Kuidas Gmaili tõhusalt kasutada: 25 nõuannet

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2024-01-13 01:20

Isegi kui töötate Google Mailiga iga päev, ei tea te tõenäoliselt kõiki selle võimalusi. Siin on 25 näpunäidet Gmaili tõhusaks kasutamiseks, mis muudavad paljud toimingud lihtsamaks ja säästavad teie aega.

1. Millest alustada

Muutke tausta

Selle asemel, et näha tavalist valget Gmaili tausta, vürtsitage oma postkasti millegi toretsevaga. Pakutud valikute hulgast uue tausta määramiseks valige lihtsalt paremas ülanurgas seadetes jaotis "Teemad" või laadige üles oma pilt.

Teise võimalusena saate katsetada liidese seadeid. Režiimis "Avar" on teil palju vaba ruumi ja "Compact" on hea, kui peate ekraanile mahutama võimalikult palju sõnumeid.

Lisa sõpru (ja sõnumeid)

Oma kontaktide ja vanade kirjade süsteemi lisamiseks (pole vahet, kas kasutate Gmaili esimest korda või loote täiendava konto), minge "Seaded" → "Kontod ja import" ja valige link "Impordi kirjad ja kontaktid". See võimaldab teil lisada oma andmeid teistest postkastidest.

Muutke Gmail Outlooki sarnaseks

Menüüs Seaded → Lab lubage eelvaatepaani funktsioon, et näha paremal pool kirjade täisteksti, nagu Outlookis. Harjumus on teisejärguline, nii et kui olete kogu oma elu töötanud ettevõtte e-postiga ja proovite alles nüüd Gmailiga rahule jääda, muudab vaateport teie ülemineku lihtsamaks.

Kui see on lubatud, näete seadetest vasakul asuvas rippmenüüs erinevaid kuvamisvalikuid.

Keskenduge olulisele

Gmail võib otsustada, millised kirjad on teie jaoks olulisemad. Kaval, ah? Jaotises Seaded → Postkast valige Jälgi minu e-posti tegevust …, et Gmail saaks teie sõnumeid analüüsida.

Samuti saate valida funktsiooni "Kaasa markerid" või "Ignoreeri filtreid" (filtrite kohta räägime lähemalt allpool) ja muuta kausta tüüpi, nii et olulised sõnumid kuvatakse ülaosas. Seejärel saate menüüs "Seaded" → "Üldine" jaotises "Töölaua märguanded" (kui kasutate brauserit Chrome, Firefox või Safari) valida valiku "Luba oluliste meilide teatised".

Vabanege kirjalõngast

On kahte tüüpi inimesi: need, kes armastavad kettimise funktsiooni, ja need, kes vihkavad seda tuhande päikese jõul. Kui kuulute teise rühma, minge jaotisse "Seaded" → "Üldine" ja lülitage välja "Täheahelad".

2. Hoidke korda

Arhiveeri kõik

Gmail võimaldab kirju nende kustutamise asemel arhiivida. Seda tehakse selleks, et te ei peaks muretsema vaba ruumi olemasolu pärast ja pidevalt oma sahtlit puhastama. Kui soovite kirja arhiveerida, avage see ja klõpsake vasakult teisele ikoonile (kast noolega alla). Sõnum ootab teid vasakpoolsel külgribal vahekaardil Kõik kirjad.

Jälgige oma arhiivi

Olenemata sellest, kui palju ruumi Gmail tasuta failide salvestamiseks pakub, on käes 2016. aasta ja inimesed saadavad üha rohkem manuseid. Kui olete jõudnud oma mälupiiranguni, on aeg mõnest sõnumist lahti saada. Klõpsake otsingukastis noolt, märkige kirje "On manuseid", valige suurus 10 MB ja klõpsake suurendusklaasiga nuppu. See näitab teile kõiki üle 10 MB suuruseid sõnumeid. Märkige lahtrisse need kirjad, mida te kindlasti enam ei vaja, ja saatke need prügikasti.

