Kuidas lõpetada kannatusi lähenevate tähtaegade pärast

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 03:53

Paradoks: kui kardad, et ei saa tööd õigeks ajaks valmis, lühenda tähtaega.

CareerCasti küsitluse kohaselt on tähtajad üks levinumaid stressi põhjuseid töökohal.

Aga kui te lõpetate tähtaegade negatiivse võtmise, säästate palju närve. Siin on mõned tõhusad nipid, mis aitavad teid kiiremini tööle panna.

1. Määrake ühe kuupäeva asemel mitu kuupäeva

Majandusteadlased Dan Ariely ja Klaus Wertenbroch viisid läbi uuringud, püüdes välja selgitada, kuidas inimesed oma ülesannete planeerimisega hakkama saavad ja venitamist väldivad. Õppeained jagati kolme rühma, neile tehti kõik tööd, jagati kolmeks ülesandeks ja määrati erinevad ajaraamid:

1. Esimesel rühmal tehti ülesandeks täita üks ülesanne nädalas ja iga 7 päeva järel aru anda edusammudest.
2. Teisele rühmale anti kõigi ülesannete täitmiseks aega kolm nädalat.
3. Kolmas rühm määras tähtajad oma äranägemise järgi.

Seetõttu sai esimene rühm, kes oli sunnitud iganädalaselt tööülesannete kohta aru andma, palju paremini hakkama - inimesed tegid vähem vigu ja pidasid tähtaegadest täpsemalt kinni.

Uuringud näitavad, et parim viis kõige realistlikumate ja kõige vähem stressi tekitavate tähtaegade määramiseks on jagada suured projektid väiksemateks ülesanneteks, millest igaühe jaoks on erinev tähtaeg.

Näiteks ülesanne “projekt tellijale 15. augustiks esitada” võib olla teie jaoks üsna pingeline – tundub liiga hirmuäratav. Kuid valikud "tee eskiis 1. juuliks", "koosta skeem 15. juuliks", "loo prototüüp 31. juuliks" näevad välja palju lihtsamad ja paremini kättesaadavad – teil on konkreetsed tähtajad ja konkreetsed toimingud, mida teha.

Lisaks võimaldab ajakavade ühtlane ajastamine tunda edusamme, mis motiveerib sind veelgi. Näide loomariigist: psühholoog Clark Hull uuris, kuidas rotid toitu otsides labürintides navigeerivad. Ta leidis, et loomad, kes olid juba ühe tasu leidnud, nägid otsingute jätkamisel rohkem vaeva. Hull nimetas seda käitumist eesmärgi gradiendi hüpoteesiks.

Kui jälgite visuaalselt töö edenemist, saate täiendava stiimuli oma pingutusi mitte lõdvestada. Lihtsamalt öeldes, kui kriipsutate oma ülesannete nimekirjas allapoole liikudes läbi üha rohkem punkte, motiveerib see teid tööd varem lõpetama. Seal on tohutult palju tegumihaldureid, mis võimaldavad teil edenemist jälgida – valige ükskõik milline.

2. Leia oma ideaalne stressitase

Oleme harjunud arvama, et stress on midagi üheselt halba ja ideaalis tuleks seda igal võimalikul viisil vältida. Kuid see pole nii. Väikestes kogustes võib stress meid motiveerida.

Psühholoogide Robert Yerkesi ja John Dodsoni 1908. aastal sõnastatud Yerkes-Dodsoni seadus ütleb, et mida rohkem on inimene vaimselt pinges, seda tõhusamalt ta töötab. Kuid pärast selle seisundi teatud läve saavutamist tootlikkus langeb ja inimene annab alla.

Kui oleme stressis, tõuseb kehas adrenaliin, mis muudab meid erksamaks, teravdab meeli ja annab jõudu. Stress on omamoodi doping, mis annab meile ajutise tõuke nii füüsilisele kui ka vaimsele energiale.

Kuidas valida oma ideaalne stressitase?

• Keerulised projektid nõuavad madalat pinget. Nad ise tekitavad elevust, sellest pole enam vaja end üles keerata.
• Mõõdukate raskustega probleemid nõuavad mõõdukat stressi.
• Kõrge tase on suurepärane lihtsate ülesannete jaoks, et motiveerida teid õigesti tegema.

