Lihtne süsteem keeruka kaasaegse elu korraldamiseks

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 03:53

Täna tahame teile rääkida süsteemist, mis aitab teil struktureerida kõiki teie tööprojekte, ülesandeid ja asju. Selle abil õpid õigesti seadma eesmärke ja koostama plaane nende saavutamiseks.

Kaasaegses maailmas peab inimene tegema mitut ülesannet. Projektid, koosolekud, asjaajamised, ülesanded, mille tähtaeg läheneb vääramatult … Tihti on meil raske oma elu nii korraldada, et jääks aega tööasjadega toime tulla.

Täna tahame teile tutvustada süsteemi, mis aitab teil korraldada kõik teie eesmärgid, asjaajamised ja ülesanded. Selle süsteemi töötas välja New Yorgi ettevõtja Chris Winfield.

Elu on raske.

Meile meeldib töötada 40+ tundi nädalas, oleme selle üle uhked ja armastame kõigile ja kõigile rääkida, kui hõivatud me oleme, sest see paneb meid tundma end olulise ja asendamatuna. No või muidu, me lihtsalt arvame, et see peaks nii olema.

Nii oli ka minuga. Kuni otsustasin kõike muuta.

See ei saanud nii edasi minna, pidin otsast alustama ja kõike muutma. Tahtsin elada täiel rinnal ega tahtnud ühtegi hetke käest lasta.

Kuid oli üks probleem. Ma ei teadnud, kuidas seda teha. Raiskasin liiga palju aega ja töötasin ebaefektiivselt. Seetõttu hakkasin otsima võimalusi, mis aitaksid mul probleemi lahendada.

Lugesin palju tootlikkuse teemalisi raamatuid ja ajaveebe ning lõpuks jõudsin neljaosalise süsteemini.

See lihtne süsteem, millest tuleb juttu hiljem, aitas mul tootlikkust tõsta, selle abil sain organiseerida päevi, nädalaid, kuid ja isegi tunde. Tänu temale saan teha rohkem lühema ajaga.

Tahaksin tõesti öelda, et jõudsin selle süsteemini kergesti ja kiiresti, kuid see pole nii: veetsin sadu tunde katsetades, pidin läbi elama palju ebaõnnestumisi, vigu ja pettumusi.

Täna suudan 17 tunniga teha rohkem kui varem 40 tunniga. Isegi seda mitte. Ma suudan ühe nädalaga saavutada rohkem kui viimase paari kuuga.

Olen võimeline töötama samaaegselt mitme projekti, klientide, ettevõtetega ning samal ajal hoidma tasakaalu töö ja eraelu vahel.

Ma töötan, veedan aega perega, jalutan, suhtlen inimestega, õpetan teistele seda, mida ise tean, ja teen palju muud. Iga päev. Ja seda kõike ainult tänu sellele, et olen välja töötanud endale sobiva süsteemi, millest ma pidevalt kinni pean. See süsteem on üsna lihtne, kuid te ei tohiks kunagi unustada järgmist:

See lihtsalt ei tähenda alati lihtsat.

Üks peamisi asju, millest sain aru, on see, et kui võtad aega oma päeva planeerimiseks ja omad selget ettekujutust, mida soovid saavutada (lood oma päevadest kindla pildi), siis läheb kõik lihtsamalt. Teete vähem tööd ja õnnestub rohkem, sest töötate kirega, näete enda ees eesmärki.

Minu süsteemil on neli põhielementi:

1. Unista ja sea eesmärke. Mida sa elult tegelikult tahad? Millised on teie unistused, eesmärgid, ambitsioonid? Kui te neile küsimustele vastuseid ei tea, siis ülejäänud selles loendis olevad komponendid teile midagi head ei tee.
2. Laadige oma aju lahti. Viige mõtted oma peast paberile. Sa ei pea mõtlema kõrvalistele detailidele, kui tahad tõesti produktiivne olla.
3. Tehke vaimseid kaarte. Need aitavad teil leida lünki teie peamiste eesmärkide saavutamiseks. Teisisõnu saate aru, kuidas kiiresti saada või saada seda, mida soovite.
4. Hallake oma aega ja jagage keerulised ülesanded nende koostisosadeks. See aitab teil saavutada oma peamised eesmärgid võimalikult lühikese ajaga.

