2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 03:53
Kui sajad sissetulevad kirjad ja pidevad segajad kirjade kontrollimisel ei võimalda sul keskenduda oma põhitegevusele, siis see artikkel on sinu jaoks. Google'i endine töötaja Rudolphe Dutel selgitas, kuidas Gmailiga korrektselt ilma peavaludeta töötada.
2011. aastal asus Rudolf Dutel tööle Google'is. "Minu esimene päev Google'i kontoris oli nagu Harry Potteri saabumine Sigatüüka: sa oled väga mures, nagu koolipoiss esimesel kohtingul, ja pole selge, mida teha," meenutab Rudolph. "Seetõttu oli mul hea meel iga mulle usaldatud töö ja võimaluse üle selle käigus midagi uut õppida."
Järgmisel kahel aastal pidi ta tihedalt tegelema ettevõtte töötajate koolitamisega Gmaili postiteenuse ja selle ettevõtte müügiga töötamiseks.
Dütel ei ole enam Google'i liige, ta on nüüd Bufferi töötaja ja kaugtöötajatele mõeldud elektroonilise nädalaajakirja Remotive projekti asutaja. Siiski kasutab ta siiani mõningaid nippe, mida ta kunagistele kolleegidele õpetas.
Kuidas oma e-posti koolitada: 7 tapvat nõuannet Gmailiga töötamiseks
Mõnikord on postkasti avamine esmaspäeva hommikul ilmutus. Tundub, et lõputut kirjavoogu on füüsiliselt võimatu ära sorteerida.
E-posti tänapäeval ei kasutata, välja arvatud kaugemates külades, kus pole elektrit ega mobiilimaste. McKinsey Global Institute'i uuringute kohaselt kulutame meilidele vastamisele keskmiselt kolmandiku oma tööpäevast.
Keskmine oskustööline kulutab kuni 28% oma kasulikust ajast e-kirjade sõelumisele. See on umbes 13 tundi nädalas.
Muidugi ei taha ma nii kurva statistikaga nõustuda. Pealegi tahavad kõik oma aega millegi kasulikuma peale kulutada. Selleks kulutas Dutel palju aega Gmaili, utiliitide ja teenuste võimaluste testimisele, tuues välja seitse tema arvates igapäevaseks kasutamiseks kõige kasulikumat. Võib-olla pole tööalane kirjavahetus nii pikk ettevõtmine.
1. Kasutage nuppu "Tühista saatmine"
Kas olete pärast "Saada" klõpsamist oma kirjas märganud mõnda tüütut kirjaviga? Olen kindel, et jah.
Edaspidi pole enam midagi karta: teil on saatmise tühistamise funktsioon, mille kasutamine on rangeks eelduseks neile, kes otsustasid väärtusliku tööaja juhtimise tõsiselt käsile võtta.
Funktsiooni saate aktiveerida, minnes menüüsse ja tehes vastava funktsiooni ette linnukese: "Seaded" → "Üldine" → "Tühista saatmine". Soovi korral saab tühistamise perioodiks määrata 10, 20 või 30 sekundit.
Proovige ise, mulle isiklikult meeldis!
2. Rakendage aja säästmiseks malle
Kirjutame tohutul hulgal sama tüüpi tähti, mis sarnanevad üksteisega nagu kaks tilka vett. Mõnikord võtame uute kirjade aluseks need, mis oleme juba teistele inimestele kirjutanud. Näiteks müügiinimeste jaoks on see mugav ja võib oluliselt aega säästa.
Miks siis mitte valmistada sedalaadi sõnumite jaoks ette mõned mallid, selle asemel, et sama asja ikka ja jälle ümber kirjutada? Lõppude lõpuks on paari sõna ja fraasi asendamine palju lihtsam kui uuesti kirjutamine. Peaasi, et ärge unustage seda hiljem uuesti lugeda.
Valmistage ette ja salvestage mõned mallivastused, mida saate vajadusel hiljem kasutada.
Funktsiooni "Vastusemallid" lubamiseks minge seadete menüüs vahekaardile "Labor".
Tänu sellele uskumatult kasulikule funktsioonile õnnestus Rudolphil ja tema vennal käsitsi saata oma kontaktandmed esimesele 1500 Remotive'i tellijale tavalises kirjas.
3. Kasutage võrguühenduseta juurdepääsu funktsiooni
Veel üks nipp, mille me Dutelilt õppisime, on Gmailiga töötamine ilma Interneti-ühenduseta.
Võib-olla meeldib mõnele teist mõneks ajaks teistest lahti ühendada, et täielikult loomingulistele ülesannetele pühenduda. Enamasti aga lihtsalt ei saa läbi kausta "Inbox", kuhu oled näiteks tehnilise ülesande ära jätnud. Kuidas olla?
Kõigi rongireiside, tasulise või piiratud juurdepääsuga WiFi-võrgule ja muude ettenägematute asjaolude puhul saate kasutada funktsiooni "Võrguühenduseta". See võimaldab teil lugeda, vastata, otsida ja arhiivida e-kirju ilma Interneti-juurdepääsuta.