Seadke lihtsatele ülesannetele lühikesed tähtajad, ärge lükake neid hilisemaks. Tähtajale lähemale jõudmine tõstab teie stressitaset – see ergutab teid edasi.

3. Vähendage tähtaegu eelnevalt

Kui teil on raskusi tähtajast kinnipidamisega, kuid teil on probleeme motivatsiooniga, võib abi olla lühemate tähtaegade määramisest.

Ajakirjas Consumer Research 2018. aastal avaldatud uuringus palusid katsetajad mitmel inimesel küsitlust täita. Ühele rühmale anti selleks nädal, teisele kaks nädalat.

Arvake ära, milline rühm täitis küsitluse õigeaegselt? See, kellel on vähem aega.

Ühes teises katses andsid samad teadlased rühmale õpilastele valida: kas täita pakilisem ülesanne ja saada kolm šokolaadi või teha vähem põletav töö ja saada preemiaks viis šokolaadi. Ja enamik õpilasi eelistas esimest varianti, kuigi tasu seal oli väiksem.

Teadlased järeldasid, et on olemas nn kiireloomulisuse efekt: oleme huvitatud ülesannete kiirest lõpetamisest, isegi kui saame sellest vähem kasu. Kiireloomulised küsimused, nagu eksperimentaatorid kirjutavad, on väga meeldivad.

Pika tähtajaga ülesande võtmine ei ole lihtne, sest tunneme, et sellised ülesanded on raskemad, kuna võtavad rohkem aega. Me kipume asju, mida peame aeganõudvaks, edasi lükkama, kuid lühemate tähtaegade seadmine motiveerib meid võimalikult kiiresti tööd tegema.

4. Jaga oma eesmärke ja edusamme kolleegidega

2015. aastal viis American Talent Development Association (ATD) läbi uuringu ja leidis, et kui annate oma edusammudest tööl teada teisele inimesele (ülemusele, kolleegile või lihtsalt sõbrale), suureneb teie võimalus alustatu lõpule viia 65%. Samuti suurenevad need 95%, kui koostate oma saavutuste kohta meeskonnale regulaarselt aruandeid.

Need leiud on kooskõlas Dan Ariely ja Klaus Wertenbrochi uuringutega, keda me varem mainisime. Nad leidsid, et töötajad, kellele teised inimesed määrasid tähtajad, täitsid ülesandeid kiiremini ja tõhusamalt kui need, kes ise oma aega planeerisid.

Laske kellelgi teisel enda jaoks tähtajad määrata ja sina järgi neid ja anna edusammudest aru. Kui sul pole juhti, leia endale partner, kes sind kontrollib.

5. Muutke tähtaegadest kinnipidamine mänguks

Psühholoog Mihai Csikszentmihalyi kirjeldas oma TED-kõnes voolu kui õnne saladust. Flow on seisund, kus oled oma töösse nii keskendunud ja kirglik, et ei pane tähelegi, kuidas aeg lendab.

Kui oleme muutuvas olekus (seda nimetatakse ka maksimaalse kognitiivse efektiivsuse perioodiks), muutub isegi meie ajutegevus. Prefrontaalses ajukoores suureneb hapnikuga rikastatud hemoglobiini kontsentratsioon ja aju efektiivsus suureneb. Kui meil on igav, siis seda ei juhtu ja meil on raskem keskenduda käsilolevale ülesandele.

Seetõttu tasub gamifitseerimise põhimõtet rakendada eelkõige nende juhtumite puhul, mis tunduvad sulle ebahuvitavad. Igavad ülesanded ei soosi tähtaegadest kinnipidamist. Muutes oma töö mänguks, muudad selle lõbusamaks ja tõstad motivatsiooni kõike õigel ajal lõpetada.

Igavate ülesannete mänguliseks muutmiseks on palju võimalusi. Näiteks võite elevuse vaimu äratamiseks võistelda oma eakaaslastega. Või installige mõni spetsialiseeritud rakendus (näiteks Habitica), mis annab teile iga täidetud ülesande eest saavutuse.

Proovige kõiki neid meetodeid ja lähenev tähtaeg ei tekita enam paanikat.