Ärimeili kirjavahetuse saladused

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 03:53

Tutvustame teile Artem Turovetsi artiklit ärikirjavahetuse korraldamise süsteemi kohta. See ei ole "supertootlikkuse tehnikate" kogum ega loeng meiliturundusest. Artjom jagab lihtsalt oma ettevõtte kogemust, kus prooviti e-postiga tööd sättida nii, et kõigil oleks mugav.

Mis on e-post? Kaasaegses ärimaailmas on need järgmised:

• Sinu nägu. Just meili abil saad luua vastaspoole silmis positiivse kuvandi või rikkuda esmamulje.
• Sinu töövahend. Suur osa suhtlusest välismaailmaga toimub meili teel. Seetõttu saate seda tööriista hästi valdades oma elu oluliselt lihtsamaks muuta.
• Võimas segaja. Välismaailm püüab teid e-posti teel meelitada, tähelepanu kõrvale juhtida ja eksiteele viia.

Sellest vaatenurgast vaatleme e-postiga töötamist. Alustame lihtsast.

Kirjakujundus

Kasutan Mozilla Thunderbirdi meiliklienti, seega kasutan seda näitena. Loome uue tähe ja liigume väljade loendis ülalt alla.

Kellele. Kopeeri. Varjatud koopia

Keegi ei pruugi teada, kuid Mozilla "To" saab muuta "Cc" või "Bcc".

• Saaja: kirjutame semikooloniga eraldatuna põhiadressaadi või mitu adressaati.
• Kopeeri: kirjutame kellelegi, kes peaks kirja lugema, kuid kellelt me vastust ei oota.
• Pimekoopia: kirjutame sellele, kes peaks kirja lugema, kuid peaks jääma ülejäänud kirja saajatele teadmata. See sobib eriti hästi ärikirjade, näiteks teadete massipostitamiseks.

Pole õige masspostituses määrake adressaadid väljadel "Koopia" või "Saaja". Mitu korda aastas saan kirju, mille väljale “Cc” on märgitud 50–90 adressaati. Tegemist on privaatsuse rikkumisega. Kõik teie adressaadid ei pea teadma, kellega te veel sarnasel teemal koostööd teete. On hea, kui need on inimesed, keda te üksteist tunnete. Mis siis, kui nimekirjas on konkureerivad ettevõtted, kes üksteisest ei tea? Vähemalt peate olema valmis tarbetuteks selgitusteks, maksimaalselt koostöö lõpetamiseks ühega neist. Ärge tehke niimoodi.

Õige saatke masspostitused oma nimele ja sisestage kõik adressaadid väljale "Bcc".

Kirja teema

Teemarea tähtsusest kirjutavad sageli (mõnikord mõistlikult) oma ettevõtte ajaveebidesse professionaalsed postiteenused. Kuid seal räägitakse kõige sagedamini müügikirjadest, kus teemarida lahendab probleemi "meil tuleks avada".

Arutame igapäevast ärikirjavahetust. Siin lahendab teema probleemi "kiri ja selle autor tuleks hõlpsasti tuvastada ja seejärel leida". Veelgi enam, teie töökus naaseb teile arvukate vastuskirjade karma kujul, ainult eesliidetega Re: või Fwd, mille hulgast peate otsima sellel teemal soovitud kirja.

Kakskümmend kirja on keskastme juhi ühepäevase kirjavahetuse maht. Ma ei räägi üldse ettevõtjatest ja ettevõtete omanikest, nende tähtede arv langeb mõnikord 200 või rohkemgi päevas. Seega veelkord: ära saada tühja teemareaga e-kirju.

Kuidas siis oma teemarida õigesti sõnastada?

Meie "Taevas" soovitame välistähtedega teemasse kirjutada: "Taevas". Sisemises - lihtsalt teemarea sisu kolme kuni viie sõnaga ilma eesliideteta.

Viga nr 1: teemas ainult ettevõtte nimi. Näiteks "Taevas" ja kõik. Esiteks veenduge, et te ei ole üks teie ettevõttest, kes suhtleb selle vastaspoolega. Teiseks ei too selline teema mingit mõtet, sest juba aadressilt on näha sinu ettevõtte nimi. Kolmandaks, arvake ära, milline teie postkast sellise lähenemisega kirjavahetusele välja näeb? Midagi sellist.

Kas sellistel teemadel on mugav otsida?

