6 viisi, kuidas koosolek võimalikult kiiresti lõpetada ja tulemusi saavutada

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 03:53

Peate teadma, kuidas koosolekuid hästi ja tõhusalt korraldada. See pole nii lihtne, kui esmapilgul võib tunduda. Kui aga õpid õiget aega määrama, keskkonda kasutama ja eesmärke selgelt püstitama, saad koosolekuid kiiresti ja tõhusalt läbi viia.

Veenduge, et eesmärk oleks selge

Selle asemel, et öelda: "Toome kogu kontori kell 11 hommikul kokku", küsige endalt: "Mida me saavutada tahame?"

Peate kindlasti teadma, miks te seda koosolekut üldse korraldate:

• ideed genereerida;
• otsust langetada;
• tehingu lõpuleviimiseks;
• et vastata küsimustele eelseisvate muudatuste kohta.

Äkki sulle sobib:

• kuulata ära töötajate kaebused (kas seda tuleks teha rühmakoosoleku formaadis?);
• juba otsustatu uuesti läbi arutada;
• teha midagi, mida saab telefoni või meili teel arutada või lahendada.

Ärge korraldage suuri koosviibimisi

Kasutage suurepärast "kahe pitsa reeglit" ja ärge kutsuge koosolekule liiga palju inimesi. Peate looma meeskonna, kus iga inimene on omal kohal. Seetõttu peaks koosolekul osalema nii palju inimesi, kui suudate kaks pitsat ära toita.

Asi pole mitte ainult toita kõiki, kes koosolekule tulid. Suured inimrühmad ei suuda tõhusalt otsuseid langetada. Isegi kontseptsioon on olemas. See esineb suurtes inimrühmades, kui inimesed ei saa oma arvamust avaldada, kuna kardavad kolleegide ja juhtide hukkamõistu. Väikesed rühmad on sellest vaatenurgast mugavamad. Seetõttu on need tõhusamad.

Kõigepealt aeg, siis taimer

Hilinejad on väga tüütud ja segavad. Õpetage neid õigel ajal tulema.

Kui nad ei väärtusta oma aega, ei hinda nad ka kõigi teiste aega.

Tehke seda järgmiselt.

Seadistage kohtumise aeg näiteks 08:48. Üllataval kombel see käik toimib ja inimesed hakkavad õigeks ajaks kohale jõudma. Mis puudutab neid, kes hilinevad, siis peate õpetama neid selle eest maksma. Ja mitte raha. Lase näiteks laulda. Sellised karistused töötavad palju paremini kui rahalised karistused. Kuu aja jooksul unustate, kuidas kõlab teie alluvate laul.

Ja muidugi treenige ennast taimerit seadma. Iga esineja kohta, kui üldse, ja kogu koosoleku kohta üldiselt. Nii ei veni kohtumine pikale ja saate iga minut teada, mida olete kulutanud.

Toolid peavad olema õiged

Suur tähtsus on ka sellel, kuidas inimesed saalis istuvad:

• ringis istumine on kasulik koostööks, aruteluks, üldiseks otsustamiseks;
• ridades istumine on kasulik, kui on vaja õhutada konkurentsi ja soovi kolleegidega võistelda.

Kui teil on vaja kiiret ja väga produktiivset koosolekut, viige kõik toolid ruumist välja. Paljud uuringud näitavad, et mida kauem me seisame, seda rohkem tõmbleme. Tahan selle kohe kätte võtta ja võimalikult kiiresti otsuse teha. Lisaks võib mõnda aega seismine olla tervisele kasulik.

Eemaldage sülearvutid ja telefonid

Vastasel juhul on teie tähelepanu pidevalt häiritud. Nii teie kui ka teie töökaaslased peate tegema kõik, mida olete plaaninud, ja lõpetama koosoleku niipea kui võimalik. Nii et lõpetage nutitelefoni ekraani vahtimine. Selle asemel võtke välja pliiats ja paberitükk. Teavet on palju lihtsam meelde jätta.

Päevakava ei koostatud "näitamiseks"

Selle kallal peate tõesti tööd tegema. Enamik koosolekuid on ebaproduktiivsed, sest päevakorda arutatakse lõputult. Proovige päevakava probleemi väljaütlemise asemel küsimuse vormis sõnastada.

Mitte "aruta videosisu", vaid "millal videosisu valmis saab?"

Kui küsimus esitatakse, hakkavad nad automaatselt vastust otsima. See toimib nii.