Kuidas tööülesandeid õigesti delegeerida

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 03:53

Kategoorilised käsud, tähelepanematus töötajate huvide suhtes ja tänutunde puudumine ei ole kõige tõhusam lähenemine ülesannete jaotamisel meeskonnas.

Hea juht ei ole see, kes kõik enda õlgadele kannab, vaid see, kes suudab kokku panna tugeva tõhusa meeskonna ning jaotada kompetentselt kohustusi, ka ettenägematuid.

Delegeerimine ehk ülesannete delegeerimine ühelt töötajalt teisele aitab tõsta kaasatuse taset meeskonnas ning juhid, kellel see õnnestub, toovad oma ettevõttele keskmiselt 33% rohkem tulu kui teised.

Kuid lihtsalt öelda "tee seda" on vale. Tellimistoon, halvasti ajastatud ülesanne, selgituste puudumine – kõik see võib põhjustada tagasilükkamise ja selle tulemusel mitte kõige parema tulemuse.

Harvard Business Schooli ekspert Lauren Landry rääkis reeglitest, mis aitavad tõhusalt delegeerida ja parandada jõudlust.

1. Hinnake töötajate võimeid

On ülesandeid, mida ei saa delegeerida. Näiteks on need teie kohustuste lahutamatu osa. Või pole teisel töötajal teadmisi ja kvalifikatsiooni selliste ülesannete täitmiseks. Või vastupidi, need on palju lihtsamad kui need, mida ta tavaliselt teeb. Näiteks paluda müügijuhil või audiitoril leida meister kontorikohvimasina parandamiseks oleks pehmelt öeldes kohatu.

Üldiselt, enne kui kellelegi midagi usaldate, peaksite endalt küsima:

• Kas inimene tuleb selle ülesandega toime? Kas tal on piisavalt aega või segab see tema muid kohustusi?
• Kas töötajal on piisavalt teadmisi ja oskusi? Või peab teda nii kaua kurssi viima, et lihtsam oleks ise teha või mõni muu spetsialist leida? Oletame, et peate koostama projekti meeskonnatöö kohta aruande, kuid kolleeg, kellele soovite seda usaldada, pole seda kunagi teinud, mis tähendab, et äri liigub aeglaselt, kriuksudes ja te võite tuleb kõik uuesti teha.
• Kas see ülesanne aitab töötajal mõningaid oskusi parandada, kogemusi omandada? See on valikuline, kuid see oleks tore.
• Kas on töötajat, kes sellega paremini hakkama saab?

2. Püüdke arvestada kõigi huvide ja vajadustega

Näiteks tuleb organiseerida meeskonnatöö kogu meeskonnale, kuid selleks pole spetsiaalset töötajat. Kuid on inimene, kes on tugev suhtlemisel ja sooviks saada kogemusi ürituste korraldamisel, koolitustel ja personalijuhtimisel. Saate seda ülesannet talle pakkuda.

Või jääb ettevõte ajutiselt ilma SMM-spetsialistist, kuid leidub keegi, kes on sotsiaalvõrgustike algoritmidega hästi kursis ja ei viitsiks turunduses kätt proovida.

Muidugi pole see alati võimalik. On igavaid ülesandeid, mis kellelegi ei meeldi. Kuid siiski ei ole üleliigne meeskonda kriitiliselt hinnata ja mõelda, kellele uus ülesanne võiks olla kasulik.

3. Seadke ülesanne õigesti

Pöördudes töötaja poole, selgitage, miks soovite ülesande tema kätte usaldada, kuidas see võib olla kasulik ettevõttele ja talle isiklikult. Kindlasti kiitke ja loetlege tema tugevaid külgi, mis teie valikut mõjutasid. Ole viisakas.

Rääkige meile ülesandest üksikasjalikult. Omage selget eesmärki ja ajakava. Esitage kõik nõutavad dokumendid ja muu teave. Väga hea on, kui kõik vajalikud materjalid on selged ja struktureeritud, et töötaja ei peaks kulutama palju tunde, et aru saada, mis on mis.

4. Tagage normaalne suhtlus ja mugav õhkkond

Anna inimesele teada, et oled alati olemas, et aidata, soovitada, küsimustele vastata. Hoiatage, et kui ta mingil põhjusel ei tule toime või jätab tähtajast mööda, saab ta teiega rääkida ja koos mõtlete midagi välja.

Küsige, mida ta vajab ülesande täitmiseks. Võimalik, et peate andma talle täiendavat teavet või näiteks vabastama ta päevakajalistest asjadest.

Oluline on jääda sõbralikuks, et töötaja ei kõhkleks teiega ühendust võtmast, kui midagi läheb valesti.

5. Olge kindlal poolel

Kui täidate ülesande ise, kontrollite olukorda täielikult. Kui selle töö võtab vastu keegi teine, võib tekkida miljon probleemi, mille tagajärjeks võivad olla kehvad tulemused või tähtaegadest möödaminek.

Mõelge ette, mida te ette võtate sündmuste ebasoodsa arengu korral. Olge valmis selle ülesande ise enda peale võtma või tellige see kiiresti kellelegi teisele.

Proovige neid olukordi käsitleda mitte ebaõnnestumisena, vaid kogemusena, mis aitab teil paremini mõista oma meeskonda, selle võimekust ja organiseerituse taset.

6. Ole kannatlik

Jah, on asju, mida on kiirem ise teha, kui kedagi usaldada ja siis kulutada aega küsimustele vastamisele ja tulemuse jälgimisele.

Oluline on meeles pidada, et te ei ole inimorkester ning tulemuslikuks tööks on vaja arendada oma meeskonda, anda töötajatele võimalus teha midagi uut, saada kompetentsemaks, õppida, sh oma vigadest.

See tähendab, et peate olema kannatlik, kui keegi küsib liiga palju küsimusi või saab ülesandega hakkama oodatust aeglasemalt.

7. Anna ja küsi tagasisidet

Kui tööülesanne on tehtud, öelge kindlasti töötajale, kuidas te tema tööd hindate: mis teile meeldis ja mille eest olete valmis teda kiitma, milliseid punkte saaks parandada, mida tuleks selleks teha ja mida otsida tulevik.

Ole õige. Ärge vanduge, ärge tõstke häält, ärge devalveerige ega kritiseerige põhjuseta. Alustage kindlasti kiitmisega ja seejärel rääkige õrnalt, mille kallal on vaja edasi töötada.

Kui ülesanne oli inimese jaoks uus ja raske, küsige, kuidas ta selle kallal töötas. Mis oli lihtne ja mis mitte, mis oli huvitav ja mis üldse ei meeldinud, kuidas ta ise tulemust hindab, mida tahaks parandada ja kuidas plaanib.

8. Ära unusta tänamast

Ja mitte ainult üks-ühele, vaid ka avalikult, eriti kui ülesanne polnud kerge. Kiida inimest kogu kollektiivi ees, anna talle lisapuhkepäev, märgi parimaks töötajaks, kui ettevõte seda praktiseerib.

Samuti ei tohiks omastada kellegi teise töö vilju. Selle asemel, et öelda “Ma korraldasin meeskonna loomise” või “Ma koostasin aruande”, tasuks rõhutada, et valmistasite kõik koos ette ja kolleeg aitas palju. Inimesed hindavad seda, kui neid tunnustatakse nende teenete eest, muutes nad ettevõttele rohkem kaasatuks ja lojaalsemaks.