Viga nr 2: toretsev, müüv pealkiri. On suurepärane, kui tead, kuidas selliseid pealkirju kirjutada. Kuid kas neid oskusi on asjakohane kasutada ärikirjavahetuses? Pidage meeles ärikirja teemarea eesmärki: mitte müüa, vaid pakkuda isikutuvastust ja otsingut.

Pole õige	Õige
Kiirusta kirveid soodsa hinnaga ostma!	Kirveste tarne pakkumine
Peame kiirustama protsente kontrollima! Rodion on teel!	Alena Ivanovnaga intresside leppimise akti heakskiitmiseks
TÄHELEPANU! Porfiry Petrovitš lahendas Raskolnikovi saladuse ja lahendab meie probleemid	Konsultandi pakkumine: psühholoogiline mahaarvamine

»

Kirja tekst

Erinevateks sündmusteks on palju kirjutamisjuhendeid. Näiteks palju kasulikke asju ja teistelt selle sõna meistritelt. Soovitan teil lugeda nende artikleid vähemalt üldise kirjaoskuse parandamiseks ja üldise kirjutamisstiili parandamiseks.

Kirja kirjutamise käigus peame järjekindlalt langetama mitmeid otsuseid.

Viisakuse küsimus … Kirja alguses võib hägustuda viisakus või isegi hellus vaimus "Mu kallis Rodya, juba üle kahe kuu pole ma sinuga kirjalikult rääkinud, mille pärast ma ise kannatasin ja isegi mitte. maga veel üks öö, mõeldes." See on väga viisakas ja väga kulukas, nii sellise sissejuhatuse koostamise kui ka vestluskaaslase lugemise aja poolest. See on ärikirjavahetus, mäletate? Mitte epistolaaržanri essee konkursile ja mitte kiri Raskolnikovi emale, vaid ärikirjavahetus.

Austame oma ja kingisaaja aega!

Ennast tutvustada ja tutvumise asjaolusid meelde tuletada on mõtet alles esimeses kirjas, mis saadeti pärast üürikest kohtumist näitusel. Kui see on koostöö või jooksva kirjavahetuse jätk, siis päeva esimesse tähte kirjutame: "Tere, Ivan", teise ja järgmistesse: "Ivan, …".

Apellatsioonkaebus … Olin kogu aeg mures, kelle poole pöörduda, kui kirjas on mitu adressaati. Kirjutasin hiljuti kirja kolmele tüdrukule nimega Anna. Ilma igasuguse kõhkluseta kirjutasin "Tere, Anna" ja vanni ei läinud. Kuid see ei ole alati nii.

Mis saab siis, kui adressaate on kolm või isegi seitse ja nad ei jaga sama nime? Saate need nimede järgi loetleda: "Tere pärastlõunal, Rodion, Pulcheria, Avdotya ja Pjotr Petrovitš." Kuid see on pikk ja võtab aega. Võite kirjutada: "Tere, kolleegid!"

Enda jaoks kasutan reeglit, et viidata nimepidi sellele, kes on väljal "To". Ja neile, kes on koopias, ärge üldse kandideerige. See reegel võimaldab samal ajal täpsemalt määrata (ühe!) Kirja adressaadi ja selle kirja eesmärgi.

Tsitaat … Tihti on kirjavahetus küsimuste ja vastustega kirjade ahel – ühesõnaga dialoog. Heaks vormiks peetakse kirjavahetuse ajalugu mitte kustutada ja kirjutada oma vastus tsiteeritud teksti ülaossa, nii et nädal hiljem selle kirjavahetuse juurde naastes saate dialoogi hõlpsalt ülalt alla lugeda kahanevas kuupäevas.

Millegipärast on Mozilla vaikeseadeks "Paigutage kursor tsiteeritud teksti järele". Soovitan seda muuta menüüs "Tööriistad" → "Konto sätted" → "Koostamine ja adresseerimine". See peaks olema selline.

Kirja eesmärk … Ärikirju on kahte tüüpi:

• kui me lihtsalt teavitame vestluskaaslast (näiteks kuu aega tehtud töö aruanne);
• ja kui me tahame vestluskaaslaselt midagi. Näiteks selleks, et ta kinnitaks lisatud arve tasumiseks.

Julgustavaid kirju on reeglina palju rohkem kui aruandvaid kirju. Kui tahame vestluskaaslaselt midagi saavutada, siis on väga oluline sellest kirjas lihttekstina rääkida. Üleskutsele tuleks lisada nimeline üleskutse, millele järgneb kirja viimane lause.

Pole õige: "Porfiri Petrovitš, ma tean, kes tappis vana naise."

