Leo Babauta: minu 10 meiliharjumust

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 03:53

© foto

E-post võib olla suurepärane töövahend või see võib muutuda tüütuks viivitusallikaks ja see on just see, kuidas te seda ise kasutate. Kunagi esitasin oma meili täieliku pankrotiavalduse ja nüüd kontrollin seda iga päev 2-3 korda päevas, kuid see läheb kiiresti ja tõhusalt.

Mul on välja kujunenud mitu harjumust, mis aitavad mul postiga väga tõhusalt töötada ja paremini keskenduda muule olulisele tööle. Ja ausalt öeldes on mu postkast lõpuks tühi ja tunne on suurepärane. Toon selles artiklis välja 10 oma harjumust. See ei tähenda sugugi, et peate neid pimesi järgima, ma tahan lihtsalt näidata oma teed ja selle põhjal võite sillutada oma. Niisiis, siin on harjumused, mis minu jaoks töötavad:

Vaata posti harvemini

Ma ei hoia oma postkasti terve päeva lahti. Ja ma vaatan seda harva. Jõudsin järeldusele, et kui postkasti koguneb 20-30 kirja, siis maailm kokku ei kuku, samas on mul lihtne täpselt see summa kiiresti läbi töödelda. Tähelepanu! Ma ütlen, et töötle, mitte loe. Avan postkasti, et kirju teistesse kaustadesse laiali puistata, mitte lugeda ja sinna jätta.

Puista kaustadesse

Avan oma kirjad ja hakkan tegema kiireid otsuseid: kustutan või arhiveerin, loen kohe ja vastan (kui see võtab vähem kui 2 minutit) või arhiivin, saadan kiire vastuse ja seejärel arhiivin, lisan oma ülesannete nimekirja, et seda hiljem teha (märkige tärniga ja seejärel arhiivige). Igal juhul ei tohiks postkasti MIDAGI jätta.

Lisage kõik kohe kalendrisse

Kui mulle tuleb kiri kuupäevaga, mida pean meeles pidama, sisestan selle kohe kalendrisse. Näost-silma kohtumine või Skype vestlus, trenn või midagi sellist, mis alles nädala pärast meeles tuleb - kõik saadetakse kohe kalendrisse. Nüüd on see mu parim harjumus, see on viidud automatismi ja tänu sellele unustan ma midagi harva.

Kasutage kiirklahve

Kasutan Gmaili, mis pakub minu kirjade jaoks mitmesuguseid kiirklahve. Tegelikult kulus mul nende õppimiseks vaid paar minutit ja siis jätab lihasmälu klahvid meelde.

Siin on otseteed, mida ma kasutan:

"Gi" - tagasi postkasti;

"E" - arhiiv;

"#" - kustuta;

"C" - loo uus sõnum;

"R" - vastus;

"F" - edasi;

"A" - vastake kõigile;

"Gs" - minge märgitud;

"Tab + Return" - kui koostan sõnumi, siis saadan selle kohe ja arhiveerin.

Seadet kasutan ka siis, kui pärast kirja kustutamist või arhiveerimist lähen automaatselt järgmise juurde, ilma postkasti naasmata, see võimaldab kiirelt kirjade vahel liikuda.

Kirjutage lühikesi tähti

Minu vastus kirjale on tavaliselt 1-3 lauset. Harva kirjutan pikemaid kirju kui 5 lauset. Ja selleks peab olema hea põhjus. Kui mul on tõesti vaja palju kirjutada, siis pigem teen seda Google Docsis ja jagan seda õige inimesega. Lühike kiri tähendab kiiret vastust adressaadilt, sest inimene ei pea võtmeteabe tabamiseks ja omastamiseks läbi sinu kõneoskuse džungli kahlama.

Lisage ülesandeid kiiresti ülesannete loendisse

Mõned inimesed kasutavad postkasti ülesannete loendina, kuid see ei sobi selleks hästi. Põhjus on siin:

1. Ülesanded, mida teha, on segamini teiste tähtedega ja siis on neid raske massist välja püüda.

2. Kirjas olev lugu ei sisalda alati konkreetset tegevusjuhendit, kuid kirja põhjal saab endale ülesande seada. Kui olete selle lõpetamas, peate kirja uuesti läbi lugema, et meenutada, millise konkreetse ülesande pärast lugemist endale seadsite.

3. Iga kord, kui vaatate oma e-posti, et leida mõni muu ülesanne, näete uusi sõnumeid, mis köidavad teie tähelepanu ja juhivad tähelepanu põhiülesannetelt, segades teie töörütmi.

Lihtne ja mugav ülesandeloend on tavaline tekstidokument, kuhu saad vaid paari klõpsuga meilidest ülesandeid lisada. Ja töö ajal on selline leht tõhusam tööriist, sest te ei pea kogu aeg postkasti vaatama.

Salvestage postkasti ainult lugemata kirjad

See on trikk edasijõudnud kasutajatele. Häkkisin oma Gmaili postkasti nii, et see ei saa enam loetud sõnumeid salvestada. See tähendab, et kui ma avan kirja ja ei viska seda mõnda teise kausta, siis see lihtsalt kaob. See motiveerib mind kohe otsustama, mida selle kirjaga peale hakata, muidu jään sellest lihtsalt ilma. Tänu sellele konkreetsele seadistusele ei kogune minu postkasti avatud kirjad, mis muutuvad järk-järgult prügiks.

Pange lugemiseks kõrvale

Sageli saadavad nad mulle artiklite linke. Saadan need kohe Instapaperisse, et hiljem lugeda. Seetõttu püüan postile vähem aega kulutada, sest peale selle on mul nii palju huvitavat lugeda.

Filtreerige halastamatult

Kui postkasti ilmub kiri, mida ma ei tahaks näha, tegelen sellega kohe. Ma pole laisk meililistist loobuma või sellele saatjale filtrit paigaldama. Ja see vähendab oluliselt sissetulevate e-kirjade voogu. Olen halastamatu kirjade suhtes, mis mu postkasti ummistavad ja see reegel kehtib isegi inimeste kohta, kes mind liigselt tülitavad.

Sulgege post kirjade töötlemise lõpus

Lahti võetud kirjad - sulgege kiri ja ärge avage mitu tundi, kuni kirju on jälle piisavalt.

Heade e-posti harjumuste omandamine on hea. Märkad kohe, kui palju rahulikumaks oled muutunud tähtsamate ülesannete täitmisel, vabanedes iga 10 minuti tagant pealetükkivast meilikontrollist. Teie pea on värskete mõtete jaoks vaba niipea, kui teie postkast on vaba tarbetutest meilidest. Edu!