Kuidas olla kontoris kõige produktiivsem töötaja ja ikka kell 17.30 koju minna

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 03:53

Mõnikord tundub ülesannete nimekiri meile lõputu. Juba ainuüksi seda vaadates tunneme end raskest tööst kurnatuna. Meid kõiki piinab küsimus, kuidas olla produktiivne, et oleks aega kõigi tööülesannetega toime tulla, kuid samas mitte veeta päevi ja öid tööl. Selles artiklis püüame sellele vastata.

See on Cal Newport. Ja teda võib nimetada tõeliselt produktiivseks, kuna ta:

• ülikooli professor, kes veedab seal põhikohaga ja lisaks paaridele korraldab erinevaid tegevusi üliõpilastele;
• kirjutab kuus (või isegi rohkem) artiklit aastas teadusajakirjadesse;
• nelja suurepärase raamatu autor ja töötab praegu viienda kallal;
• hooliv abikaasa ja isa;
• peab tootlikkuse ja tõhususe kohta blogi, mida uuendatakse regulaarselt uute sissekannetega.

Vaatamata kõigele eelnevale lõpetab ta töö kell 17.30 ja nädalavahetustel ajab äri harva.

Ei, ta ei ole superkangelane ja tal pole 15-liikmelist abimeest. Lõpetagem hetkeks kadedus sellise organiseerituse ja efektiivsuse peale ning mõelgem, kuidas Cal kõigega hakkama saab.

Altpoolt leiate näpunäiteid, mis aitavad teil õppida, kuidas oma aega tõhusalt juhtida, lõpetada laisk olemine, lihtsalt hakata rohkem tegema ja lahkuda kontorist koju kell 17:30. Niisiis, alustame.

1. Ülesannete nimekirjad on kurjad. Planeerige ajakava

Ülesannete nimekirjad on iseenesest kasutud. Need on alles teie esimene samm. Peate endale selge ajakava koostama. Milleks? See aitab teil planeerida, mida saate tegelikult teha. See võimaldab teil konkreetse ülesande täita täpselt siis, kui saate seda kõige tõhusamalt täita, ja mitte ainult sellepärast, et see on loendis neljas.

Kuni teie loendis pole iga ülesande jaoks kindlat kuupäeva ja kellaaega, olete lihtsalt soovunelm.

Cal Newport

Planeerimine julgustab teid reaalsusele vastu astuma. Teil on piiratud aeg ja konkreetne arv ülesandeid. Kuid te ei saa täpselt kindlaks määrata, kui kaua iga ülesanne teie jaoks aega võtab. Kui heidate pilgu kogu töömahule, saate iga töötunni produktiivselt veeta, sellest rohkem välja pigistada ja töötada seal, kus ja millal ja kus teile mugavam on.

Eksperdid nõustuvad, et kui te ei arvuta ülesannete täitmiseks kuluvat täpset aega, määrate end juba ette läbikukkumisele.

Kindlasti arvavad paljud teist praegu, et enamik ülesandeid ilmuvad ootamatult ning neid ei saa ette näha ega planeerida. Jah, loomulikult on selliseid ootamatuid ülesandeid väga raske oma ajakavasse lisada. Kuid selleks ei pea te laubal olema seitset laiust. Kõik võib igal hetkel muutuda. Sellegipoolest peab sul olema plaan, muidu raiskad oma aega.

Kas soovite lõpetada edasilükkajaks olemise? Ajakava aitab teid.

Cal Newport

Arusaam, et sul on selgelt planeeritud töömaht, vähendab juba soovi tegemistega venitada. Sa ei mõtle sellele, kas peaksid praegu töötama või mitte – otsus on juba tehtud.

Kas see kõlab teie jaoks liiga korrapäraselt ja mitte liiga lõbusalt? Arva valesti.

Uuringud näitavad, et mitte ainult tööaja, vaid ka vaba aja planeerimine on hea mõte. Seega parandate oma elukvaliteeti: isegi oma vaba aega selgelt planeerivate inimeste elatustase on palju kõrgem kui neil, kes seda ei tee.

Olgu, jätsime tööde nimekirja ja koostasime konkreetse ajakava. Nüüd õpime prioriteete seadma, sest te ei saa töötada 24 tundi seitse päeva nädalas, eks?

2. Oletagem, et lähete koju kell 17.30 ja seejärel planeerige asjad, mida enne seda aega teha

Töö võtab kogu selle aja, mille annad. Andke talle 24 tundi seitse päeva nädalas ja võite olla kindel, et töö võtab kõik need 168 tundi.

Pead seadma piirid, kui tahad töö- ja eraelu tasakaalus hoida. Ajapiirangud aitavad kaasa teie tõhususele.