Õige: "Porfiri Petrovitš, ma häkkisin vana naise surnuks, palun võtke meetmeid minu vahistamiseks, ma olen väsinud kannatustest!"

Miks peaks korrespondent teie eest mõtlema, mida selle kirjaga peale hakata? Lõppude lõpuks võib ta teha vale otsuse.

Allkiri tekstis … Ta peab olema. Lisaks võimaldavad kõik meilikliendid konfigureerida allkirja automaatset asendamist, näiteks klassikalist "Lugupidamisega …". Mozillas saab seda teha menüüs Tööriistad → Konto valikud.

Kontaktide kirjutamine või mitte kirjutamine allkirja on igaühe isiklik asi. Aga kui oled kuidagi müügiga seotud - kirjuta kindlasti. Isegi kui tehing suhtlustulemuste põhjal ei toimu, on teid edaspidi allkirjast saadud kontaktide järgi hõlpsasti leitav.

Lõpetuseks veel üks tunnus kirja sisust neile vestluskaaslastele, kellele ei meeldi (ei saa, ei taha, ei ole aega) teie kirjadele vastata. Määrake vaikeväärtus kirja tekstis. Näiteks "Porfiry Petrovitš, kui sa ei tule mind reedel enne kella 12:00 kinni pidama, siis ma pean end amnesteerituks." Loomulikult peab tähtaeg olema reaalne (näite teksti ei tohiks saata reedel kell 11:50). Saaja peab olema füüsiliselt võimeline teie kirja lugema ja selle üle otsustama. See "vaikus" vabastab teid vastutusest vestluskaaslase mittereageerimise eest. Nagu ikka, tuleb selle funktsiooni kasutamisele läheneda targalt. Kui inimene vastab teie kirjadele õigel ajal ja regulaarselt, võib selline ultimaatum teda kui mitte solvata, siis veidi kurnata või viia otsusele mitte kohe kirjale vastata, vaid panna reedet ootama.

Manused

Kirjadega on sageli kaasas manused: elulookirjeldused, kommertspakkumised, kalkulatsioonid, graafikud, dokumentide skaneeringud – väga mugav tööriist ja samas populaarsete vigade allikas.

Viga: suur manuse suurus. Sageli võetakse vastu kuni 20 MB mansusega e-kirju. Reeglina on need mõnede dokumentide skaneeringud TIFF-vormingus, eraldusvõimega 600 dpi. Korrespondendi meiliprogramm jääb peaaegu kindlasti mõneks minutiks rippuma, ilma et nad üritaksid selle manuse eelvaadet alla laadida. Ja hoidku jumal adressaadil proovida seda kirja nutitelefonis lugeda …

Mina isiklikult kustutan sellised kirjad kohe ära. Kas te ei soovi, et teie kiri enne lugemist prügikasti satuks? Kontrollige manuse suurust. Soovitatav on, et see ei ületaks 3 MB.

Mis siis, kui see ületab?

• Proovige oma skanner ümber seadistada teisele vormingule ja eraldusvõimele. Näiteks PDF-is ja 300 dpi-s saadakse üsna loetavad skaneeringud.
• Mõelge sellistele programmidele nagu WinRar või 7zip. Mõned failid on ideaalselt tihendatud.
• Mis siis, kui kinnitus on tohutu ja te ei saa seda kokku suruda? Näiteks peaaegu tühi raamatupidamisandmebaas kaalub 900 MB. Appi tulevad info pilvesalvestus: Dropbox, Google Drive jms. Mõned teenused, näiteks Mail.ru, teisendavad tohutud manused automaatselt pilvesalvestuse linkideks. Kuid eelistan oma pilve salvestatud teavet ise hallata, nii et ma ei tervita Mail.ru automatiseerimist.

Ja veel üks mitte üsna ilmne soovitus investeeringute kohta - nende nimi … See peab olema saajale arusaadav ja vastuvõetav. Kunagi valmistasime ettevõttes ette kommertspakkumist, mis oli suunatud … olgu selleks Fjodor Mihhailovitš Dostojevski. Sain juhatajalt kirja projektiettepanekuga kinnitamiseks ja manuses oli fail nimega "DlyaFedi.docx". Selle mulle saatnud halduriga toimus dialoog umbes selline:

- Lugupeetud juhataja, kas olete isiklikult valmis sellele lugupeetud inimesele lähenema ja teda Fedya ees nimetama?

- Kuidagi ei, lugupeetud mees, kõik kutsuvad teda eesnime ja isanime järgi.

