Kuidas uuel aastal rohkem ära teha

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 03:53

Et mõista, kuidas oma tootlikkust tõsta, pead esmalt teadma, millele täpselt aega kulutad. Selleks jälgi, mida sa päeva jooksul teed. Siis õhtul näed, mida poleks saanud teha ja milleks tasus rohkem aega pühendada.

Muidugi, kui teie tööpäev koosneb peamiselt erinevatest kohtumistest (kui olete näiteks arst või jurist), siis see lähenemine teile eriti ei sobi. Seda saab aga kasutada ka väljaspool tööaega, kui märkad, et õhtud ja nädalavahetused mööduvad telesaateid ja suhtlusvõrgustikke vaadates märkamatult.

Kohtle aega nagu toitu

Õige ajajaotus on meile antud sellise raskusega, sest aeg ise on väga ebamäärane mõiste. Seda ei saa näha ega katsuda, isegi teadlased vaidlevad selle olemuse üle.

Nii et proovige mõelda ajast kui millestki konkreetsemast, näiteks toidust. Kalduvus hajuda on sarnane rämpstoidu ihale. Ajaraiskamine on ülekaalulisus. Ja probleemi lahendus (aja jälgimine) on toidupäeviku pidamine.

Mis on toidupäevikute üldine kasutusala? Esiteks, ülekaalulistele inimestele võib ainuüksi teadmine, mida nad söövad, mõnikord olla šokk. Tundub, et igasuguseid suupisteid ja magustoite ei loeta enne, kui näete neid paberil loendatuna. Söömise mõistmine, tervislik häbitunne ja päeviku pidamisega kaasnev vastutus viivad kõik koos selleni, et kaal langeb kiiremini.

Samad kaalutlused kehtivad ka kulutatud aja registreerimisel. Nii et kui soovite kasvatada oma tootlikkuse lihaseid, alustage oma aja veetmise jälgimist.

Aja jälgimise plussid

Oma aja jälgimiseks peate täpselt registreerima päevas, mitme nädala või isegi kuu jooksul kulutatud tunnid ja minutid. Nii paradoksaalselt kui see ka ei kõla, võtab protsess ise samuti aega.

Kõigepealt vaatame aja jälgimise eeliseid ja seejärel jätkame näpunäidetega, mis aitavad teil alustada.

1. See on teiste produktiivsuse tehnikate aluseks

Me ei alusta jõutreeningut ilma, et oleksime määranud algraskust, mida tõstame. Sama tuleks teha uute harjumuste loomisel ja tootlikkuse tõstmisel. Kui me ei tea täpselt, kuidas ja millele oma aega kulutame, ei suuda me lihtsalt erinevate asjade jaoks aega õigesti arvutada ja oleme pidevalt endaga rahulolematud.

Kui te näiteks ei märka, et veedate päevas terve tunni sotsiaalvõrgustikes, siis kuidas saate sellest harjumusest lahti saada? Arvate lihtsalt, et tootlikumaks tööks peate koostama oma ülesannete loendid erinevalt. Kuigi peate lihtsalt Facebooki või VKontakte'i blokeerima.

Kulutatud aja jälgimine aitab teil välja selgitada, milliseid tootlikkuse strateegiaid te tegelikult vajate.

2. Avastate, et hindasite oma ajakulu üle

Nüüd kurdavad kõik, et nad on pidevalt hõivatud ja neil pole piisavalt aega. Aga mis siis, kui see tunne on tajumise probleem, mitte asjade tegelik olukord? Võimalik, et see tuleneb sellest, et hindad valesti, kui palju aega kulub sul erinevate asjade tegemiseks.

Kui vaatame oma rutiine, liialdame teatud ülesannete täitmiseks kuluva aja hulgaga. Ja see heidutab meid äri juurde asumast või uute hobidega alustamast. Ja mõnikord kulutame toimingule isegi rohkem aega, kui on vaja.

Muidugi ei tundu kõik juhtumid lihtsalt aeganõudvad. Mõned neist on tõesti aeganõudvad. Kui aga jälgite oma kulutatud aega mitme nädala jooksul, märkate, et teatud ülesanded täidetakse kiiremini, kui arvasite. Nii võib sul jääda aega millegi jaoks, milleks varem aega ei olnud.