Määra endale tähtaeg: lahkud töölt kell 17.30. Ja seejärel planeerige ülesannete hulk, mida saate selleks ajaks täita.

Cal nimetab seda tiheda ajakava tulemuslikkuseks.

Võite minna ka teist teed pidi: loo endale päkapiku jaoks ideaalne töögraafik ja tee siis täpselt vastupidist. Töötage kõvasti ja kõvasti, ilma ennast haletsemata. Uskuge mind, kui töötate kõvasti, leiavad nutikad ja kasulikud lahendused teid ise.

Kuid ärge unustage, et peate end ületöötamise eest kaitsma. Peaksite tundma, et kontrollite oma ajakava. Mida rohkem tunnete end olukorra üle kontrolli all olevat, seda vähem stressi kogete.

Olgu, kujutate ette ideaalset päeva päkapiku jaoks ja teete vastupidist. See aitab teil praeguste ülesannetega tõhusalt toime tulla. Kuidas on lood pikaajaliste projektidega?

3. Tee jooksva nädala plaan

Arvan, et nõustute sellega, et lühiajalised plaanid pole enam lahedad. Kui mõtlete ainult tänasele, ei ole te kunagi ees.

Tahad kirjutada raamatuid, olla seotud erinevate tegevustega, teha uurimistööd ja olla samal ajal hea lapsevanem? Teil on vaja konkreetset nädalaplaani.

Cal Newport

Inimestele ei meeldi vaadata pikaajalisi plaane, kuid nad unustavad, kui palju kasu need võivad neile tuua. Ma tean, mida ma teen iga tund, päev, nädal, kuu oma elus. Kas see on teie arvates raske? Lihtsam kui arvate. Esmaspäeva hommikul kulub selleks üks tund. Ainult.

Esmaspäeva hommikul koostan nädala plaani. Käin oma kirjad läbi, mõtlen ülesannete üle, mida pean tegema, vaatan oma kalendrit ja mõtlen, kuidas niimoodi oma aega planeerida. Kui mul on plaan, saadan selle endale meiliga, nüüd näen seda alati oma postkastis. Siin saan ma seda iga päev jälgida ja võin ka alati mitu korda päevas selle juurde tagasi pöörduda, kui äkki unustan prioriteedid.

Ja Calil on õigus. Kui järgite plaani, veedate oma aega tõhusamalt.

Võib-olla arvate, et piisab, kui mõelda oma peas läbi kõik eelseisvad nädala ülesanded, kuid neid pole vaja kirja panna. Ei, see pole nii.

Kui kirjutate asjade plaani, siis seda tõenäolisemalt jääte sellest kinni: teil on midagi käegakatsutavat, mitte ideaalset, see tuletab teile meelde teie prioriteete.

Seega on teil nüüd selge ajakava ja nädalaplaan. Aga tunned, et millestki muust on puudu. Ja sa mõtled õigesti.

4. Tehke vähem ülesandeid, kuid tehke seda kirega

Tõenäoliselt mõtlete midagi sellist: "Mul on lihtsalt liiga palju teha. Ma ei saa nendega ettenähtud aja jooksul kunagi hakkama."

Ja Cal tunnistab, et sul võib õigus olla. Kuid te ei tohiks alla anda ega paanikas töötada enne kella 22.00.

Teil peaks olema vähem tegemist kui praegu. Pidage meeles, et mitte kõik teie asjad pole nii olulised, kui võib tunduda. Sa ütled jah sagedamini kui peaks. Küsige endalt: "Mis on minu jaoks elus tõeliselt väärtuslik?" Ja siis lõika ära nii palju ebavajalikku kui võimalik.

Cal Newport

Meid hinnatakse alati selle eest, mida me kõige paremini oskame. Seega, kui soovite olla edukas, ärge laske end üle koormata, laske teil teha vähem ülesandeid, kuid teil on võimalus neid paremini täita. Inimesed ütlevad liiga sageli jah. Ma ütlen ei paljudele ja paljudele. Väldin halastamatult ülesandeid, mis mind lõõgastavad, kui tunnen, et need pole minu jaoks tegelikult olulised.

Teil on tunne, et teil pole üldse aega, kuid ajajuhtimise spetsialist John Robinson on teiega eriarvamusel ja usub, et täna võib meil olla palju rohkem vaba aega kui kunagi varem.

Ta rõhutab, et tänapäeva inimesed ei tööta rohkem kui nende eelkäijad (kuigi enamik meist arvab teisiti). Uuringud näitavad, et viimase 40 aasta jooksul on inimesed kulutanud palju vähem aega tööülesannete täitmisele ja on palju tõenäolisemalt seotud ebaproduktiivsete tähelepanu kõrvalejuhtimisega. Johni sõnul on kõigil aega puhata.

