7 kõige häirivamat asja kontoris ja kuidas nendega toime tulla

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 03:53

Suurendame oma tootlikkust ja õpime tööl aega tõhusalt kasutama.

Kurb, kuid tõsi: inimesed viivitavad keskmiselt 4 tundi päevas. Tööl istudes kasutame tegelikult infograafikat: kui suure osa oma tööpäevast tegelikult töötate? vaid 60% (või isegi vähem) ajast oluliste ülesannete täitmiseks ja ülejäänu on jamade tegemine.

2008. aastal võttis dr John Taylor kasutusele termini "kronofaag" (st "ajasööja"). Ja selleks, et oma töövoogu juhtida, peate vaenlast nägemise järgi tundma.

Tähelepanu segavad tegurid kontoris

1. Meil

Keskmine kontoritöötaja saab päevas 88 e-kirja ja kontrollib selle aja jooksul umbes 15 korda e-kirja, kuidas e-posti kontrollite, teeb teid vähem tootlikuks. Meilikonto kontrollimine on omamoodi rituaal, millega enamik inimesi igal hommikul oma tööd alustab.

Kuid tegelikult on see puhas edasilükkamine. Kirjade hoiuseid välja kaevates tunneme, et teeme midagi kasulikku, kuid tõsi on see, et see tõmbab meid ainult tõeliselt olulistelt ülesannetelt kõrvale.

2. Sotsiaalsed võrgustikud

Me kõik vajame oma kontoris töötamiseks Internetti. Töötajatele meeldib aga The State of Workplace Distractions kasutada veebi ka isiklikuks tarbeks. Näiteks sotsiaalvõrgustikes hängimiseks.

28% CNBC.com-i küsitletud tööandjatest ütles, et nad vallandasid oma töötajad sotsiaalmeedia ja veebiostude kuritarvitamise tõttu tööajal. Nii et võrgumeelelahutus ei hajuta mitte ainult teie tähelepanu, vaid võib põhjustada ka töö kaotamise.

3. Kohvipausid

Kas sulle meeldib keset tööpäeva kolleegidega kohvi juua? Vean kihla, et teete. Kohvipausid aitavad teil suhelda ümbritsevate inimestega ja on üldiselt lihtsalt nauditavad.

Keskmine töötaja kulutab Kas teepaus tööl on tootlikkusele hea? 24 minutit päevas tee või kohvi valmistamiseks ja joomiseks. Lisage siia kohustuslikud vestlused teiste töötajatega, ilma milleta ükski tee ei ole täielik. Kohutav ajaraiskamine.

4. Koosolekud ja koosolekud

Kontoris töötades käite kindlasti pidevalt kõikvõimalikel koosolekutel ja läbirääkimistel ning osalete arvukatel aruteludel. Kuigi sellised sekkumised on vajalikud, on need sageli hirmutavalt ebatõhusad.

Raiskate palju aega tööl on tõestanud, et inimesed veedavad koosolekutel ja koosolekutel umbes 31 tundi kuus. Kujutage vaid ette, kui palju kasulikku saate selle aja jooksul teha.

5. Kolleegid

Kaugtööl on omad miinused, kuid siin on kindel pluss – vaikus ja üksindus. Kontoris jääd sellest luksusest ilma. Töökaaslased sinu ümber on üks suurimaid segajaid, eriti kuna sa ei saa neid mõjutada.

Teie töökaaslased võivad olla tüütud oma lõputute vestluste, valju muusika, telefoniga vestlemise või ebameeldivate harjumustega, nagu kontoritarvete närimine. Neile meeldib ka teie tähelepanu keset tööd segada. Millisest vooluseisundist saab siin rääkida?

6. Müra

Keskkonnamüra tase mõjutab oluliselt meie tootlikkust. Ja kontor on täis tema allikaid: valju signaale väljastavat tehnikat, akendest tänavahelisid ja jutukaid kolleege. USA riikliku tööohutuse ja töötervishoiu instituudi andmetel võib müra töökohal tõsta stressitaset ja põhjustada ärevust.