Keegi ei vaidle kunagi vastu ilmselgele tõsiasjale, et kõigil inimestel on 24 tundi ööpäevas. Edukatel inimestel on kaks omadust:

• Nad teavad täpselt, mida tahavad.
• Nad pingutavad, et saada seda, mida tahavad.

Kas olete valmis riskima ja pingutama, et saada edukaks? Siis loe edasi.

1. Unistus. Sea eesmärgid. Tegutsema

Alustage lõppeesmärgi ettekujutamisest.

Stephen Covey

Esimene samm on kujundada oma elust suur pilt. Peate mõistma, mida soovite saavutada, milliseks inimeseks soovite saada, ehk teisisõnu mõtlema, milline peaks teie ideaalne elu välja nägema.

Kui ma seda esimest korda tegin, tahtsin oma elus palju muuta. Võib-olla tundub teile nagu mulle siis, et paljusid asju ei saa muuta, kuid ärge heitke meelt ja ärge heitke meelt, sest see tunne on täiesti normaalne.

Järgides Mark Alleni nõuannet, eraldasin iga oma eesmärgi jaoks ühe lehekülje. Selline ruumipiirang on vajalik selleks, et sul oleks võimalus iga eesmärk detailselt maalida, põhielementideks jaotada, koostada detailne plaan selle eesmärgi saavutamiseks, kuid eesmärgi täpsustamine peaks olema ilma veeta.

Midagi on oluline meeles pidada: te ei hoia oma plaani veres, teie eesmärgid võivad igal ajal muutuda. Me ei saa kindlalt öelda, mis meist tunni pärast saab, ja veelgi enam ei saa keegi öelda, et tema eesmärgid ja eluplaanid ei muutu järgmise kuu või aasta jooksul.

Kuid selline planeerimine on kasulik selle poolest, et teil on selge ettekujutus sellest, mida soovite saavutada, milliseks inimeseks unistate saada.

Samuti ärge muretsege, kui teil pole õnnestunud iga eesmärgi jaoks saavutusplaani koostada. Pole hullu, peaasi, et sul on eesmärk ja kui selle aeg kätte jõuab, siis leiad viise, kuidas seda saavutada.

2. Laadi oma aju maha

Olgu teie meel alati särav ja selge nagu avar taevas, suur ookean ja kõrgeim mäetipp.

Morihei Ueshiba

Meie mälu on paljuski ellujäämise tööriist. Kõige kergemini jäävad meile meelde asjad, mis on meile olulised ja vajalikud. Mälu on hämmastav asi: näiteks vääramatu jõu olukorras saame meeles pidada eluohutuse koolitunde ja anda inimesele esmaabi.

Sul on peas sadu mõtteid, pisiasju, ebavajalikke detaile. Näiteks proovite meeles pidada kõiki nüansse, isegi kõige väiksemaid üksikasju projektist, mida teete. Kuigi selline teadlikkus on austusväärne, tekitab see sageli ka ärevust ja stressi. Järeldus: vabanege sellest prügist, laadige oma aju maha.

Ärge hoidke kõiki neid üksikasju oma peas – kirjutage need päevikusse, laske see kõik olla arvuti kõvakettal või kuskil mujal. See võimaldab paremini keskenduda hetkel olulisele, unustamata seejuures päevakajalisi asju.

Korralda, jaga ja valluta

Nüüd, kus oled end päästnud tohutul hulgal mittevajalikest või mitte nii tähtsatest mõtetest, on aeg asuda oma asju korraldama. Vaadake oma plaani. Võib-olla ei olnud sa laisk ja tegid plaani mitte ainult järgmisteks nädalateks ja kuudeks, vaid ka terveteks aastateks.