Mis on sellest järeldus? Sulle tundub, et sul pole aega, sest see on lõhki tüütud väikesteks ülesanneteks, mis kurnavad sinu elu ja sind.

Nii et tehke vähem. Kuid tehke seda "vähem" kire ja põnevusega.

Teie plaanid on üles ehitatud ja sobivad ideaalselt teie ajakavaga. Kuid üks küsimus jääb endiselt lahtiseks: milliseid ülesandeid peaksite täitma?

5. Pööra vähem tähelepanu väikestele ülesannetele – keskendu sellele, mis on prioriteetsem

Tööl teeme erinevaid asju. Sellised pisiasjad nagu e-kirjade sõelumine, jooksvad ja, kui mõelda, siis mitte alati vajalikud koosolekud ning järgmiste kontorijuttude pealtkuulamine, ei nõua meilt erilist vaimset pingutust. Sa ei kasuta siin oma andeid. Kui tegelete mõne olulise äriga, nõuab see kõigi teie võimete ja oskuste aktiveerimist. See viib kvaliteetsete tulemusteni.

Mis on väikeste ülesannete probleem? Me upume "madalasse vette".

Inimesed, kes töötavad sageli nädalavahetustel ja öösiti, tunnevad, et teevad palju vähem kui need, kes jätavad tööga hüvasti kell viis õhtul. Seda seetõttu, et nad töötavad palju, kuid nende ülesannete tähtsus ei ole suur.

On ebatõenäoline, et keegi sai tegevjuhiks ainult seetõttu, et vastas kõigile meilidele või osales ühel tarbetul väikesel koosolekul. Jah, isegi väikeste ülesannete hoolikas täitmine päästab teid vallandamisest, kuid saate areneda alles siis, kui suuremahulised ülesanded muutuvad teie peamiseks prioriteediks.

Võtke aega eranditult prioriteetsete ülesannete täitmiseks. Kuidas seda rasket äri alustada?

Peaasi on lõpetada hommikul oma meili kontrollimine.

Tim Ferris Enimmüüdud autor raamatu How to Work 4 Hours a Week

Püüdke esimese kahe tunni jooksul pärast ärkamist oma meili mitte kontrollida. Mõnel inimesel on seda isegi raske ette kujutada, neil tekivad kindlasti sellised küsimused nagu: “Kuidas ma saan seda teha? Pean kindlasti oma posti üle vaatama, muidu ei saa ma tööle. Teid üllatab teadmine, et enamikul juhtudel pole see sugugi nii.

Jah, võib-olla peaksite tõesti minema oma e-kirjadesse ja koguma teavet, mis võimaldab teil ülesande 100% täita. Kuid võite selle esmalt 80 või 90% võrra täita ja alles siis pugeda oma kirjadesse lisateabe saamiseks. Nii säästate end hommikul tarbetu ja kõrvalise teabe eest, millele teie tähelepanu kindlasti lülitub, ja saate pühenduda eranditult tööle.

Niisiis, kuidas me kõik ülaltoodud kokku sidume? Kummalisel kombel, kokkuvõtteks.

Cal andis meile viis head nõuannet:

1. Ülesannete nimekirjad on kurjad. Tee endale ajakava.
2. Oletagem, et lähete koju kell 17.30 ja seejärel planeerige asjad, mida enne seda aega teha.
3. Tee jooksva nädala plaan.
4. Tehke vähem ülesandeid, kuid tehke seda kirega.
5. Pöörake vähem tähelepanu väikestele ülesannetele – keskenduge kõrgemale prioriteedile.

Nüüd kõlavad sõnad "graafik" ja "plaanid" teile külmalt ja te ei mõista konkreetseid eeliseid, mida need teile toovad. Kuid kui teete need oma elu osaks, mõistate, et teil on pere ja sõprade jaoks vaba aega. Lisaks teete asju, mille üle võite uhkust tunda.

Cal Newport

Intellektuaalne töö on tegelikult meisterlik töö. Kuid see pole nii keeruline, kui tundub: te ei tegele puidu nikerdamisega, vaid töötate teabega. Te arendate ideid. Tuleb eraldada nisu sõkaldest ja vahel toormaterjalist ideid luua. Kui hakkate seda protsessi vaatama meistri pilguga, muutute õnnelikumaks, oma tööga rahulolevamaks ja loomulikult edukamaks ka tööelus.

Valige, kelleks soovite saada: eraklikuks kontoriks või edukaks loojaks?