7 ärisuhtluse reeglit sõnumitoojates

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 03:53

Kuidas vestlustes käituda, et mitte kaotada oma nägu kliendi ees ja mitte raamida kolleege.

1. Ärge kasutage messengerit ainsa suhtluskanalina

Vestlus on tõhususe huvides. Mugav on kiiresti selgeks teha need töökohad, mis ei jõua ära oodata. Siiski ei tasu kogu tööalast kirjavahetust messengerisse tõlkida: võtmesõnumid lähevad sellesse kaduma (ja mõnikord ka kustutatakse) ning sageli kaasatakse teema arutelusse inimesi, kes ei vastuta otsuste tegemise eest. See ainult raskendab suhtlemist.

2. Ära tee kirjavahetuses tõsiseid otsuseid

Vaatamata kiirsõnumite laialdasele kasutamisele nii väikestes kui ka rahvusvahelistes ettevõtetes, ei liigita ärietikett seda kanalit veel ametlikuks. Nii et vaieldava olukorra korral jääb tõde selle peale, kes kokkuleppe e-kirjaga kindlustas.

Kasutage oma töömeili, et salvestada WhatsAppis või Telegramis sõlmitud kokkulepped ja koordineerida edasisi toiminguid.

Teine argument selle soovituse kasuks on see, et dokumendid säilitatakse postis usaldusväärsemalt, vajadusel leiate kiiresti vajaliku teabe. Kusjuures teid võidakse vestlusest välja jätta ja messenger ise võidakse homme blokeerida.

3. Kirjutage lühidalt ja täpselt

Messengeri kasutajatele ei meeldi pikad sõnumid, mida tuleb lõputult kerida.

Sõnastage oma mõtted selgelt ja ühemõtteliselt ning järgige reeglit "üks mõte, üks sõnum". Olge lakooniline, ärge väljendage end kujundlikult ja vältige parasiitsõnu. See ummistab kirjavahetust. Selle asemel, et midagi kirjeldada pikalt, saada näide – link või pilt. Nii saab teie vestluskaaslane kohe aru, millest kõne räägib.

4. Järgige oma postituste stiili

Tööalane kirjavahetus messengeris ei tähenda sellist mitteametlikku suhtlust, mida saate oma parima sõbra või emaga lubada. Pärast vestluse või dialoogi loomist ei tohiks te saata hunnikut emotikone ja kasutada sõnu, mida teie vestluskaaslased ei pruugi teada (näiteks ASAP või "edasi").

Selleks, et isiklikult suhtluselt tööalasele oleks lihtsam üle minna, jagage kirjavahetust sõnumitoojate kaudu. Seega saab Telegrami kasutada töösuhtluseks ja WhatsAppi isiklikuks suhtluseks.

5. Olge emotikonidega ettevaatlik

Emotikonid ärikirjavahetuses on pikka aega olnud tulise arutelu objektiks. Aga kui me räägime üldistest reeglitest, on siin kõik üsna lihtne.

Kui kohtusite just inimesega ja ei näinud teda isiklikult, ärge saatke talle emotikone: ta ei pruugi seda hinnata ja teie edasine suhtlus ei õnnestu kõige paremini.

Kui saadate sõnumeid kolleegi või kliendiga, keda tunnete pikka aega ja mõistate, kuidas nad sõnumitele reageerivad, sobivad emotikonid. Siin on siiski parem teha standardset komplekti ning parem on jätta sõpradele Jegor Letoviga kleebised ja kuulsate poliitikute karikatuurid.

6. Ära karda küsimärki sageli kasutada

Messengeris toimuva kirjavahetuse põhiülesanne on saada kiirelt vastuseid päevakajalistele küsimustele. Samal ajal kirjeldavad paljud üsna sageli probleemi olemust üksikasjalikult, kuid ei selgita, mida nad kolleegidelt või kliendilt saada soovivad.

Esitage küsimusi, kasutage küsimärke. See juhib teise inimese tähelepanu sõnumile ja julgustab teda teile võimalikult kiiresti vastama.

7. Kontrollige T9

Automaatne parandamine väldib jämedaid õigekirjavigu, kuid mõnikord töötab see teile vastu. Kui saadate sõna "produktoloog" asemel "proktoloog", ei saa adressaadid selle tähendusest kohe aru. Ja kes ei ole väga humoorikas, see solvub üldse.

Võimalusel kasutage messengerite töölauaversioone. Enne sõnumi saatmist saate kiiresti kontrollida vigu ja vajadusel neid parandada.