Peate struktureerima kõik, mida peate tegema. Proovi planeerida kõik oma projektid, ülesanded ja muud asjaajamised nii, et need üksteist ei segaks: võta iga ülesande jaoks eraldi aeg, ära aja kaht kärbest ühe hoobiga taga, vaid jaga ja valluta.

Ärge muretsege, kui teil pole konkreetset plaani kõige kavandatu saavutamiseks. Peaasi, et teil on eesmärgid ja teie alateadvus aitab teid ülejäänus.

Sel juhul võib teie alateadvust võrrelda GPS-navigaatoriga. Määrate oma sihtkoha ja uurite, kuidas sinna jõuda.

3. Loo mõttekaart

Kõik, mida vajate, on plaan, tegevuskava ja julgus sihtkohta jõudmiseks.

Earl Nightingale

Mõttekaart on diagramm, mis aitab teil teavet visualiseerida ja korrastada. Mõttekaarte saab kasutada peaaegu kõigeks alates märkmete tegemisest kuni tõsise strateegia väljatöötamiseni. Need aitavad teil keerukat objekti selle komponentideks jagada.

Mõttekaardi abil saab koostada projektide, tulemuste ja ülesannete hierarhia. Kasutage olulise või kiireloomulise esiletõstmiseks fondi suurust ja värvi. Samuti saate lisada linke olulistele Interneti-ressurssidele või arvutis olevatele dokumentidele.

See kaart aitab teil ühe pilguga näha, milline projekt võtab teilt kõige rohkem aega või nõuab kõige rohkem tähelepanu (punasega esile tõstetud ülesanded ja tähtajad näitavad nende kiireloomulisust ja tähtsust).

Iganädalaselt oma mõttekaarti üle vaadates märkad, millised projektid on lõpusirgel ning see motiveerib sind edasi liikuma. Kustutage lõpetatud projektid ja täitke need uutega.

4. Hallake oma aega ja jagage keerulised ülesanded põhielementideks

Otsusta juba täna, et sinust saab ekspert oma aja ja oma tulemuslikkuse juhtimises.

Brian Tracy

Nüüd, kui teil on plaan, peate olema kindel, et saate kõigi eesseisvate ülesannetega õigeaegselt hakkama. Selle abistamiseks on loodud erinevad tehnikad ja süsteemid. Näiteks:

• Kanban on süsteem, mis aitab teil ülesannetega tõhusalt toime tulla. Olemas on mugav veebitööriist KanbanFlow, mis on mõeldud mitte ainult üksi, vaid ka meeskonnatööks.
• Tuttav GTD isikliku tõhususe tehnika, mis aitab teil asjad lõpuni teha.

Ärge unustage tänast päeva

Mõttekaardid, GTD, Kanban on kõik suurepärased ja vaieldamatult vajalikud selleks, et saaksite oma eesmärke saavutada. Kuid ärge unustage, et see on strateegiline planeerimine. Mõnikord on teil vaja lihtsat ja praktilist päevaplaani. Mitte homseks. Mitte kuuks ega aastaks. Tänaseks.

Unistus muutub eesmärgiks, kui selle saavutamiseks midagi ette võetakse.

Bo bennet

On olemas Pomodoro tehnika, mis aitab teil oma aega tõhusalt planeerida. Lisateavet selle kohta saate siit.

Alati oma eesmärkide saavutamine, ülesannete õigeaegne täitmine, edu saavutamine – see on see, mille poole peaks igaüks püüdlema. Kuid ärge kunagi unustage Stephen Covey seitsmendat oskust – sae teritamist.

Kujutage ette meest, kes on viis tundi puud saaginud, aga kui kästate tal sae teritamiseks paariks minutiks peatuda, vastab ta: "Mul pole aega saagi teritada! Ma pean lõikama!"

Ärge unustage võtta aega oma tervise, pere ja sõprade jaoks ning proovige alati puhata, kui tunnete, et seda vajate.