7. Nälg

Toitumine ei mõjuta mitte ainult teie füüsilist, vaid ka vaimset tervist. Seetõttu ei tohiks te end töökohal näljutada. Võite arvata, et lõunapausi võtmine on väärtusliku aja raiskamine, kuid te seda ei tee. Nälg mõjutab negatiivselt teie keskendumis- ja keskendumisvõimet, mis vähendab teie tootlikkust.

Nendega toimetulemise viisid

1. Korraldage oma töökoht

Töölaua segadus võib põhjustada stressi ja takistada teie tootlikkust. Seetõttu proovige tagada endale vastuvõetavad töötingimused.

Kontoritöötajad loovad iga päev tohutul hulgal faile: märkmeid, aruandeid, esitlusi – kogu sellesse kaosesse on lihtne eksida. Korraldage see kõik süsteemiks: kulutage veidi aega andmete korrastamisele, kuid siis juhatatakse teid kohe läbi. Tootlikkuse guru David Allen näiteks soovitab oma GTD-süsteemi paberimajandust puhastada. Aga sa saad arendada oma – peaasi, et see sulle mugav oleks.

2. Hoolitse heliisolatsiooni eest

Telefonis olulistel teemadel arutavad töötajad võivad kolleege väga häirida, isegi kui nad räägivad väga vaikselt. Seega, kui teil on oma kontor, tagage töökohal vastuvõetav heliisolatsioon ja teie alluvate efektiivsus suureneb oluliselt. Samuti saate luua ruumis spetsiaalse isoleeritud koha telefoniga rääkimiseks.

Kui olete tavaline töötaja, ostke endale kõrvaklapid või kõrvatropid, et kaitsta end ümbritseva müra eest vähemalt pisut. Ja säästke oma kolleege: kõnedele vastates lahkuge kontorist.

3. Kontrollige oma e-posti harvemini

Kontrollige oma e-posti kaks või kolm korda päevas, mitte rohkem. Seadistage hüpikmärguanded, et need ei segaks teid töötamise ajal. Teadlased leidsid, et meili harvem kontrollimine vähendab stressi, kuna need, kes kontrollivad oma e-kirju harvemini, on vähem stressis.

4. Korraldage videokonverentsi

Kui 23% kontoritöötajate ressursi CareerBuilder küsitletud seitsmest hullust statistikast kontori tootlikkuse kohta peab konverentse ajaraiskamiseks, ei saa see siiski läbi ilma ühise tööhetkede aruteluta. Kolleegidega suhtlemiseks ilma segaduseta hoidke videokonverentsi. See on palju parem kui üldkoosolekud mõnes kontoris, kuhu mujale tuleb minna, kõik jättes ja ülejäänu ootama.

Highfive'i uuringus MIS TEGELIKULT JUHTUB SINU KONVERENTSIKÕNEDE (INFOGRAAFIA) ajal ütles 94% vastajatest, et traditsiooniliste koosolekute asendamine videokonverentsidega aitab neil tõsta tootlikkust. Sellistel kohtumistel on inimestel vähem igav ja nad on rohkem keskendunud ning selline suhtlusvorm võtab palju vähem aega. Kolleegidega kohtumiseks ei pea te oma kohalt lahkuma ja samal ajal saate tööd jätkata.

5. Jälgi, kus sa oma aega veedad

Tihtipeale kulutame konkreetse kontoriülesannete täitmisel rohkem ressursse, kui see väärib. Kasutage aja jälgimise rakendusi, et olla produktiivsem. See annab teile teada, millal teete lollusi ja millal kasulikke asju. Seal on palju tasuta tööriistu, mis aitavad teil seda kontrollida.

6. Tehke paus iga 25 minuti järel

Te ei tohiks kulumise nimel töötada: see on pikas perspektiivis kahjumlik. Ületöötamine vähendab teie erksust ja keskendumisvõimet. Tehke tööst puhkamiseks pause, kuid pause kontrollitakse – vastasel juhul võite kaotada väärtuslikku aega.

Kasutage Pomodoro tehnikat, et otsustada, millal pausi teha. See meetod soovitab pärast iga 25-minutilist pingelist tööd teha viieminutilise pausi. Nii saate oma aega tõhusalt kasutada ja rohkem ära teha. Taimeri abil saate meeles pidada, millal puhata ja millal töötada.