Vasta ja arhiveeri

Miks jätta e-kiri postkasti, kui olete sellele juba vastanud? Kasutage funktsiooni "Saada ja arhiveeri", et vältida sissetulevate kirjade segamist, kui ootate oma kirjale vastust. Avage "Seaded" → "Üldine" ja valige "Näita nuppu" Saada ja arhiveeri "vastuseks". Nüüd saate vastata tavapärasel viisil, kogudes soovi korral kirju postkasti või vastates kohe arhiveerida mittevajalikud kirjad.

Kasutage silte ja filtreid

Saate lisada igale sõnumile sildi. Vasakpoolsele külgribale ilmuvad uued otseteed. Lihtsalt avage kiri ja klõpsake ikooni "Sildid" – see on paremalt teine. Nüüd looge uus otsetee või valige olemasolev (muide, saate otsetee külgribalt otse oma sõnumisse lohistada).

Klõpsake nuppu "Veel" ja valige "Filtreeri sarnased meilid" ja seejärel "Loo selle päringu põhjal filter". Gmaili filtrite kohta saate kirjutada eraldi artikli, seega vaadake lisateabe saamiseks jaotist "".

Osta lisaruumi

Kui olete failide salvestamise probleemiga jamamisest täiesti väsinud, võite kulutada raha lisaruumi ostmiseks. Kerige sõnumite lehte alla ja all vasakus nurgas näete, kui palju ruumi teil on jäänud, samuti linki "Halda".

Kui teil on peaaegu 100% vabast ruumist hõivatud, järgige linki. 100 GB pakett maksab 139 rubla kuus ja lisaruumi saab kasutada mitte ainult Gmaili jaoks, vaid ka Google Drive'is ja Google Photos, kui neid kasutate.

3. Võtke seda tõsiselt

Muutke lehel olevate meilide kuvamisrežiimi

Proovige suurendada sõnumite arvu lehel 100-ni, et saaksite kogu oma kirjade massiivi ühe pilguga vaadata. Avage Seaded → Üldine → Lehekülje maksimaalne suurus. Seal saate valida ka 10, 15, 20, 25 ja 50 sõnumi kuvamise ühel lehel.

Jaotage kõik värvi järgi

Saate sõnumi väga kiiresti oluliseks märkida, kuid erinevatel sõnumitel võib olla erinev tähtsus. Avage Seaded → Üldine → Tähed ja valige Kõik tähed. Nüüd, kui klõpsate tähte tähistaval tärnil, muudab see iga klõpsuga värvi. See aitab teil oma olulisi sõnumeid sisu järgi sortida.

Muutke sõnumid ülesannete loenditeks

Tõenäoliselt mõtlete juba oma postkasti kui ühte tohutut ülesannete loendit. Miks mitte muuta oma meilid ülesanneteks, mille saate maha kriipsutada? Klõpsake aktiivses vestluses nuppu "Veel" ja valige "Lisa ülesannetesse". See lõim kuvatakse nüüd teenuses Google Tasks koos lingiga algsele postitusele.

Jälgige lugemata sõnumite arvu

Jaotises "Seaded" → "Labor" lubage funktsioon "Lugemata sõnumite ikoon". Kui teil, nagu igal tavalisel inimesel, on e-posti vahekaart terve päeva avatud, näete alati, kui palju lugemata kirju teil alles on. Seda juhul, kui teil puudub stress.

Töötage võrguühenduseta

Kui kasutate Google Chrome'i brauserit, on teil võimalus töötada e-postiga võrguühenduseta. Loomulikult ei saa te uusi sõnumeid saata ega vastu võtta, kuid saate kirju kaustast kausta teisaldada ja mustandeid luua. Selle funktsiooni lubamiseks avage Seaded → Võrguühenduseta.

Andke sekretärile juurdepääs oma kontole

Kui sa ikka kirjadega hakkama ei saa, võid kogu selle õuduse oma sekretärile edasi anda. Selleks avage "Seaded" → "Kontod ja import", valige "Andke juurdepääs oma kontole" ja lisage teised Google'i kasutajad. Neil ei ole õigust teie seadeid ja parooli muuta, kuid nad saavad sõnumeid lugeda, arhiveerida ja loomulikult neile vastata. Segaduste vältimiseks kirjutatakse kirjale alla teie nimi ja sulgudes teie sekretäri nimi.