See on tõesti väga mugav, kuna see režiim võimaldab teil töötada mitte ainult meilidega, vaid ka Google Drive'i ja Google'i dokumentidega.
4. Kas teil pole aega? Paus
Vahel langevad saabuvad sõnumid lihtsalt üksteise järel kasti, tüütades ja segades tähelepanu töölt, millele oleme keskendunud. Üks, kaks, neli, kümme uut tähte … Aga kui on midagi olulist?
Parim lahendus sellele probleemile oli Duteli sõnul funktsioon Inbox Pause. Selle funktsiooni tähendus on väga lihtne: peatate sissetuleva kirjavahetuse voo, kui olete millegi olulisega hõivatud, ning kui olete vabanenud murekoormast ja sündmusterohkest kalendrist, naasete nende juurde nagu oleksite need kätte saanud. samal sekundil, minnes e-posti vahekaardiga lehele.
5. Loobuge tarbetutest meililistidest
Juhtub nii, et igasugustest kirjadest töömeili postkasti on raske täielikult lahti saada. Kuidas vabaneda neist, mis pole teile üldse huvitavad?
Vaadake utiliiti Unroll.me, mis aitab teil oma e-kirju mõne minuti jooksul parimal võimalikul viisil korraldada. Kui olete teenuse kasutajaks registreerunud, avage meililist, mille olete tellinud. Seejärel loobuge mittevajalike tellimistest.
6. Lülitage kaheastmeline kinnitamine sisse
Tundub, et Gmail teab meist peaaegu kõike: kellega suhtleme, milliseid pilte otsingust otsime, mida "Dokumentide" alla salvestame. Võib öelda, et see on omamoodi lennujuhtimiskeskus ja peakorter - kõik lingid viivad siia, nagu teed Rooma. See tähendab, et kõigepealt tuleks hoolitseda ohutuse eest.
Kaheastmeline kinnitamine on selle ülesande jaoks parim lahendus. "Kaks-", sest oma andmete kaitsmiseks vajate lisaks postkasti paroolile ka unikaalset koodi, mille saate iga kord, kui proovite mobiilirakenduse või SMS-i kaudu postkastile pääseda.
Rudolph soovitab pöörata tähelepanu ka teenusele 1Password.
Paljud teised populaarsed teenused, nagu Dropbox, Facebook ja Twitter, kasutavad juurdepääsuks ka kaheastmelist kinnitamist.
Muide, teie andmete turvalisuse huvides on oluline jälgida, et teie Gmaili kontot ei kasutataks korraga mitmes seadmes, näiteks kahes arvutis korraga.
7. Kasutage informatiivsemaid teateid
Paljud sõnumitoojad kasutavad sõnumite jaoks korraga mitut olekut: "Saadetud", "Edastatud", "Loetud". Mõnes kohas, näiteks Facebookis, kasutatakse nende märguannete tähistamiseks ikoone.
Gmaili teenuse jaoks on sarnane lahendus - Sidekick. See on hea rakendus neile, kes otsivad tööd, või neile, kelle tegevus on seotud müügiga: saadetud kirjade staatusi on väga mugav hankida.
Nüüd teate Gmailiga töötamise ohutuse ja aja kokkuhoiu kohta pisut rohkem. Loodame, et kogenud spetsialisti nõuanded aitavad teil produktiivsemaks saada.
Soovitan:
10 vana arvutimängu, mis on endiselt sõltuvust tekitavad
Lifehacker on arvutisse kogunud GTA III, Half-Life, Diablo II ja muid vanu mänge. Graafika neis võib olla vananenud, kuid säilinud on peamine – läbimõeldud mänguviis
10 ajaloolist müüti, millesse me endiselt usume
Viikingid jumaldasid sarvedega kiivreid, Nero süütas Rooma ja Spartas suutsid ellu jääda vaid hästi toidetud imikud. Sai teada, millised on muud ajaloolised müüdid
Koondamisjärgsest taastumisest: 8 näpunäidet endiselt Google'i töötajalt
Töölt vallandamine võib teie enesehinnangut tõsiselt kahjustada. Õppige, kuidas sellest perioodist üle saada ja mitte alla anda
10 näpunäidet edasijõudnud Gmaili kasutajaks saamiseks
Enamik inimesi on kindlad, et oskavad meili kasutada ja tunnevad põhjalikult kõiki Gmaili funktsioone. Kuid te ei pruugi teada mõnda kasulikku saladust
Üksikasjalikud juhised iOS-i seadmete aku tööea pikendamiseks Apple Store'i töötajalt
Töötasin Geeniuse baaris peaaegu kaks aastat ja võin öelda, et kasutajate kõige sagedamini küsitud küsimus oli iOS-i seadmete madal aku tööiga. Aku suurenenud tühjenemise täpset põhjust oli üsna raske kindlaks teha ja seadsin endale ülesandeks välja selgitada konkreetsed põhjused, mis selleni viivad.