Kuidas GTD süsteemi paremini ära kasutada

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 03:53

Kirjanik ja blogija Leo Babauta selgitab, kuidas jätkata planeerimist ja vabaneda kõigest, mis takistab sul produktiivsust.

Miks seda süsteemi vaja on

Getting Things Done (GTD) on David Alleni tuntud süsteem asjade tegemiseks. Selle kasutamisel salvestatakse absoluutselt kogu sissetulev teave ja jagatakse loenditesse. Eesmärk on saada asjad tehtud, kulutades rohkem aega sellele, mis on tõeliselt oluline.

GTD-süsteemiga võite saavutada väga suurt edu. Siin on vaid mõned neist.

• Sa saad hakkama paljude ülesannetega.
• Sa muutud enesekindlamaks.
• Sa viivitad vähem ja oled vähem hajameelne.
• Nad usaldavad sind rohkem: teised teavad, et viid alati kõik lõpuni.
• Teid kutsutakse tööle sagedamini, sest nõutakse kindlat lähenemist ettevõtlusele.
• Sa muutud paremuse poole – mõistad, mis on sinu jaoks tõeliselt oluline, muutud uudishimulikuks, hakkad õppima, looma tugevaid suhteid inimestega ja vabanema vanadest tajumustritest, mis sind takistavad.
• Te teenite rohkem.
• Oled võimeline looma eduka startupi või looma suurepärase ettevõtte.
• Saate jagada oma ideid – raamatus, ajaveebis või loengus.

Kuid kõigi nende eeliste saamiseks peate mõistma, kuidas süsteemi tõhusalt kasutada, ja välja selgitama, mis seda takistab. Kirjanik ja populaarse ajaveebi Zen Habits autor Leo Babauta selgitab, mida selleks tegema pead.

Kuidas GTD-süsteemi tõhusamalt kasutada

Uurige välja, mis takistab teid produktiivselt töötamast

Viivitamise harjumus. Te kõhklete ülesandele lähenemisel selle keerukuse tõttu: kas tunnete, et ei tule sellega toime, või pole te sellest üldse aru saanud. See on edasilükkamine.

Tähelepanu hajutamise harjumus. Teil õnnestus küll alustada, kuid lülitute kohe teisele ülesandele. Kõik samad kahtlused ja ebakindlus sunnivad seda edasi lükkama kergema harjutuse kasuks või lihtsalt aega surnuks lööma. See pidev ümberlülitamine viib keskendumisvõime kaotuseni. Samas tundub, et oled lõputult hõivatud.

Perfektsionism. Kaua tööle minna ei saa, sest praegu pole selleks õige aeg. Või lükkasite selle lõpetamise edasi, sest see polnud täiuslik.

Näiteks soovite alustada ajaveebi, kuid te ei tee seda, sest seni, kuni leiate selle jaoks ideaalse platvormi ja teema, ei ole teil piisavalt vaba aega ja endiselt pole teil heade ideede nimekirja. Või kirjutasite artikli ja ei avalda seda, sest materjal vajab veel viimistlemist – tegelikult te lihtsalt ei julge.

Keskkond. Inimesed nurjavad su plaanid, ei tee midagi õigel ajal, teevad kõike keeruliseks, rikuvad ära, kurdavad ja tüütavad. Ja teistele inimestele toetudes on mõnikord raske oma eesmärke saavutada. Enamasti on see lihtsalt vabandus iseendale.

Häirivad. Need on inimesed, sündmused, probleemid. Need segavad teie tööd. Midagi saab kontrollida, mõnda mitte.

Väsimus. Oled väsinud, näljane, kurnatud, segaduses või tüdinud. Sellised probleemid takistavad keskendumist ja asjade tegemist.

Sel juhul tuleb lihtsalt end laadida: teha uinak, jalutada, mediteerida.

Või võtke ülesandeid, mis ei nõua palju energiat: sortige oma e-kirju, tehke haldusrutiin. Kui väsimust on täheldatud pikemat aega, vaata üle oma toitumine ja uni.

Hirmud, kahtlused, abituse ja enesekindluse tunne. Need on enamiku ülalmainitud takistuste keskmes.

Tehke kindlaks, millest teil tõhusamaks töötamiseks puudu on

Valitud punktid on lahendus ülalmainitud probleemidele.

Prioriteedi seadmise oskus. Saate saavutada edu, kui pühendate suurema osa oma ajast olulistele ülesannetele. Kui olete hõivatud ebaoluliste tegevustega või pidevalt tegevuste vahel vahetades, olete vähem efektiivne. Peate valima ühe olulise probleemi ja keskenduma ainult sellele.

Järk-järgult õpite tuvastama, millised ülesanded ja projektid on teie jaoks väga väärtuslikud. Kas sõnumitele vastamine on olulisem kui artikli kirjutamine? Mis on teie karjäärile, õnnele, tervisele kasulikum?

Võimalus ettevõtlusega õigesti alustada. Just kalduvus venitada on üks levinumaid ja valusamaid probleeme, mis eesmärgi saavutamist takistab. Seetõttu on ülesannete täitmisel kõige olulisem alustada.

Keskenduge esimesele, väikseimale sammule. Nii väike kui võimalik. Looge keskkond, mis hõlbustab alustamist. Näiteks kui Leo ise tahtis jooksuharjumust arendada, keskendus ta ainult tossude jalga panemisele ja kodust välja saamisele.

