Kuidas vältida kirjade üle jõu käimist

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 03:53

Inimesi on kahte kategooriat. Mõnel on kõiges täielik järjekord: tähed on sorteeritud, ikoonid töölaual paigutatud. Teised ei saa oma postkasti kartmatult avada, sest lugemata kirjade laine on terve laine, mida tuleb iga päevaga aina juurde. Nendega on aga lihtne toime tulla.

Lihtne tähtede sõelumine ei paranda olukorda, kui postkast näeb välja nagu ülevoolav kapp, mille uks avad suletud silmadega, et midagi välja ei kukuks. Peate muutma oma lähenemist postiga töötamisele. Siis saate kulutada tõhusamalt aega, mis tavaliselt kulub uute sõnumite lõputule voogule – olulisematele ülesannetele.

Maast lahti saamiseks esitage endale esmalt kaks küsimust:

1. Miks saate palju e-kirju?
2. Mis takistab teil neid kiiresti lahti võtmast?

Oma vastuste põhjal asuge probleemi lahendamiseni ja kasutage sellel teel mõnda kasulikku näpunäidet.

Otsustama

Postkasti ummistus võib viidata probleemile otsuste tegemisel. Paljud inimesed lihtsalt ei taha vastutust võtta. Nad lükkavad vastuseid vajavad küsimused hilisemaks, et kõik vabamas õhkkonnas lahendada. Või leiavad nad endale muid vabandusi, et mitte nüüd vastuskirja saata.

Et mitte alustada iga meili vabandusega, et vastusega hiljaks jäi, et kiri läks teiste sekka või sattus rämpsposti (ja tegelikult jäi see vaikivaks etteheiteks postkasti, kannatlikult oodates hetke, millal avate see uuesti), töötage enda kallal: tehke otsuseid.

Tehke reegliks, et kiri avatakse, tehke kohe, mida see teilt nõuab, ja kirjutage kohe vastus. Ja ärge klõpsake ristil enne, kui kiri on saadetud.

Vabane üleliigsest

Saate end mõne kirja saamisest hõlpsasti säästa:

1. Loobuge tarbetutest kirjadest, millele te pole ammu tähelepanu pööranud. See on mõne sekundi ja paari klõpsu küsimus: reklaammaterjalidega lugemata kirjad enam postkasti ei kogune.
2. Keela märguanded sotsiaalvõrgustikest ja erinevatest veebiteenustest.
3. Suunake klientidelt isiklikule kirjale saabunud kirjad ümber teise postkasti, märkides aadressi oma ettevõtte veebisaidil. Teine väljapääs on luua eraldi tagasisidevorm.

Ühesõnaga tehke kõik, et post ei muutuks mustaks auguks, mis imeb valimatult endasse kõike: nii vajalikku kui ka mittevajalikku.

Kohandage filtreid

Kui vajate uudiskirju, et saada teada oma lemmikmeedia parimatest materjalidest või veebipoodide allahindlustest, võite need jätta. Kuid eemaldage reaalajas postkastiga kaustast filtrite abil. Neid kasutades saadab postiteenus ise kirjad vajalikesse kaustadesse.

Filtreerimise aluseks võib olla saatja aadress või näiteks kirja sisus sisalduvad märksõnad. Kõik sõltub sellest, milliseid kirju soovite põhikirjakaustast eemaldada.

Otsige teine tegumihaldur

Postkast ei tohiks asendada teie klassikalist märkmiku ülesannete loendit ega ajakava rakendust. Niipea, kui saate kirja ja koos sellega uue ümbrise, kandke see meilist oma ülesannete loendisse.

Dikteeri vastused

Kui vastused on teile keerulised, kuna teile ei meeldi kirjade kirjutamise protsess, minge teist teed. Proovige kasutada dikteerimisfunktsiooni: tehnika salvestab ise, mida soovite öelda. Ja kõige vähem konservatiivsete inimeste jaoks teie kontaktiloendis saate isegi vastata kirjale lisatud videote abil.

Avage kirjad ajakava järgi

Nõuanne ei ole kõigile asjakohane, sest sageli tuleb olla kontaktis 24/7. Mõnele võib see siiski kasulik olla.

Määrake päeva jooksul postitamiseks ajaraamid. Seejärel vastake korraga kõigile kirjadele, mis teie äraoleku ajal tulid.

Ärge muutke kirju märkmikuks

Telefoninumbrid, paroolid, aadressid - kõike seda ei tohiks hoida postkasti sisikonnas, vaid olla käepärast: märkmikus, nutitelefoni kontaktide loendis, töökohal kleebitud kleebistel. Edastage vajalik teave postist sinna, kust teil on seda lihtsam leida: endiselt pole eriti mugav kasutada kirjade järgi otsingut kogu aeg.

Samuti ärge saatke endale märkmekirju. Paljud inimesed teevad seda, kirjutades kirja teabe, mida tuleb meeles pidada. Lisage manustele pilte, mida soovite salvestada. Neile koguneb posti teel kirju linkidega artiklitele, mida soovite hiljem, kui aeg käes, lugeda.

Seetõttu on selliseid tähti nii palju, et need kaotavad oma tähenduse. Nad ei tule kunagi nende juurde tagasi, sest nad liiguvad nimekirjas allapoole – ja unustatakse peagi.

Kasutage Tumblri või Pinteresti kaunite fotode salvestamiseks ja märkmete kirjutamiseks spetsiaalsetes rakendustes.

Järgides neid reegleid, saate hoida oma postkastis korda ja optimeerida postiga töötamiseks kuluvat aega.