3…. või alahinnatud

Sama sageli alahindame oma tegelikku aega.

Kalduvus liialdada aega, mis kulub näiteks erinevatele majapidamistöödele, tuleneb sellest, et peame selliseid ülesandeid koormavamaks.

Stressi mittevajavatele tegevustele kulutatud aeg lendab tavaliselt mööda. Just need toimingud tuleb oma igapäevasest rutiinist välja jätta.

4. See arendab vastutustunnet

Kui istusite tund aega Internetis ja seejärel tööle naasite, on täiesti võimalik, et keegi teine ei märganud seda. Selgub, et see tund on lihtsalt unustuse hõlma vajunud. Jah, tunned end korraks süüdi, aga siis unustad selle lihtsalt ära ja raiskad järgmisel päeval veel tunni või paar.

Aga kui me oma aega jälgime, siis peame ka selle raisatud tunni kirja panema. Siin on reaktsioon täiesti erinev. Salvestus "Olin Internetis kell 12:00-13:00" tekitab palju suuremat süütunnet kui lihtsalt mõte: "Oh, tund on jälle möödas." Peate tunnistama, et raisasite tund aega.

Loomulikult tahan õhtul oma märkmeid vaadates näha, et päev polnud asjata. Kui raiskasid täna aega ja kirjutasid selle üles, on homme lihtsam mitte lasta end segada.

5. See aitab sul teha rohkem

Mõnikord avastad mõnda aega oma tegevust analüüsides, et sul pole tegelikult midagi teha. Sa raiskad oma aega pisiasjadele, sest see ei kahjusta tegelikult sinu tööd.

Kui saate oma tööd teha ja teil on veel aega, kuid tunnete siiski, et päev on ebaproduktiivne, võite võtta rohkem ülesandeid. Kui töötate enda heaks ja saate ise oma ajakava hallata, otsige uusi kliente või tarnijaid või arendage oma veebisaiti. Kui töötate suures ettevõttes, küsige juhtkonnalt, kas teil on uusi projekte, mida saate võtta. On ebatõenäoline, et teile keeldutakse.

6. See õpetab, et sind ei tohi mitmele asjale korraga pihustada

Kõik teavad, et multitegumtöö on ainult tootlikkuse takistus. Ja multitegumtöö idee on lihtsalt müüt. Tegelikult ei tee me mitut asja korraga, vaid lülitume ikka ja jälle väga kiiresti ühelt ülesandelt teisele. Meie aju ei ole loodud multitegumtööks, seega jätame paratamatult millestki ilma või ei lähe hästi.

Kui jälgime aega, jälgime iga ülesannet. Ja iga ülesande jaoks eraldame teatud aja, vähemalt selleks, et arvepidamist oleks lihtsam. Oleme isegi kuidagi uhked, kui märgime, et tund või paar kulus ühele olulisele ülesandele.

Aja jooksul areneb sinus oskus keskenduda ühele asjale ning sa ei taha enam mitut ülesannet kombineerida ega lasta end olulisest tööst segada. Suure tõenäosusega on sul võimalik varuda pool tundi või tund päevas erinevateks pisitöödeks ja teha need kõik ühe istumisega.

Kuidas oma aega täpselt ja tõhusalt jälgida

Siin on kolm peamist reeglit, mis muudavad teie aja jälgimise kõige tõhusamaks.

• Ausus … Keegi peale teie ei näe neid plaate, nii et ärge kaunistage seda. Kui te ei ole enda vastu aus, siis milleks selle äriga üldse vaeva näha?
• Püsivus … Teil kulub vähemalt kaks nädalat, et saada täielik ülevaade sellest, millele te oma aega kulutate. Tehke märkmeid ainult siis, kui elate oma tavapärases tempos (mitte enne puhkust või puhkust).
• Pedantsus … Mõelge mitte tundidele, vaid minutitele. Näiteks kirjutage esimestel päevadel kõik oma tegevused hommikust õhtuni iga minuti täpsusega kirja. Seejärel saate minna 5- ja hiljem 15-minutilise intervalliga.

Aja jälgimiseks on kaks võimalust:

• Ajavahemikud … Näiteks 9.00-9.15. Seadke taimer iga 15 minuti järel (algul vähemalt, siis saate ajavahemikku pikendada) ja kirjutage üles, mida tegite.
• Ülesanded … Tegelege oma asjadega ja pange tähele iga kord, kui alustate millegi erinevaga.

