Kuidas saata töötajaid töölähetustele ilma paberimajanduseta: isiklik kogemus

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 03:53

Räägime teile ärireiside peamistest probleemidest ja selgitame, kuidas saate neid lahendada.

Probleem # 1. Aeglane heakskiitmissüsteem

Iga reis on hunnik kirjavahetust, milles tegutsen vahendajana. Sõnumite saatmine võtab palju aega, lisaks on võimalus segadusse sattuda ja eksida, eriti kui lendab mitu inimest.

Kord sain ühest töötajast valesti aru ja leppisin kokku vale lennu pileti. Seda ei tagastatud, mistõttu pidi ettevõte kulutama raha teise õige kuupäevaga pileti ostmiseks ja kaotama umbes 10 tuhat rubla.

Kuidas probleemi lahendada

Lühike: protsessi automatiseerida.

Reiside veebipõhise broneerimise teenused saavad selle ülesandega hakkama - testisin seda. Sellega saab planeerida ärireise, osta lennu- ja rongipileteid ning broneerida hotelle. Te ei pea maksma ühenduse loomise ja teenuse kasutamise eest.

Teenust saavad kasutada mitte ainult pea- ja büroojuht, vaid ka kõik ettevõtte töötajad. Kasutajate arvul pole piirangut, seega laadisin OneTwoTrip for Businessi Lifehackeri profiilile kohe kõigi ärireisidel minevate meeste andmed. Saate selle lisada käsitsi või XLS- ja CSV-failidest. Selleks on jaotises "Töötajad" nupp "Impordi".

Kasutaja lisamisel saate kohe sisestada Venemaa ja välispasside andmed, et mitte neid iga kord uuesti täita.

Igale töötajale saate määrata reisipiirangu ja piirata juurdepääsuõigusi. Näiteks määrake ühele tellimusele limiit ja valige hotell kuni kolme tärnini. Kui töötaja lahkub, blokeeritakse tema profiil. Ta ei saa siseneda oma isiklikule kontole, kuid kogu ajalugu ja aruandlus temast jääb alles.

See lihtsustas oluliselt minu tööd: töötaja saab oma parooliga oma isiklikule kontole sisse logida, valida soovitud lennu ja hotelli ning need maksmata broneerida. Piletite kokkuleppimiseks ei pea te Telegramile ekraanipilte saatma: direktor näeb administraatorina jaotises "Tellimused" kõigi töötajate broneeringuid ja tellimusi.

Probleem nr 2. Suured kulud

Püüame reisid ette planeerida, et pileteid soodsamalt osta. Tõsi, see ei õnnestu alati.

Kuidas probleemi lahendada

Lühike: säästa piletite ja hotellide arvelt, ostes need veebipõhise reisiteenuse kaudu.

OneTwoTrip for Business garanteerib, et lennupiletid maksavad sama palju või odavamalt kui eraisikutele.

Kokkuhoid saavutatakse tänu suurele käibele ning otselepingutele lennufirmade ja hotellidega.

Sait pakub umbes 2 miljonit erineva eelarvega majutusvõimalust: hotellid, korterid, hostelid. Rohkem kui 1000 populaarseimal on OneTwoTrip for Businessiga oma suhted. Kui kliendile vajalikku objekti süsteemis pole, saab teenus sellega soovi korral lepingu sõlmida.

Kui plaanid on kinnitatud ja reis kinnitatud, saab pileteid osta kahe klõpsuga. Kui ei, siis lihtsalt tühistage oma broneering. Kõik lennufirma püsikliendikaardid kehtivad, nii et saate jätkata miilide kogumist. Teenus korraldab pankadega tutvustusi: näiteks saab ettevõtte kaardiga ostude eest raha tagasi koos boonustega tagastada.

