Inbox Zero meetod on parim viis tuhandete lugemata meilidega toimetulemiseks

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 03:53

Postkasti tühjana hoidmine on lihtne. See aitab teil olla produktiivsem ega jäta tähtsatest sõnumitest kunagi ilma.

Hunnik lugemata e-kirju, mis pidevalt teie postkastis rippuvad, panevad kõik paanikasse. Kui teil on palju äripartnereid ja kolleege, kellega suhtlete kirjavahetuse teel, peate lihtsalt hoidma oma e-posti postkasti puhta ja korras.

JotFormi tegevjuht Aytekin Tank on huvitav viis e-kirjade korraldamiseks nimega Inbox Zero. Nagu nimigi ütleb, on meetod lihtsalt postkasti tühjaks hoidmine.

Üldiselt pole Tank midagi uut välja mõelnud. Inbox Zero lõi kirjanik ja blogija Merlin Mann kaua aega tagasi ning see on tõestatud ja tuntud meetod. Umbes samasugust dokumentidega töötamise tehnikat kirjeldas ka David Allen oma raamatus "Kuidas asjad korda saada". Tank kohandas selle just Gmaili veebiliidese jaoks.

Aytekin Tanki ettevõtja, JotFormi asutaja ja tegevjuht

Ma saan ja saadan iga päev sadu e-kirju. Kuid päeva lõpuks on mu postkast alati tühi. Mul pole sekretäri, kes oma kirjavahetust haldaks. Pean kinni põhimõttest nimega Inbox Zero. See pole keeruline.

Tank loetleb Inbox Zero meetodi eelised:

• Kui teie postkast on tühi, ei jää te tähtsast sõnumist ilma.
• Te ei pane oma adressaate kaua ootama, sest saate nende kirjadele kohe vastata.
• Teie postkasti ei kogune sadu ja tuhandeid lugemata kirju.
• Säästate rohkem aega tõeliselt oluliste ülesannete täitmisel ega kuluta tunde meiliga askeldades.

Tean paljusid inimesi, kes hoiavad hoolikalt kõiki oma kirju, ilma ühtki kustutamata. Selle tulemusena hakkab nende postkast välja nägema Twitteri kanalina. See ei ole mugav. Sa lähed pidevalt e-kirjadesse kaduma.

Aytekini tank

Oletame, et kasutate Gmaili – kuigi seda meetodit saab kohandada igale Interneti-teenuse pakkujale (Hotmail, Yandex, Yahoo) või meilikliendile (Outlook, Thunderbird või Sylpheed). Heidame pilgu lugemata kirjade hoiustele ja alustame.

1. Tühjendage oma postkast

Seega tuleb Inbox Zero meetodil tegutseda otsustavalt. Ava "Inbox", valige kõik sinna kogunenud kirjad ja arhiivige need korraga. Mõnele tundub see hullumeelsusena, kuid Tank soovitab just seda teha.

Alustada tuleb tühjast postkastist. See juhend ei aita teid, kui teie postkastis on kümneid tuhandeid meile. Seega arhiivige kõik ja alustage puhtalt lehelt.

Aytekini tank

2. Töötlege oma e-kirju kronoloogilises järjekorras

Selle tervisliku harjumuse arendamiseks vajate teatud distsipliini. E-kirjade töötlemisel alustage vanimast sõnumist ja liikuge uusima poole. Nii hoiate kronoloogilist järjekorda ega lähe segadusse.

Meilide haldamiseks Gmailis on kaks funktsiooni.

Lülitage sisse Auto Switch. Selleks avage "Seaded" → "Üldine", leidke üksus "Automaatne lüliti" ja aktiveerige see. Nüüd, kui vastate või arhiveerite meilile, ei naase Gmail teid postkasti, vaid kuvab järgmise meili. Nii saate kirju ükshaaval töödelda nende saabumise järjekorras ilma segajateta.

Seejärel lubage nupp Saada ja arhiveeri, kui teil seda pole. Avage "Seaded" → "Üldine" ja otsige üksust "Näita nuppu" Saada ja arhiveeri "vastuseks". See säästab teie aega. Lõppude lõpuks, kui olete kirjale juba vastanud, pole ju mõtet seda postkasti salvestada, eks? Klõpsake saatmisnupul ja e-kiri arhiveeritakse automaatselt.

