Kuidas GTD-süsteemi elus tõhusalt rakendada

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 03:53

Samm-sammult plaan, mida järgides saad seda produktiivsuse tehnikat oma elus hõlpsalt rakendada, seada prioriteedid ja leida alati aega oluliste asjade jaoks.

See materjal on jätk artiklile "". Esiteks tasub sellega end kurssi viia, kuna seal on palju kasutatud mõisteid üksikasjalikult lahti seletatud.

See artikkel on samm-sammuline juhend, kuidas GTD-d päriselus rakendada. Kirjutades järgisin järgmisi põhimõtteid:

• Mitmekülgsus. Siin kirjeldatud ideed on universaalsed ja nende abiga ehitab igaüks endale GTD süsteemi, mis töötab täpselt nende teenustega, millega ta on harjunud.
• Lihtsus. Süsteemi peaks olema intuitiivselt lihtne kasutada. Info sisestamisele ja töötlemisele, samuti järgmiste sammude planeerimisele tuleks kulutada minimaalselt aega ja energiat. Alles siis töötab süsteem pikemas perspektiivis ja ka pärast pikki pause: näiteks kui lähete kuuks ajaks puhkusele, siis naastes saate taastada oma lähenemise ärijuhtimisele.
• Töökindlus. Kõige tähtsam on olla oma süsteemis kindel, nimelt see, et sa ei unustaks midagi planeeritud, kuna näed õigel ajal meeldetuletust.
• Keskendumine sellele, mis on oluline. Süsteem peaks aitama keskenduda nii sellele, mida hetkel teed, kui ka neile asjadele, mis on olulised pikemas perspektiivis.
• Rõõm. Juhtumite ja ülesannete haldussüsteem peaks teile rõõmu pakkuma. Näiteks kui lamate pärast rasket tööpäeva diivanil, telefon käes, ristate loendist täidetud ülesanded ja saate sellest tõelise naudingu. Eriti kui seda visualiseerib teie tootlikkuse graafiku kasv.

GTD süsteemi 5 peamist etappi

1. etapp. Teabe kogumine

On vaja kokku koguda absoluutselt kõik juhtumid, ka kõige väiksemad, siis on meie teadvus puhas ja me tegutseme võimalikult produktiivselt.

Seetõttu ei tööta standardsed ülesannete nimekirjad, sest enamik inimesi salvestab sageli ainult kõige olulisemad asjad ja sadu ülesandeid, mis pole nii olulised, ei lähe üldse arvesse. Aga just sellised väikesed, end regulaarselt meelde tuletavad ülesanded kasutavad ära olulise osa ajuressurssidest ja tekitavad lisakogemusi, mis toovad kaasa väsimuse ja stressi.

GTD süsteemi üks olulisi põhimõtteid on kõik ülesanded peast täielikult maha laadida ja need töökindlasse süsteemi panna, mis aitab olulised asjad õigel ajal meelde jätta.

Samuti peate arvestama, et sissetuleva teabe kogumiseks peaks olema minimaalne korve. Ideaalis üks. Siis on seda kõige lihtsam käsitseda.

2. etapp. Infotöötlus

Selles etapis töötleme meie postkastis olevat teavet.

Selles etapis on kolm võimalust, kuidas jätkata:

• Märkige ülesandeks "Tegevus", märkides selle täitmise järgmise sammu ja tähtaja. Võite tähtaja määramise vahele jätta, kui teil pole veel selget arusaama, millal peate ülesande täitma.
• Kui te ei pea sellega midagi tegema, teisaldage teave "Kataloogi", kuid sellest võib tulevikus kasu olla.
• Kustutage teave, tehes kindlaks, et see on "Prügikast": see tähendab, et te ei pea sellega midagi tegema ja see pole tulevikus kasulik.

3. etapp. Tegevuste korraldamine

Kõik toimingud läbivad järgmise lehtri.

Filter 1 – "lõikamine"

Esitage endale küsimus: kas ma peaksin seda toimingut tõesti tegema? Kui kahtlete, kustutage see.

Filter 2 – "Delegeerimine"

Esitage endale küsimus: kui seda on vaja teha, siis kas ma pean seda tõesti isiklikult tegema? Kui ei, siis delegeerime ja näitame vastutava isiku, lõpptulemuse, kontrolli vaheetapid (sõlmepunktid) ja tähtaja.

Kui toimingu peate tegema teie, minge järgmise filtri juurde.

Filter 3 – "Toiming"

Esitage endale küsimus: kas see toiming võtab rohkem kui 2–5 minutit? Kui ei, siis tehke seda kohe ja vabastage oma pea. Kui jah, siis palun registreeru.

Toimingud süsteemis võivad olla järgmist tüüpi.

"Järgmised toimingud" - lihtsad ülesanded, mis koosnevad ühest toimingust (helista, kirjuta, mine jne). Näiteks toiming "Talverehvide vahetus velgedel" koosneb järgmistest lihtsatest toimingutest: helistage ja registreeruge autoteenindusse, määrake kalendrisse aeg ja sõitke õigel ajal autoteenindusse.

Selliseid toiminguid on mugav koguda loenditesse vastavalt kohale ja oludele (kontekstuaalsed loendid). See võib olla loend Poes, kus loetlete kõik, mida peate poes ostma, või loend toolil, kuhu saate lisada asju ja ülesandeid, mida saate õhtul pärast tööd oma lemmiktoolis teha.. Või "bossiküsimuste" loend, kuhu paned kirja kõik küsimused, mis sul ülemusele on, et saaksid need kõik ühe hooga lahendada.

