5 peamist viga ajaplaneerimises, mis ei lase meil kõike teha

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 03:53

Koostame ülesannetest nimekirja ja püüame graafikust kinni pidada, mis iganes. Aga kuidas me ka ei pingutaks, ikka tekib uusi ja kiireloomulisi ülesandeid. Nimekiri pikeneb ja me ei saa lahti tundest, et aeg libiseb sõna otseses mõttes käest. Nii et mõtleme välja, milliseid vigu me kõige sagedamini teeme ja kuidas oma aega õigesti juhtida.

1. Me ei sea prioriteediks

Muidugi on ülesannete nimekiri tõhus viis oma mõtete korrastamiseks selle kohta, mida on vaja teha. Kuid kui te ei sea prioriteediks, võib kõige olulisem asi lihtsalt silmist kaduda. Peate mõistma oma tegevuse suunda, eesmärki ja mitte hüppama ühelt ülesandelt teisele. Sobimatu prioriteetide seadmine võib praeguse töökeskkonna kohta palju öelda.

Paljud meeskonnas töötavad inimesed tunnevad end ebamugavalt, kui nende ülemused või kolleegid paluvad neil midagi ette võtta: nad lükkavad oma praeguseid ülesandeid edasi, ei sea tähtsuse järjekorda ega pea siis oma ajakavast kinni. Seega, kui plaanid oma päeva, nädalat või kuud, siis küsi endalt, mis on sinu jaoks sel perioodil kõige olulisem ülesanne.

Tihti juhtub, et mõne olulise ülesande kallal töötamine võtab kõik mõtted ja suubub järk-järgult edasilükkamisse. Sest see nõuab tavaliselt tõsist vaimset pingutust ja täielikku keskendumist. Palju ahvatlevam on teha terve päev väikseid viieminutilisi ülesandeid kui üks suur ülesanne, mis pole lihtne, kuigi toob lõpuks palju tagasi.

2. Hindame oma jõudu üle

Oma võimete ülehindamine on ajaplaneerimisel tuntud patt. Kui arvate, et ülesande täitmiseks kulub kõige rohkem paar minutit, aga kulub vähemalt pool tundi. Sellise olukorra vältimiseks kirjuta enne tööle asumist kuhugi kirja, kui palju aega kavatsed sellele kulutada.

Kui ülesanne võtab aega 25-30 minutit, siis pane see kindlasti ajakavasse.

Veel üks näpunäide: mõelge kaks korda, kui kaua ülesanne tegelikult aega võib võtta.

Kui oled kindel, et töö on 30 minutit pikk, varu ohutuse huvides oma ajakavasse tund aega. Vastasel juhul võite saada üheks nendest õnnetutest töönarkomaanidest, kes öö läbi tööd teevad.

Päeva alguses leidke 10 minutit oma ajakava kontrollimiseks. Fakt: 10 minutit hommikust planeerimist säästate tööpäeva jooksul tund aega. Kuid ärge laadige üles kogu oma ajakava, jätke kindlasti vaba aega uute ja/või ootamatute ülesannete jaoks.

3. Hajameelne

Hajutatud tähelepanu on peamine edasilükkamise põhjus. Ja ennekõike tõmbavad sotsiaalvõrgustikud ja post meid töölt kõrvale. Selle vältimiseks soovitame postkasti märguanded välja lülitada, kui proovite keskenduda ülesande nüanssidele, või määrata märguannete intervall näiteks iga kolme tunni tagant. See aitab teil mitte lasta end segada iga kahe minuti tagant kirjadest.

Teine suurepärane viis seda teha on eraldada oma ajakavasse spetsiaalne aeg, mille kulutate postkastidega töötamiseks. Kirjade pidev kontrollimine tähendab sellele vähest tähelepanu pööramist: skannite kirja kiiresti ja saadate sama kiiresti vastuse, mis on sageli ebatäpne ja kirjavigadega. Vabandamine ja uuesti selgitamine, mida sa tegelikult mõtled, on ajaraiskamine, mida oleks saanud vältida.

Ka segadus võib olla väga häiriv. Laiali pillutatud kaustad paberitega laual, kaos kontoritarvetes, märkmed, mida sellest jamast ei leia… Võtke reegliks, et nädala lõpus tuleb iga kord oma laud puhtaks koristada ja pabereid, millest pole kasu, halastamatult välja visata. teid ja tõenäoliselt pole vaja.

4. Arvame, et kulutatud aja arvestamine on tarbetu

Aja vabastamiseks on kaks võimalust: ignoreerida uusi ülesandeid või ratsionaliseerida selle kasutamist. Kuid kuni te ei hakka jälgima, kui palju aega konkreetsele tegevusele kulutate, ei tea te, milline meetod teile sobib.

Proovige nädal või paar jälgida aega, mis kulub tööülesannetele. See aitab teil näha ja analüüsida, kuidas oma aega veedate, ning edaspidi - vältida omaenda vigu.

Kas teid segavad pidevalt telefonikõned või uksele koputamine? Kas veedate liiga palju aega Internetis või kontrollite liiga sageli oma e-kirju? Vaadake, kui kaua kulub teil nende ebaproduktiivsete ülesannete täitmine aega, ja töötage välja strateegia nende ignoreerimiseks või arvu vähendamiseks.

5. Usume multitegumtöösse

Ajajuhtimise eksperdid ütlevad ühel häälel: sellist asja nagu multitegumtöö pole olemas. See, mida tavaliselt nimetatakse "multitegumtööks", on tegelikult ühelt ülesandelt teisele viskamine ja selles pole midagi head.

Parima tulemuse saavutamiseks peate keskenduma ühele ülesandele, seadma taimeri ja töötama määratud ajal ainult selle kallal.

Korrake endale nagu mantrat: "Praegu ma lõpetan selle ülesande" - ja te ei hüppa ühelt ülesandelt teisele.