Ja siin on veel üks oluline asi:

Ärge kasutage meili vestlusena. Pole midagi hullemat, kui luua pidevalt tsiteeritud kirjadest pikki vastusekette. Kui teil on vaja rääkida, kasutage messengerit, Slacki vestlust või võtke ühendust telefoni teel. E-post selleks ei sobi.

Aytekini tank

3. Vastatud - arhiiv

Inbox Zero meetodi põhireegel on see, et postkast ei ole koht, kuhu oma kirju salvestada. Kõik postkastis olevad kirjad tuleb kohe töödelda. Lugege neid ükshaaval ja vastake ja arhiivige, kui sõnum nõuab vastust, või lihtsalt arhiivige, kui sõnum ei vaja vastust.

Kui te ei saa meilile kohe vastata, on kaks võimalust.

• Salvestage see oma korraldajarakendusse. See võib olla Evernote, OneNote või mõni tegumihaldur. Määrake kuupäev, et programm tuletaks teile õigel ajal meelde vastuse kirjutamist.
• Kui saate vastuse kohe kirjutada, kuid adressaat peaks selle mõne aja pärast kätte saama, kasutage Gmaili hilinenud kohaletoimetamise funktsiooni. Outlook, Thunderbird ja teised kliendid saavad sama teha.

4. Lihtsalt tee seda

Kõik toimub suure ja võimsa David Alleni ettekirjutuste järgi. Kui meil nõuab toimingut, mis võtab mõne minuti, tehke seda kohe. Ärge kopeerige kirja oma ülesannete nimekirja. Ärge jätke seda oma postkasti.

Kui teil on vaja makse teha, tehke see kohe. Kui teil on vaja kolleegile tagasisidet saata, saatke see kohe. Kui asi võtab paar minutit aega, pole mõtet seda edasi lükata.

Aytekini tank

5. Kasutage klaviatuuri otseteid

Klaviatuuri otseteed vähendavad oluliselt e-kirjade töötlemisele kuluvat aega. Nendega ei pea te hiirekursorit edasi-tagasi liigutama. Tank soovitab meeles pidada ja kasutada kolme kiirklahvi:

• E-klahv võimaldab sõnumi kiiresti arhiveerida. Lugesime läbi, vajutasime E, arhiveerisime. See on lihtne.
• R-klahvi kasutatakse vastuse kiireks kirjutamiseks. Kui teil on vaja kirjale vastata, vajutage seda, sisestage vastus, vajutage sisestusklahvi.
• F-klahv edastab saadud kirjad teistele adressaatidele.

Ma arvan, et sa ei vaja muid kiirklahve. Gmailis kasutan ainult kolme kiirklahvi. Kõige muu jaoks on hiir. Kuid need kiirklahvid võimaldavad teil kiiresti sooritada kolm kõige levinumat meilitoimingut, nii et säästate palju aega.

Aytekini tank

6. Seadistage filtrid

Meilifiltrid on uskumatult mugav tööriist, mis teeb suure osa tööst teie eest ära. Peate need lihtsalt üks kord konfigureerima ja säästate palju aega.

Kui leiate oma postkastist regulaarselt ebaolulisi kirju (Interneti-teenuste teatised, automaatsed kirjad jne), siis kas loobuge nende tellimusest või seadistage filtrid, et sellised kirjad arhiivitakse automaatselt.

7. Postkast on tühi – sulge kirjad

Kui proovite keskenduda oma tööle, ei tohiks teid pidevalt e-posti teel segada. Pidagem siis kinni reeglist: kui teie postkast on tühi, sulgege Gmaili vahekaart või e-posti klient ja unustage kirjad järgmiseks paariks tunniks. Ole lihtsalt hõivatud.

Lülitage välja kõik sissetulevad meilimärguanded. Nad on väga segavad.

Saate mõne tunni pärast oma kirjad uuesti avada, sinna kogunenud sõnumeid töödelda ja seejärel tööle naasta. Inbox Zero meetodi eesmärk on sundida end mitte segama saabuvaid e-kirju. Peate haldama oma postkasti, mitte sina.

Aytekini tank

Kui olete Inbox Zero tehnikat proovinud ja olete valmis teile ütlema, mida saite, või soovite soovitada paremat meetodit, kirjutage kommentaaridesse.