Tavaliselt salvestan kõik sellised toimingud kas "Google'i kalendrisse" (kohtumised ja sündmused), või pilveteenusesse Todoisti, kus on mugav ülesandeid korraldada.

"Projektid" - ülesanded, mille täitmine nõuab rohkem kui ühte sammu. Projekti käivitamiseks peate kirjeldama selle rakendamise esimesi samme ja jätma selle kohta meeldetuletuse usaldusväärsesse süsteemi. Selle tulemusena muutub projekt lihtsate toimingute ahelaks, millest igaüks saab järgmise viie minuti jooksul sooritada ja tulemuse saada.

Postitan projekte Trello kaartidele. Kaart on ideaalne konteiner projektidele, kuhu saab paigutada:

• projekti kirjeldus ja eesmärk;
• lingid teistele projekti käsitlevatele dokumentidele;
• vastutavate isikute nimed;
• tähtaeg;
• kontrollnimekirjad järgmiste sammudega;
• kommentaarid projekti kohta;
• vajalikud failid ja nii edasi.

Viivitatud toimingud … Kui me ei saa ilma täiendavate sündmuste või infota järgmisi toiminguid planeerida (näiteks ootame sõbralt autoteeninduse telefoninumbrit, kus on võimalik kasumlikult rehve vahetada), paneme need toimingud "Edalükatud". "loend. Soovi korral saate millegi kontrollimiseks määrata meeldetuletuse.

Selliseid ülesannete loendeid saab struktureerida ka kontekstipõhiste loenditena. Näiteks koostage nimekiri ülesannetega, mille olete oma assistendile määranud.

Nimekiri "Ühel päeval" sisaldab ülesandeid, mis ei nõua praegu aktiivset tegutsemist, kuid mida tahaksime tulevikus täita.

See võib olla:

• raamatud, videokoolitused ja kursused, mida soovite osta;
• kasulikud oskused, mida soovite omandada;
• kohad, mida soovite külastada;
• asju, mida soovite osta.

Peate perioodiliselt seda loendit vaatama, märkmeid tegema ja muutma need eesmärkideks, mille nimel töötate.

4. etapp. Regulaarne ülevaatus

Süsteemi toimimiseks on vaja regulaarselt üle vaadata peamised ülesanded ja projektid, et kustutada need, mis enam ei ole aktuaalsed, ning uued prioriteedi järgi sorteerida ja tööle saata.

Selle ülevaatuse regulaarseks säilitamiseks järgige neid nõuandeid.

• Jätke ülevaatuseks oma ajakavasse 30–60 minutit (algul piisab kord nädalas).
• Koostage selliseks ülevaatuseks kontrollnimekiri või plaan, kus on kirjas järjekord, mis mille järel tuleb. See plaan ei tohiks olla liiga keeruline ja ülevaatamine ei tohiks võtta liiga kaua aega või te lihtsalt ei tee seda regulaarselt.

Allpool on näide minu iganädalasest ülevaatest. Tegin selle tegevuste jadaga petulehe kujul, mis kujutab teenuseid/dokumente, mida uurin. Saate seda korraldada tavalise loendiga või joonistada teile sobiva vabakäe diagrammi.

Printige neli neist kontrollnimekirjadest kuus. Iganädalasel ülevaatamisel võtke üks neist kätte ja tõmmake loendist täidetud üksused risti. See lihtne harjutus motiveerib teid neid arvustusi jätkama.

5. etapp. Tegevused

Kui nädala plaan koostatud, siis jääb üle tegutseda. Vältige üht suurimat GTD algaja viga, kui kulutate nende tegeliku täitmise asemel liiga palju aega ülesannete korraldamisele.

Siin on mõned näpunäited oma tegevuse tõhusamaks muutmiseks.

1. Koostage nädala kava põhjal päevaplaan. Jagage oma päev plokkideks, tehes 2-3 plokki oluliste ülesannete jaoks ja paar plokki muude ülesannete jaoks. Plokkide kestus on keskmiselt 60–120 minutit. Sisestage plokkide vahele vaba aeg ettenägematute ülesannete jaoks.
2. Töötage Pomodoro süsteemiga, selleks saate oma telefonis taimeri seadistada. Selle olemus on lihtne: iga 25-30 tööminuti järel tehke viieminutiline paus ja pärast kolmandat tööplokki - pikem paus (15-30 minutit). Kokku on kolm 30-minutilist blokki, viieminutilised vaheajad, millele järgneb pikk 15-30-minutiline paus. Saate teha 2-4 sellist tsüklit päevas, olenevalt sellest, kui sageli teie tähelepanu hajub.
3. Oluliste asjadega plokkide ajal proovige mitte lasta end teistest inimestest ja kõrvalistest helidest segada (selleks saate kõrvaklappides keskendumiseks sisse lülitada spetsiaalse muusika).
4. Tehke kindlaks, millal teie energiatase on kõrgeim (näiteks kella 7-9 hommikul) ja tehke selle aja jooksul kõige olulisemad asjad, mis viivad teid teie isiklikele eesmärkidele lähemale.
5. Ärge planeerige päevale liiga palju olulisi asju: 1-3 on piisav. Oluline on, et päeva lõpuks, olles oma plaanis läbikriipsutatud ülesandeid vaadanud, jääksid rahule ja teeksid homseks sama realistliku plaani.