- Miks nimetasite investeeringut Dlya Fedyks? Kui ma ta kohe saadan, kas ta arvad, et ta ostab meilt selle CP jaoks kirved?

- Ma kavatsesin hiljem ümber nimetada …

Miks valmistada viitsütikuga pomm – potentsiaalse kliendi tagasilükkamine – või teha ise lisatööd faili ümbernimetamiseks? Miks mitte nimetada manust kohe õigesti: "For Fedor Mikhailovich.docx" või veelgi parem - "KP_Nebo_Topory.docx".

Seega oleme meili kui "näoga" enam-vähem korda saanud. Vaatleme e-posti kui tõhusa töö vahendit ja räägime selle segamisest.

Töö tähtedega

E-post on võimas segaja. Nagu iga tähelepanu kõrvalejuhtimise puhul, tuleb ka postiga tegeleda reegleid karmistades ja töögraafikut kehtestades.

Vähemalt peate välja lülitama KÕIK teated kirjade saabumise kohta. Kui meiliklient on vaikimisi konfigureeritud, teavitatakse teid helisignaaliga ja kella kõrval olev ikoon vilgub ning kuvatakse kirja eelvaade. Ühesõnaga, nad teevad kõik, et teid esmalt vaevarikkast tööst lahti rebida ja seejärel lugemata kirjade ja nägematute kirjade kuristikku uputada – miinus tund või kaks elust.

Kellegi võimas tahtejõud lubab teda mitte märguannetest segada ja tavainimeste jaoks on parem saatust mitte kiusata ja need välja lülitada. Mozillla Thunderbirdis saab seda teha menüü kaudu "Tööriistad" → "Valikud" → "Üldine" → "Uute sõnumite ilmumisel".

Kui teateid pole, kuidas aru saada, et kiri on saabunud?

Väga lihtne. Ise varute teadlikult aega kirjade sõelumiseks, avate meilikliendi ja näete kõiki lugemata kirju. Seda saab teha kaks korda päevas, näiteks lõuna- ja õhtutunnil või sundseisaku ajal, näiteks liiklusummikutes.

Tihti küsitakse, kuidas on lood reaktsiooniaegade ja kiireloomuliste meilidega? Vastus on: teil pole posti teel kiireloomulisi kirju. Välja arvatud juhul, kui töötate klienditoe osakonnas (sellisel osakonnal on postiga töötamiseks oma reeglid).

Kiireloomuliste kirjade korral teavitab saatja teid sellest teiste kanalite kaudu - telefon, SMS, Skype. Seejärel lähete teadlikult meiliklienti ja töötlete kiireloomulisi kirju. Kõik ajajuhtimise gurud (näiteks Gleb Arkhangelsky oma "Ajasõiduga") deklareerivad meilidele vastamise standardit kuni 24 tundi. See on hea vormi normaalne reegel – ära oota vestluskaaslaselt koheseid vastuseid meili teel. Kiireloomulise kirja korral anna sellest teada kiiremate sidekanalite kaudu.

Niisiis lülitasime märguanded välja ja nüüd lülitame meilikliendi sisse vastavalt meie ajakavale.

Mida peaksime tegema, kui läheme kirja ja hakkame tegema tegevusi, mida nimetatakse meili sõelumiseks? Kus on selle töö algus ja lõpp?

Olen palju kuulnud nullpostkasti süsteemist, kuid kahjuks pole kohanud ühtegi inimest, kes seda kasutaks. Ma pidin oma ratta uuesti leiutama. Lifehackeris on sellel teemal artikleid. Näiteks, "". Allpool räägin nullpostkasti süsteemist minu tõlgenduses. Oleksin tänulik, kui GTD gurud kontrolliksid kommentaarides, täiendaksid või täiustaksid kirjeldatud süsteemi.

Oluline on mõista ja aktsepteerida, et meil ei ole teie tegevuste jaoks ülesannete planeerija ega arhiiv. Seetõttu peaks kaust "Inbox" alati tühi olema. Kui olete postkasti sõeluma hakanud, ärge peatuge ega laske end millestki häirida enne, kui olete selle kausta tühjendanud.

Mida teha postkastis olevate meilidega? Peate iga tähe järjest läbi vaatama ja kustutama. Jah, lihtsalt valige ja vajutage klaviatuuril Kustuta. Kui te ei saa end kirja kustutada, peate otsustama, mida sellega teha.