Probleem nr 3. Pikk piletite müümine ja arveldamine

Kui piletid ja hotell on juhatajaga kokku lepitud, võtan ühendust lennufirma ja hotelliga, et saada tasumiseks arve. Igal organisatsioonil on juriidilistele isikutele omad maksereeglid: kuhugi tuleb kirjutada e-kirjale, kuskil täita Exceli fail ettevõtte andmetega, kuskil – veebilehel olev vorm. Juhtus, et dokumentide saamiseks pidin korduvalt infoliinile helistama. See võtab palju aega ja piletite väljastamine võtab mõnikord mitu päeva. Mõned ettevõtted ei väljasta juriidilistele isikutele arveid üldse. Sellistel juhtudel tuleb ostust loobuda ja otsida teine lend või hotell.

Kuidas probleemi lahendada

Lühike:tasuda piletite ja hotelli eest ühe arvega tööreiside korraldamise teenuse kodulehel.

Teenuses OneTwoTrip for Business saame mina ja teised asjakohase juurdepääsuga töötajad broneerida ja maksta pileteid ja hotelle sama lihtsalt kui üksikisikud. Kogu protsess võtab aega 2-3 minutit: sisestate oma isikliku konto, sisestate kuupäeva ja sihtkoha ning valite soovitud lennu. Passiandmeid ja boonuskaardi numbrit ei pea sisestama, need laetakse automaatselt, kui valid nimekirjast töötaja.

Lisaks saate koostada keeruka teekonna või korraldada oma reisi paindlikumalt. Näiteks lennata ühel päeval erinevate lennufirmadega: hommikul Uljanovskist Aeroflotiga Moskvasse ja õhtul tagasi Pobedal. See on lubatud, kuna võrguteenus suudab ühte tellimusse "liimida" erinevate lennufirmade pileteid. Kui oma reisi ise korraldada, kuluks sel juhul rohkem aega: kirjavahetus kahe lennufirmaga, kaks arvet maksmiseks, kaks korda rohkem sulgemisdokumente.

Piletite ja hotelli eest saab tasuda kahel viisil: sissemaksega ja ettevõtte pangakaardiga. Kasutan deposiiti - seda tuleb eelnevalt täiendada mis tahes summa ulatuses, esitades arve jaotisest "Konto". Ostmine toimub koheselt ja mitte ainult panga lahtiolekuaegadel.

Kõigi probleemide korral võite pöörduda teeninduse tugimeeskonna poole. Ta töötab ööpäevaringselt ja abistab isegi siis, kui vääramatu jõud esineb õhtul või nädalavahetustel.

Ülesanne nr 4. Dokumentide sulgemine

Tööreis ei lõpe piletite ostmise ja hotellibroneeringutega. Lõpudokumentide ettevalmistamine nõuab palju rohkem vaeva. Neid tuleb taotleda eraldi lennufirmalt ja hotellilt, kes saadavad need eranditult paberkandjal. Sageli ei jõua saadetised postiga kohale ja lähevad kaotsi. See selgub aruandeperioodi jooksul, mistõttu tuleb kiiresti otsida kontaktid, kes suudaks sulgemisdokumente paljundada.

Kuidas probleemi lahendada

Lühike:usaldada sulgemisdokumentide moodustamine OneTwoTrip for Business.

OneTwoTrip for Businessis koos arvete ja aruannetega on kõik palju lihtsam. Iga kuu saame kõigi teenuste kohta akti ja hotellide kohta käibemaksuga arve, iga kvartal - lepitusakti. Kõik arved ja aruanded salvestatakse jaotisesse "Dokumendid". Saate seadistada, kellel töötajatest on neile juurdepääs - sekretär, raamatupidaja, juht. Dokumentidel ei ole teie isiklikul kontol säilitusajal piiranguid ja need on igal ajal kättesaadavad.

Mis on lõpptulemus

Tööreiside korraldamine säästab raha ja aega. Teenus võimaldab teil:

• keelduda pikast kirjavahetusest lennufirmade ja hotellidega;
• kooskõlastada reisid otse peaga;
• broneerige kõige tulusamad lennu- ja majutusvõimalused;
• väljastada piletid ja hotell 2-3 minutiga ühes kohas;
• tasuda piletite eest arvet ootamata;
• lihtsustada sulgemisdokumentide koostamist ja säilitamist.