4. Kontrolli inimfaktorit

Blokeeri aadressid

Mõned ei saa vihjetest üldse aru. Õnneks saate mõne inimese (või veebisaidi) blokeerida vaid paari klõpsuga. Pärast sõnumi saamist kelleltki, kelle soovite musta nimekirja lisada, klõpsake paremas ülanurgas oleval noolel ja valige funktsioon "Blokeeri kasutaja".

Nüüd lähevad kõik sellelt aadressilt saadetud kirjad otse rämpsposti.

Otsige üles vanad kirjad

Kas soovite kiiresti leida kõik sõbra sõnumid korraga? Lihtsalt hõljutage kursorit saatja nime kohal kas postkastis või konkreetses kirjas ja kuvatakse kontaktikaart. Seejärel klõpsake lingil "Vestlused", et näha kõiki selle kontakti sõnumeid.

Tühista valesti saadetud sõnumid

Me kõik oleme mingil hetkel kogemata kirju saatnud valele aadressile. Õnneks saate Gmailis saatmise lihtsalt tagasi võtta. Minge jaotisse "Seaded" → "Üldine" ja lubage funktsioon "Võta saatmine tagasi". Siin saate valida ka saatmise tühistamise ajavahemiku: 5 kuni 30 sekundit. Järgmine kord, kui saadate sõnumi, näete ülaosas "Tühista".

Jäta grupisõnumid vahele

Saate hõlpsasti grupisõnumite lõimest väljuda, klõpsates nuppu Veel ja valides Ignoreeri. Nüüd jätate vahele kõik sõnumid, välja arvatud need, mille puhul olete kirja ainus saaja.

Kui soovite naasta rühmasõnumi juurde, sisestage otsingukasti päring is: vaigistatud, nii et näete kõiki ignoreeritud lõime. Seejärel valige menüüst Rohkem käsk Ära ignoreeri. Kui te muidugi ei haletse ennast.

5. Säästa aega

Looge liikvel olles uusi kontosid

Oletame, et soovite kirju väga hoolikalt filtreerida või näiteks luua lisakonto teenustele, mis juba kasutavad teie peamist Gmaili kontot. Sel juhul saate luua põhiaadressiga seotud virtuaalse postiaadressi, lisades tippimise ajal sümboli @ ette "+ mis tahes sõna". Näiteks "teie aadress on [email protected]" veebiostlemiseks.

Kõik vastussõnumid suunatakse teie peamisele Gmaili aadressile.

Saatke unes sõnumeid

Pange kliendid ja töökaaslased arvama, et olete maniakaalne töönarkomaan, programmeerides nad öösel sõnumeid saatma Chrome'i, Safari ja Firefoxi jaoks saadaoleva laienduse abil. Tasuta versiooniga saate saata kuni 10 sõnumit kuus.

Lisaks muudab see laiendus teie meilid meeldetuletusteks ja ei kuva neid teie postkastis enne, kui olete valmis neile vastama. See sobib ideaalselt tühja postkasti välimuse loomiseks reede õhtul.

Vastake dubleerivatele päringutele automaatselt

Kui tüütud kliendid ujutavad teid üle sama tüüpi päringutega, ei pea te sama vastust ikka ja jälle tippima. Lihtsalt lülitage sisse funktsioon "Vastusemallid" jaotises "Seaded" → "Labor". Järgmisel korral vastuse printimisel salvestage see mallina ja saatke see julgelt kõigile samadele päringutele.

6. Klõpsake vähem

Anna hiirele puhkust

Peaaegu kõike Gmailis saab teha klaviatuuri abil. Põhilised kiirklahvid töötavad vaikimisi, kuid ärge unustage avada menüüd Seaded → Üldine ja lubada funktsioon Klaviatuuri otseteed. Salvestage muudatused ja seejärel klõpsake küsimärgil, et näha võimalikke klaviatuuri otseteid.

Lõpetage teiste postkastide kontrollimine

Jaotises "Seaded" → "Kontod ja import" klõpsake lingil "Lisa oma POP3 meilikonto" ja Gmail laadib teie kirjad teistest postkastidest alla. Seejärel seadistage sõnumite saatmine: saate vastata nii oma Gmaili aadressilt kui ka muudelt e-posti aadressidelt.