1. Kas saate sellele kolme minutiga vastata? Kas ma pean sellele vastama? Jah, see on vajalik ja vastamine ei võta rohkem kui kolm minutit, seejärel vastake kohe.
2. Peate vastama, kuid vastuse ettevalmistamine võtab rohkem kui kolm minutit. Kui kasutate ülesannete plaanijat, mis võimaldab meili ülesandeks teisendada, muutke oma meil ülesandeks ja unustage see mõneks ajaks. Näiteks kasutan täiesti imelist Doit.im teenust. See võimaldab teil luua isikliku e-posti aadressi: edastate sellele kirja ja see muutub ülesandeks. Kuid kui teil pole tegumiplaanijat, teisaldage täht alamkausta "0_Run".
3. Pärast kirjale kiiret vastamist, selle ülesandeks muutmist või lihtsat tutvumist peate otsustama, mida selle sõnumiga edasi teha: kustutada või saata see mõnda kausta pikaajaliseks säilitamiseks.

Siin on minu pikaajalise ladustamise kaustad.

• 0_Käivita. Sellist kausta mul ei ole, aga kui plaanijat pole, kordan, siis saad siia panna kirjad, mis nõuavad põhjalikku uurimist. Ka seda kausta tuleb korrapäraselt puhastada, kuid läbimõeldult ja spetsiaalselt selleks määratud ajal.
• 1_Ref. Siia panen kirjad taustainfoga: tervituskirjad erinevate veebiteenuste sisselogimistega, eelseisvate lendude piletid jne.
• 2_Projektid. Siin hoitakse kirjavahetuse arhiivi partnerite ja projektide kohta, kellega on praegune suhe. Loomulikult luuakse iga projekti või partneri jaoks eraldi kaust. Partneri kausta panin kirjad mitte ainult tema töötajatelt, vaid ka selle partneriga seotud "Taeva" töötajate kirjad. Väga mugav: vajadusel on kogu projektialane kirjavahetus mõne klõpsuga käepärast.
• 3_Muuseum. Siia viskan need kirjad, mida on kahju kustutada ja mille eelised pole ilmselged. Samuti migreeruvad siia kaustad suletud projektidega jaotisest "2_Projects". Ühesõnaga, esimesi kustutamise kandidaate hoitakse "Muuseumis".
• 4_Dokumendid. Siin on kirjad elektrooniliste dokumentide näidistega, mis võivad tulevikus raamatupidamises kasulikud olla, näiteks klientide lepitusavaldused, reisipiletid. Kaustal on palju ühist kaustadega "2_Projects" ja "1_Sprav", sinna salvestatakse ainult raamatupidamisinfo ja kausta "2_Projects" haldusinfo. In "4_Documents" - surnud teave ja "2_Projects" - elus.
• 5_Teadmised. Siia lisan vaid tõeliselt kasulikud kirjad, mille juurde tahan mõne aja pärast tagasi tulla inspiratsiooni saamiseks või lahenduste leidmiseks.

Selle süsteemi toimimiseks on olulised ka muud meilikliendi sätted. Esiteks on Thunderbirdis vaikimisi märgitud ruut Märgi sõnumid loetuks. Eelistan seda teha meelega, nii et märkeruut on kadunud! Selleks minge menüüsse "Tööriistad" → "Valikud" → "Täpsemalt" → "Lugemine ja kuvamine".

Teiseks kasutame filtrid … Varem rakendasin aktiivselt filtreid, mis saatja aadressi alusel saatsid automaatselt kirjad vastavatesse kaustadesse. Näiteks teisaldati advokaadi kirjad kausta “Advokaat”. Ma keeldusin sellest lähenemisest mitmel põhjusel. Esiteks: advokaadi kirjad viitavad 99% juhtudest projektile või partnerile, mis tähendab, et need tuleb teisaldada selle partneri või projekti kausta. Teiseks otsustasin lisada teadlikkust. Peate ise otsustama, kuhu konkreetne kiri salvestada, ja töötlemata kirju on mugavam otsida ainult ühest kohast - postkastist. Nüüd kasutan filtreid ainult erinevate süsteemide automaatsete tavakirjade kaustadesse kategoriseerimiseks, st kirjade, mis ei nõua minult otsuste tegemist. Mozilla Thunderbirdi filtreid saab seadistada menüüs Tööriistad → Sõnumifiltrid.

Seega peaks e-kirjadele õige lähenemise korral kuluma 10–60 minutit päevas, olenevalt kirjavahetuse mahust.

Jah, ja veel üks asi. Olete juba teavitused uute kirjade saabumisest välja lülitanud, kas pole?;)