ning tehke just siis kõige raskem töö, lülitades nutitelefoni välja ja keeldudes e-kirjade kontrollimisest. Näiteks Newport ise hakkab tööle varahommikul, kuid ei tee seda kunagi pärast kella 17.30.

3. Arvestage kohtumiste aegu

Startup inkubaatori Y Combinator kaasasutaja Paul Graham, et on kahte tüüpi töögraafikuid: "juhi" ajakava ja "looja" ajakava.

Esimene võimalus on korraldajatele ja ülemustele. Nende arvates on tööaega lihtne juhtida. Peate päeva jagama tundideks. Ja kui ilmub uus ülesanne, eraldate selle jaoks lihtsalt paar tundi, märkides selle korraldajasse. Seega, kui "juhil" on vaja ärikohtumise või ajurünnaku aeg kokku leppida, vaatab ta oma kalendrit, leiab vaba tunni ja kogub kolleegid kokku.

Kuid "loojate" jaoks on sellised kohtumised, isegi need, mis on ette planeeritud, katastroof. Lõppude lõpuks ei jaga loomeinimesed, programmeerijad, kirjanikud või kunstnikud oma ajakava "juhtideks". Tavaliselt peavad nad ülesannete täitmiseks kulutama vähemalt pool päeva ja ühe tunniga soojendavad nad parimal juhul ainult üles. Ja kui keset oma töötegevust peavad "loojad" lahku lööma ja kolleegidega kohtumisele minema, kukuvad nad rütmist välja ja siis on neil väga raske ülesande juurde naasta.

Halduri ajakava ja looja ajakava töötavad iseenesest hästi. Aga kui need ristuvad, algavad probleemid.

Paul Graham

Seega, kui olete juht, uurige eelnevalt oma alluvatelt, millal on parem korraldada ühiseid koosolekuid, et mitte segada inimesi tööle kõige ebasobivamatel hetkedel.

4. Kontrolli oma energiatarbimist

Tony Schwartz ja Jim Loer täisvõimsusel! väidavad, et tootliku töötaja peamine ressurss ei ole aeg, vaid energia. Sa võid kulutada terve päeva raskele ülesandele, kuid kui sul napib füüsilist ja vaimset jõudu, jääd soiku ega tee midagi kasulikku. Kui aga sisemist energiat jätkub, saad mõne tunniga keerulise asjaga hakkama ja ülejäänud päeva millegi lihtsamale pühendada.

Schwartz ja Loer eristavad nelja energiatüüpi: füüsilist, emotsionaalset, vaimset ja vaimset. Ja kui jätate mõne neist vahele, langeb teie tootlikkus.

• Füüsiline energia mõjutab otseselt teie võimet reageerida keskkonnale ja teha õigeid otsuseid. Selle ressursi puudumine on seotud kehva toitumise, unepuuduse ja väsimusega.
• Emotsionaalne energia mõjutab võimet stressiolukordades oma emotsioone õigesti juhtida.
• Vaimne energia võimaldab keskenduda ühele ülesandele ja mitte lasta end segada. Inimene, kellel on palju seda, suudab keskenduda isegi stressirohkes olukorras, kui kõik tema ümber üritavad tema tähelepanu kõrvale juhtida.
• Vaimne energia võimaldab motivatsiooni säilitamiseks näha oma tegevuses eesmärki. Ta õhutab entusiasmi, visadust ja pühendumust.

Kõigi nelja näitaja õigel tasemel hoidmiseks söö õigesti, maga piisavalt ja liigu (treening stimuleerib ajutegevust). Ja kasutage energia taastamiseks lihtsaid tehnikaid.

Elu ei ole maraton. Elu on spurtide jada.

Tony Schwartz

Hea meetod täieliku keelekümblustöö ja lühikese puhkuse vaheldumiseks on Pomodoro tehnika, mis sobib ideaalselt Cal Newporti sügava töö kontseptsiooniga. Põhimõte on lihtne: mõõdame taimeriga 25 minutit ja teeme ühe olulise ülesande kogu selle aja ilma segajateta. Seejärel - paus 5 minutit. Selle aja jooksul täiendame energiat. Seejärel kordame tsüklit veel neli korda ja teeme pika pausi 20 minutit.

5. Söö hommikusöögiks konni

Kõigiga on kunagi nii juhtunud: puutute kokku mõne ülesandega, mille peate täitma, kuid te tõesti ei taha seda teha. Sa hakkad seda edasi lükkama ja tähtaja lähenedes ripub see sinu kohal aina rohkem, segades tähelepanu muudelt asjadelt ja pannes sind taaskord muretsema.

Populaarne kirjanik Brian Tracy nimetab neid probleeme "konnadeks". Ja ta soovitab neid mitte hilisemaks lükata, vaid teha need võimalikult varakult.

Kui sööd hommikul konna, tõotab ülejäänud päev tulla imeline, sest tänaseks on halvim möödas.

Mark Twain

Pärast raskest ülesandest vabanemist tunnete rahulolu, saate ülejäänud päevaks positiivse energialaengu ja saate puhta südametunnistusega liikuda oma nimekirja järgmiste punktide juurde.