Sprinditöö. See lähenemine aitab teil toime tulla multitegumtöö ja segajatega. Seda tehnikat nimetatakse ka Pomodoroks. See põhineb töö jagamisel lühikesteks 15-25-minutisteks intervallideks (sprint), mille jooksul pead keskenduma vaid ühele ülesandele, ilma et sind miski muu segaks.

Sellele järgneb väike paus, mille järel alustatakse uut spurti. Kui te pole seda meetodit kunagi kasutanud, võite korraldada paar sellist töölõiku päevas ja nädala pärast hakata nende arvu järk-järgult suurendama.

Ülesannete loendi haldamine. Aitab keskenduda ja kõige planeerituga toime tulla. Kuid proovige mitte üle keeruliseks ajada. Otsige üles lihtne planeerimisprogramm, kirjutage sisse kõik, mida peate lähiajal tegema, ja valige iga päev, millistele ülesannetele täna keskendute.

Planeeri päevale kolm olulist ja kolm väiksemat ülesannet – see arv võib muutuda olenevalt sinu tööpäeva pikkusest, ülesannete keerukusest ja nende täitmise kiirusest.

Oskus vigu aktsepteerida. Perfektsionism takistab asjade tegemist. Seetõttu ärge muretsege niivõrd oma töö täiuslikkuse pärast, kuivõrd selle valmimise pärast. Pidage kinni kirjanik Ann Lamotte'i reeglist "kõva esimene mustand".

Ta on veendunud, et ainus viis hästi kirjutama hakata (ja seda üldse tegema hakata) on visandada nõrk ja kasutu mustand. Mõne aja pärast naasete tulemuse juurde ja lihvite seda.

Töötamine ebakindluse režiimis. Hirmud ja raskused jäävad teid sageli kummitama. Seetõttu on väga kasulik õppida selles ebakindluses töötama: hoida end kontrolli all, mitte peituda ülesannete ja sisemiste kogemuste eest ning mitte kurta.

Selleks pange iga kord, kui midagi sellist enda selja taga märkate, kõik kõrvale ja proovige tunnetada oma olekut. Nõustuge sellega. Pöörake tähelepanu oma füüsilistele aistingutele. Veenduge, et ebakindlus ja ebamugavustunne on korras. Õppige hindama hetki sellisena, nagu need on.

Võimalus näha suurt pilti. Üks asi on keskenduda täielikult ühele ülesandele ja hoopis teine asi on vaadata olukorda tervikuna. Üldine olukorra analüüs tuleks läbi viia hommikul ja õhtul, samuti paar korda päeva jooksul – juhuks, kui on vaja tegevusplaani korrigeerida.

Me kõik oleme aeg-ajalt hajevil, segatud ja seisame silmitsi ettenägematute raskustega. Tootlikkuse säilitamiseks peate õppima vajadusel fookust muutma.

Oskus vastutada. Esiteks tähendab see mitte süüdistada teisi inimesi kõigis raskustes, millega oma eesmärgi saavutamisel kokku puutute. Võtke täielik vastutus oma tööosa eest.

Olge juht - näidake üles initsiatiivi, jälgige kogu meeskonna edu, isegi kui olete selles lihtne alluv.

Avatud suhtlus. Selliseid, et kõik saaksid selgelt aru oma kohustustest ja piiridest, samuti mittetäitmise tagajärgedest. See aitab luua struktuuri, milles kõik osalised saavad lihtsamalt ja tõhusamalt töötada. Proovige kohelda inimesi siiralt ja positiivselt, hoolimata kõigist nende puudustest.

Oskus planeerida. Ülesannete rohkus päevikus ei aita kuidagi kaasa eesmärgi saavutamisele. Selle asemel on parem koostada minimaalne nimekiri, vastates lihtsatele küsimustele. Kuidas alustada päeva oluliste ülesannete täitmiseks? Kuidas joosta sprinte nii, et keegi ei segaks su tähelepanu? Mille eest peate vastutama? Millal tasub oma postile järele tulla? Mis kellaajaks peaksin koosolekuid planeerima? Kuidas hindate oma päeva?

Vastused aitavad teil oma päeva planeerida. Ärge püüdke selle poole, et see oleks täiuslik. Analüüsides toimuvat, leiate aja jooksul parima võimaluse.

Kust alustada parandamist

Tehke lihtne plaan. Pole üldse vaja proovida kõiki puuduvaid oskusi korraga omandada. Alustuseks on kõige parem keskenduda esimesele neljale, mida igapäevaselt harjutate:

• Päeva ülesannete tähtsuse järjekorda seadmine ja määratlemine.
• Sprinditöö.
• Meditatsioon – kui tunned hirmu, ebakindlust või ebakindlust.
• Päeva lõpus analüüs ja plaani ülevaatamine.

Pange tähele, mida ja kuidas teete. Näidake saadud plaani kellelegi, keda tunnete, ja andke talle nädala jooksul iga päev aru. Lubage igal nädalal jagada oma õnnestumisi, väljakutseid ja seda, kuidas valmistute uue seitsmepäevase perioodi alguseks.

Võtke igal õhtul 10 minutit, et vaadata, kuidas teie päev läks ja kas olete kõik oma plaani punktid täitnud. Kirjutage üles, mis juhtus, mis takistas, kuidas saate edasiliikumist kiirendada.

Aja jooksul muutuvad sprintid, mediteerimine ja muud oskused teie jaoks lihtsamaks. Seejärel alustage oma süsteemi järkjärgulise täiustamise käigus uute ja tõhusate lähenemisviiside õppimist. Peaasi on meeles pidada, et harjutada.