6 näpunäidet tõhusaks meilihalduseks

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 03:53

E-post on üks parimaid suhtlusvahendeid ja võib-olla ainus, mida kasutavad eranditult kõik kasutajad. Sulle võivad meeldida, aga ei pruugi kiirsõnumid, kasutada Skype’i või Facebooki vestlust, kuid tõenäoliselt on sul meiliaadress.

Iga päev jõuame oma postkasti mitte ainult sõprade ja kolleegide sõnumeid, vaid ka kümneid reklaamkirju, teateid, lihtsalt rämpsposti. Et vältida uppumist sissetulevate sõnumite tohutusse hulka, on väga oluline arendada ja rakendada tõhusaid meilisõnumite oskusi.

Autoriõigus

Planeerige e-posti kontrollimise aeg

Kui tunned, et kulutad kirjade töötlemisele liiga palju aega ja kirjade arv postkastis ikka ei vähene, siis proovi oma postkasti kontrollimise aega jäigemalt planeerida. Tavaliselt hakkame kirju kontrollima, leiame kirjast huvitava lingi, läheme saidile, sealt teisele … ja poole tunni pärast jätame meelde ja naaseme kirjade sõelumise juurde. Selle tulemusena on aeg edasi läinud, aga asi pole paigast ära läinud.

Seetõttu proovige varuda teatud piiratud aeg enda jaoks postiga töötamiseks. Nende intervallide sageduse ja kestuse saab igaüks ise määrata sõltuvalt kirjavahetuse mahust. Võib-olla on see tund hommikul ja tund tööpäeva lõpus või on teil mugavam logida oma meilikontole sisse iga tund viieks minutiks. Mis kõige tähtsam, proovige rangelt kinni pidada endale seatud ajakavast ja mitte lasta end segada millestki kõrvalisest. Teadvus, et teie aeg on piiratud, toob paratamatult kaasa postikviitungite töötlemise efektiivsuse tõusu.

Iga täht tähendab tegevust

Peamine reegel, mida peaksite kirja sõelumisel järgima, on see, et iga avatud kiri nõuab teilt midagi. Kui oled kirja avanud, siis mitte mingil juhul ei tohi seda enam postkasti jätta. Peate kirjale kas kohe vastama või edastama selle kellelegi, kes selle probleemiga paremini tegeleb, või määrama endale ülesande Google Taskis või kalendris – igal juhul peaks teie tegevuse tulemusena kiri kustutada või teisaldada arhiivi, st lahkuda postkastist … Kui järgite seda lihtsat reeglit, puhastatakse teie postkast varem või hiljem.

Autoriõigus

Filtrid ja otseteed

Kui saate iga päev suure hulga e-kirju, võtab nende sõelumine teilt palju aega ja vaeva. Miks te ei kasuta selleks postiteenuse ressursse, eriti kuna enamikul teenustest on see funktsioon olemas ja need on suurepäraselt rakendatud?

See puudutab filtrite seadistamist kirjade automaatseks töötlemiseks. Selle asemel, et igal postitusel käsitsi klõpsata ja iga klõps on sama aja ja vaevaga, määrake soovitud filtrid üks kord. Näiteks kõik kirjad teie sugulaste aadressidelt lähevad automaatselt kausta Pere ja need märgitakse oluliseks markeriga. Kõik pressiteated lähevad sisendkausta kaustast mööda eraldi kausta ja suhtlusvõrgustike teated saadetakse kohe prügikasti.

Nii saab sõnumeid põhiteemade järgi kategoriseerida ja vastavalt nende töötlemiseks valmistuda. Teil ei ole enam olukorda, kus teie aju lülitub kirjade analüüsimisel kodutöödelt äriküsimustele ja seejärel kohe meelelahutuspostitustele ja siis tagasi.

Erinevate filtrite loomiseks on tohutult palju võimalusi ja olen kindel, et kui olete automaatse filtreerimissüsteemi ehitanud, säästate päevi ja kuid oma ajast. Lisaks, kasutades määratud silte või kaustade kaupa jaotust, leiate arhiivist lihtsalt vajalikud tähed üles (kas mäletate, et meie kaust Inbox on täiesti tühi?).

Kasutage otsingut

Paljud kasutajad, eriti algajad, hoiavad kõiki oma e-kirju oma postkastis, sest neile tundub, et nad ei leia neid arhiveerimisel enam kunagi. Kui seadistate filtrite ja otseteede süsteemi, nagu on kirjeldatud eelmises lõigus, on teie arhiiv juba korrastatud ja selles on palju lihtsam navigeerida. Kuid ärge unustage ka otsinguriba. Näiteks Gmailis on tähtede otsimise süsteem nii täiuslik (kes selles kahtleks!), et ühegi tähe leidmine pole keeruline.

Kasutage märke

Paljudel meiliteenustel on funktsioon kirjade tähistamiseks spetsiaalsete markeritega (Gmailis on need tärnid). Nende abiga on lihtne esile tõsta ja eraldi kausta paigutada vajalikud sõnumid, mis Sinu tähelepanu nõuavad. Gmailis saate valida oma lippude komplekti ja neid üsna paindlikult kasutada. Seega piisab ühest pilgust oma postkasti sisule, et eristada e-kirju nende tähtsuse järgi.

Kasutage klaviatuuri otseteid

Kiirklahvide kasutamine võib kirjavahetuse töötlemist nii palju kiirendada, et nende uurimisele tasub kulutada paar tundi. Enne aga vaata seadeid (Gmailis on selleks Settings – General – Shortcuts) ja veendu, et need on sisse lülitatud. Pärast seda vajutage lihtsalt klaviatuuril küsimärki ja näete kõigi Gmaili kiirklahvidega viipa.

E-post on suurepärane suhtlusvahend, kuid see ei tähenda, et sa peaksid poole oma elust sellele protsessile pühendama. Kõigi protsesside maksimaalne automatiseerimine, kiired vastamised või sõnumite edastamine, oma aja planeerimine koos teiste selle artikli näpunäidetega võimaldavad teil üsna kiiresti toime tulla suvalise arvu kirjadega ja säästa rohkem aega meeldivamate tegevuste jaoks.