7 ülesannete nimekirja viga, mis takistavad teie tootlikkust

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 03:53

Asjatundjate hinnangul tuleks neid tegevusi vältida, et to-do listist maksimumi võtta.

1. Tee hommikul nimekiri

Tundub loomulik, et paneme hommikul esimese asjana päevaplaanid kirja. Siiski on juba hilja. Nii ütleb Eileen Roth, raamatu Organisation for Dummies autor. "Kui koostate hommikul ülesannete nimekirja ja kell 8.00 on teil kohtumine linna teises otsas, siis tõenäoliselt ei jää teil selleks aega," ütleb ta.

Tee päeva lõpus nimekiri. See võimaldab teil oma tööasjad selja taha jätta ja rahus puhata. “Lähed töölt koju ega mõtle enam tööde nimekirjale, sest oled selle juba koostanud ja tead, mida sul homme vaja on. Teie mõistus saab lõpuks puhata,”ütleb Eileen.

2. Liiga palju ülesandeid loetlemiseks

Kui teie ülesannete loendi valmimine võib võtta nädalaid või kuid, valmistate end ebaõnnestumiseks ette. Nii tunnete end ülekoormatuna.

Raamatu Living Well Organed: 10 Lessons in Cognitive Psychology and Design Thinking for a Conscious, Healthy and Meaningful Life autori Kyra Bobinet sõnul on kolm ülesannet nimekirja jaoks ideaalne arv. "Meie aju tajub teavet, mis on rühmitatud kolmeks osaks," ütleb ta. "Nii et alustuseks loetlege kolm peamist asja, mida teha."

Enamik inimesi isegi ei mõista, kui vähe on ühes päevas tõeliselt produktiivseid tunde.

Meie vaimne tugevus on palju piiratum ressurss kui aeg. Meil on iga päev vaid 3–6 tundi, mil saame kõvasti tööd teha,”ütleb Christina Willner, Amazing Marvini ülesandeloendi, tootlikkuse rakenduste looja.

Lisaks ei mõista paljud, kui kaua võib teatud ülesannete täitmine aega võtta. Seetõttu on liiga pikad ülesannete nimekirjad ebaefektiivsed. Vilner soovitab iga ülesande juurde kirja panna arvestusliku täitmise aja. Jälgige seda aega, et tulevikus täpsemaid arvutusi teha.

3. Lisa oma ülesannete nimekirja unistused või väga suured eesmärgid

Ambitsioonikad eesmärgid, nagu raamatu kirjutamine või Mount Everestile ronimine, ei tohiks olla teie ülesannete nimekirjas. Selle asemel pange need eraldi soovinimekirja.

Ülesannete nimekiri peaks sisaldama selgeid plaane.

Kui teil on vaja lõpetada suur projekt, peate selle jagama mitmeks väikeseks ja teostatavaks ülesandeks ning alles siis need loendisse üles kirjutama. Seda soovitab Paula Rizzo, raamatu „List mõtlemine: kuidas kasutada loendeid, et olla produktiivsem, edukam ja vähem mures“autor.

Kõigi oma eesmärkide ulatuslikku loendit vaadates tunnete end ülekoormatuna. Lisaks jääte rahulolematuks sellega, et te ei jõua kõiki kirja pandud plaane täita. Tõepoolest, mõned neist nõuavad üsna palju aega ja vaeva.

4. Hinda iga ülesannet võrdselt

Tootlikkuse treener Nancy Gaines väidab, et ülesannete nimekiri peaks olema prioriteetide nimekiri. "Tooge sisse ainult neid asju, mis teie karjääri või äri edasi viivad, " ütleb Gaines. - Kui see pole prioriteet, siis ei tohiks see loendis olla. See tõmbab teie tähelepanu ainult kõrvale."

Ta soovitab nimekirja koostamisel järgida süsteemi “3-3-3”: kriipsutage loendist maha kolm kõige vähem olulist ülesannet, delegeerige kolm ülesannet, mis ei ole teie aega väärt, ja täitke kolm kõige olulisemat ülesannet.

5. Sea ebamäärased eesmärgid

Kui loendis olevad ülesanded on ebamääraselt sõnastatud, peate edaspidi mõtlema, kuidas neid täita, ja isegi meeles pidama, mida need tähendavad. Seega tuleks nimekirja koostamisele pöörata piisavalt tähelepanu.

„Kulutage veidi rohkem aega planeerimiseks ja tehke oma ülesannete nimekiri võimalikult täpseks,” soovitab Maura Thomas, isikliku produktiivsuse saladused autor. Näiteks "kuluaruande" kirjutamise asemel kirjutage "andmete sisestamine arvutustabelisse".

Vältige ebamääraseid sõnu, nagu "planeeri", "rakendamiseks" või "arendama". "Kui teil napib aega, siis vaadates loendis sõna" arendama ", soovite tõenäoliselt selle punkti vahele jätta, " ütleb Mora. "Salvestage need sõnad oma suure projektide nimekirja jaoks."

6. Kasutage sama loendit, kuni kõik ülesanded on täidetud

“Probleem on selles, et iga päev toob midagi uut. Seetõttu ei pea seda, mida olete täna teinud, tingimata homme tegema. Ja teie plaanid homseks võivad muutuda isegi enne selle lõppu,”ütleb Eileen Roth. Seega tuleb iga päev koostada uus ülesannete nimekiri.

7. Ära seo nimekirja oma kalendriga

Kui nimekiri ja kalender ei ole omavahel seotud ja need sisaldavad erinevaid ülesandeid, siis vaevalt jõuate neid kõiki täita. "Sel juhul ei jää teil loendis olevate ülesannete täitmiseks aega. Välja arvatud juhul, kui peate ohverdama une, nädalavahetusi, puhkust või aega, mida soovite oma perega veeta,” hoiatab Katie Mazzocco, raamatu "Revolutsiooniline produktiivsus: kuidas maksimeerida aega, mõju ja sissetulekuid väikeettevõtte juhtimisel" autor.

Proovige alati oma kalendris varuda aega loendis olevate ülesannete täitmiseks.