Proovige mõlemat meetodit ja otsustage, milline neist sobib teile kõige paremini. Kõigepealt kirjutage kõik minuti täpsusega üles. See aitab teil mõista, kui palju aega iga ülesanne tegelikult võtab ja kuidas teie päev üldiselt on üles ehitatud. Seejärel saate teatud ajavahemike järel aega jälgida. Nii on lihtsam asju planeerida ja märgata, millal oled kõige sagedamini segane.

Saate oma märkmetele lisada ka lühikesi märkmeid. Näiteks märkige kirje "Lugemine" kõrvale, millist raamatut või ajakirja olete lugenud. Punkti "Teel" kõrvale saate märkida ilma või seda, mida kuulasite (podcast, audioraamat, muusika) ning kirje "Lapsega mängitud" kõrval mainida konkreetset mängu. Nii saab lihtsast aja jälgimisest praktiliselt päevik. Te ei pea seda tegema, kuid see võib teile meeldida.

Kahe nädala pärast muutub aja jälgimine harjumuseks. Nüüd ei pea sa kõiki oma tegusid nii hoolikalt kirja panema. Lihtsalt pöörake tähelepanu ajale (vähemalt tööpäeva jooksul) ja vaadake, kas kasutate seda maksimaalselt. Kui tunnete, et olete sageli hajevil, minge tagasi nootide juurde.

Isegi kui te pärast seda kahenädalast katset enam üldse aega ei jälgi, proovige end umbes kord aastas kontrollida, et näha, kuidas teie harjumused muutuvad.

Digitaalsed tööriistad

Seal on palju digiassistente, mis jälgivad automaatselt teie aja veetmist. Ja kuigi need võivad olla kasulikud (eriti kui te pole mitu tundi märkmeid teinud ja olete ühel või teisel hetkel unustanud, mida täpselt tegite), ei tohiks te siiski neile täielikult lootma jääda. Ainult teie ise teate, mida te mõnel saidil tegite – töötasite või jamasite. Rakendus ei määra seda teie eest.

• … See programm töötab taustal ja jälgib, kui palju aega veedate erinevatel saitidel ja rakendustes. See sobib erinevatele operatsioonisüsteemidele, sealhulgas Androidile. Samuti saate programmis seada eesmärke ja jälgida oma tootlikkuse kasvu.
• … Kuigi see programm oli algselt mõeldud vabakutselistele, peaks see sobima kõigile. Sellel on käepärased diagrammid, mis peegeldavad visuaalselt teie edusamme.
• (ainult iOS). Lihtsalt lisage oma tavalised ülesanded, klõpsake neid alustades ja kui olete valmis, klõpsake järgmisel. Eelmine ülesanne täidetakse automaatselt ja rakendus määrab aja ise.
• … Nagu ATracker, on see omamoodi digitaalse ja analoogi kombinatsioon. Kasutate digitaalset seadet, kuid ainult arvestuse pidamiseks. Evernote’i saab kasutada nagu tavalist pabermärkmikku.

Analoogseadmed

• … Nädala jooksul (mis on teie 168 tundi) salvestage, mida teete, jagades päeva 15-minutilisteks intervallideks. Hoidke oma kalender käepärast, näiteks töölaual või köögis. Paari nädala pärast saad aru, millele tavaliselt aega kulutad ja kuidas saad oma rutiini reguleerida.
• Tavaline märkmik. Pole ime, et seda peetakse klassikaks. Lihtsalt kirjutage üles, kui lõpetate ühe tegevuse ja alustate teist, ja lisage vajadusel selgitusi. Näiteks kui loete Internetis artiklit töö pärast, märkige see vastavalt, mitte kirjutage lihtsalt "Loe artiklit Internetis".

järeldused

Kui sirvite õhtul oma märkmeid ja näete hästi veedetud päeva, tunnete, et olete tõesti oma puhkust ja und väärt. Aja jälgimine ei muuda mitte ainult seda, kuidas veedate iga minut ja iga tund, vaid üldiselt teie ettekujutust elust.

Kuluta aega sellele, mis on tõeliselt oluline. Jälgige oma aega. Muuda oma elu.