13 asja ärikirjavahetuses, mis ajavad lihtsalt marru

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 03:53

Kui te ei taha teist inimest vihastada, ärge seda tehke.

1. Tervitamise puudumine

Te ei kirjuta ärikirja lõbu pärast, vajate midagi adressaadilt. Seetõttu on õige alustada seda viisakusaktiga – tervitamisega. Ilma selleta toimimine on nagu kellegi teise kontori ukse avamine jalaga.

Kuidas mitte

See on parem nii

2. Fraas "tere päev"

Kui te ei kirjuta ärikirja otse 2000ndatest, siis valige moodsam sõnastus. Pole tähtis, et te ei saa täpselt ennustada, millal teine inimene sõnumit loeb. Valik "tere pärastlõunal" on kõige neutraalsem, kuid võite kasutada ka perioodi, mil kirja saadate. Ja jäta "hea kellaaeg" mineviku poolsurnud foorumitele.

Kuidas mitte

See on parem nii

3. Vigade käsitlemine

Hämmastav, kui palju vigu võib nii lühikeses tekstis teha. Esiteks on paljud koma eraldamise reeglit sõna-sõnalt võtnud. Sellest sünnivad meistriteosed nagu "Kallis Anton Mihhailovitš". Apellatsioon ei ole ainult nimi, vaid ka sellest sõltuvad sõnad.

Teiseks kontrollige hoolikalt adressaadi nime. Ärge helistage Alekseev Alexandrasele, Marin Mariasele ja dešifreerige initsiaale.

Kuidas mitte

See on parem nii

4. Lühendid ja ühesilbilised vastused

Ärialane kirjutamine nõuab täislausetega suhtlemist. Sellel lähenemisel on praktiline kasu: vestluskaaslane ei pea ära arvama, mida sa mõtled, sest paljastad kõik nüansid ega anna võimalust sõnu valesti tõlgendada. Ja teie "OK" võib tähendada kõike. Lisaks ei säästa kärped palju aega.

Kuidas mitte

See on parem nii

5. Huumor ja metafoorid

Ärikiri ei tohiks jätta tõlgendamisruumi. Kõiki sõnu kasutatakse nende otseses tähenduses ja need ei tähenda erinevaid tõlgendusi. Vastasel juhul oodake täiendavat kirjavahetust, kus saate teada, kes mida silmas pidas. Ja see võib võtta palju aega.

Kuidas mitte

See on parem nii

6. Hüüumärgid

Hüüumärke ei kasutata kirjandustekstides sageli, sest need on mõeldud tugevate tunnete väljendamiseks. Ärikiri ei ole väljendusplatvorm, isegi kui soovite tõesti vestluskaaslasele väljendada, mida te sellest arvate.

Sa ei pruugi midagi erilist tähendada, kuid vestluskaaslase jaoks on hüüumärk signaaliks, et tõenäoliselt teeb ta midagi valesti. Nii et hoidke kontrolli all nii oma meeli kui ka klahvikombinatsiooni Shift + 1. Hüüumärk sobib ainult ringluses.

Kuidas mitte

See on parem nii

7. Bürokraatide rohkus

Soov end vormilisemalt väljendada tekitab sageli koletuid konstruktsioone, mille tähendust on äärmiselt raske eristada. Ärge liialdage keerulisi fraase ja kirjutage lihtsamalt.

Kuidas mitte

See on parem nii

8. Caps Lock

Suurtähtedega jooni esile tõsta ei tasu. Internetis sümboliseerib see ikka veel karjumist. Kellelegi ei meeldi, kui tema peale karjutakse. Sõnumi selgeks muutmiseks tehke see lihtsalt selgeks.

Kuidas mitte

See on parem nii

9. Fraas "Ette tänades"

Tänan muidugi taskusse pista, aga varajane tänutunne paneb vestluskaaslase ebamugavasse olukorda. Hea kommetega inimene tunneb kohustust teie palve täita, isegi kui ta mõistab, et ta ei peaks seda tegema. Ja teid mäletatakse probleemide viskamise pärast.

Kui vestluskaaslast on siiski vaja julgustada, on parem kirjeldada, kuidas on tal kasulik teie palvele vastata.

Kuidas mitte

See on parem nii

10. Kummaline teemarida või üldse mitte

Arusaamatute kirjade avamine on ebaturvaline, nii et ilma teemata sõnum võib sattuda rämpsposti. Loomulikult saab inimene väga vihaseks, kui ta avastab, et sõnade "Zina, kumm" all oli rehvitehase juhi Zinaida eest peidetud oluline dokument.

Kuidas mitte

See on parem nii

11. Tuttavus

Te ei tohiks oma äristiilist kõrvale kalduda, isegi kui adressaat on teie parim sõber. Esiteks peab ta võib-olla edastama kirja oma ülemusele või töövõtjatele. Teiseks võib kiri sattuda kogemata kolmandatesse kätesse ja kompromiteerida seda ning samal ajal ka sind.

Kolmandaks peate vahet tegema isiklikul ja tööl. Ettevõtte huvid ei lange alati kokku isiklike huvidega. Sõbralike suhete säilitamiseks läbirääkimistel järeleandmisi tegemata tasub endale mänguruumi jätta.

Kuidas mitte

See on parem nii

12. Kirjavahetuse ajaloo puudumine

Kui vestlete kellegagi aktiivselt, on adressaat teadlik vestluse sisust ja saab hiireratast keerates hõlpsasti dialoogi algusesse naasta. Kui aga aeg-ajalt meili teel kirju vahetad, võib vestluskaaslane unustada, kes sa oled ja mida sa temalt vajad.

Muutke see inimesele lihtsaks: tuletage ühes lõigus inimesele meelde, millest ta räägib.

Kuidas mitte

See on parem nii

13. Sõnumilõimede sobimatu käsitlemine

Meiliteenused ja agendid võimaldavad teil töötada sõnumilõimedega. Õige käsitsemise korral on see tõesti kasulik tööriist. Kuid kõigil see ei õnnestu.

Võib-olla olete juba langenud massipostituse ohvriks, milles osalejad ei vasta otse autorile, vaid kõigile. Selle tulemusena täidab teie postkasti ebahuvitav vestlus ja te mõtlete välja karistused neile, kes ei leia õiget nuppu. Samas satub sageli üldinfoväljale info, mis pole mõeldud uudishimulikele silmadele.

Medalil on ka miinus: kui tähtsas vestluses ei vasta keegi osalejatest kõigile, vaid ühele inimesele. Ja adressaat peab oma töö tegemise asemel kulutama palju aega kirjade saatmisele.