Miks on kontrollnimekiri teie jaoks tööl kohustuslik?

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 03:53

Kontrollnimekiri tundub olevat väga vanamoodne viis oma töövoo korraldamiseks, kuna seal on nii palju kaasaegseid tehnikaid. Kuid oleme valmis teid veenma, kasutades argumentidena ühte teaduslikku eksperimenti, doktorikraadi arvamust ja grupi vokalisti Van Haleni kogemust.

Kaasaegses maailmas on meile tagatud enneolematu juurdepääs teabele. Me saame palju õppida lihtsalt õiget otsingusõna küsides või veebientsüklopeediaid avades. Sellegipoolest tekib meil selle teabetulvaga palju raskusi.

Me teame praegu rohkem kui kunagi varem, kuid probleem on teooria praktikaks muutmisega, sellele väärtuse ja kasulikkuse andmisega.

Infoajastu on paljuski muutnud meid palju vähem praktilisemaks ja targemaks. Andke meile palju teada, kuid kaotame kergesti keskendumisvõime, oleme peamisest hajunud, laseme tähelepanul hajuda. Veelgi enam, me kaotame kergesti silmist põhitõed, olulise taustteabe ja teeme vigu oma kompetentsuse tundega.

Kirurgi ja rahvatervise uurija Atul Gawande, M. D. sõnul peaksid inimesed oma teadmisi maksimaalselt ära kasutama.

Atul Gawande Ameerika kirurg, ajakirjanik, kirjanik

Me võime andestada teadmatusest tingitud ebaõnnestumised. Kui inimene ei teadnud, mida antud olukorras teha, on meil hea meel, et ta tegi kõik endast oleneva, et probleem lahendada. Aga kui ta teadis, kuidas edasi toimida, kuid ei rakendanud seda teavet õigesti, on raske mitte vihastada.

Vead, mis on tehtud kindlast veendumusest, et "ma tean kõige paremini, mida teha", on sageli kõige valusamad. Sa ei andnud endast parimat ja ebaõnnestusid, vaid järgisid meelega liigset enesekindlust ja ebaõnnestusid. Atul Gawande usub, et see on sarnane sellega, kuidas kogenud kirurgi tehtud lihtne viga viib patsiendi surmani.

Kuidas me selle teabe ookeaniga toime tuleme? Kuidas teadmisi kõige paremini ära kasutada ja imedele ruumi jätta? Dr Gawande sõnul saate kontrollnimekirja kasutades tunnetada enda jõudu ja pädevust.

Dr Gawande uuris hoolikalt kontrollnimekirjade mõju kirurgidele või õigemini patsientide nakatumisjuhtude arvule operatsiooni ajal. Vaatamata sellele, et katses osalesid lugupeetud ja pädevad kirurgid, oli neil kõigil ühel või teisel moel oht operatsiooni käigus eksida.

Kirurgidele esitatud kontrollnimekiri oli lühike ja lihtne. Seal oli kirjas:

• Peske käsi seebi ja veega.
• Pühkige patsiendi nahka antiseptikumiga.
• Asetage patsiendi kehale steriilsed sidemed.
• Pange pähe müts, mask, steriilne kleit ja kindad.

Arstitudengid õpivad need sammud pähe, need on ilmselged, lihtsad ja vajalikud. Kuid inimene pole masin ja ta võib ühe toimingu unustada. Ühe sammu vahelejätmine võib viia nakatumiseni, mis tähendab täiendavat ravi, rahalisi kulutusi ja halvimal juhul patsiendi surma.

Üllataval kombel hakkasid nad niipea, kui see kontrollnimekiri arstide silme ette ilmus, vähem vigu tegema. Nakatumiste arv vähenes 66%. See säästis palju raha, kuid mis veelgi olulisem, päästis üle tuhande elu.

Muidugi on kontrollnimekiri mõtete struktureerimiseks, tegevuste tõhustamiseks ja vajaliku teabe meeldejätmiseks kasulik mitte ainult arstidele, vaid ka meist igaühele.

Sulle võib tunduda solvav kontrollnimekirja koostamine, et mitte midagi unustada. Lõppude lõpuks olete piisavalt tark ja võite oma mälule loota. Kuid kontrollnimekirja peamine eesmärk on distsipliin, mis aitab teil järgida kavandatud teed ja vältida vigu.

Miks teha kontrollnimekiri

1. Kontrollnimekiri aitab teil veenduda, et te ei unustaks põhilist ja lihtsat teavet. Dr Gawande usub, et kontrollnimekiri loob omamoodi "kognitiivse võrgustiku", mis kaitseb meid meie endi puudujääkide eest – mälu ja tähelepanu piiride eest. Kontrollnimekiri tagab, et väsimuse või laiskuse lähenedes ei unusta sa levinud tõdesid.
2. Kontrollnimekiri vabastab teie meeled, andes võimaluse töötada tõeliselt raskete ülesannetega. Kui olete lõpetanud muretsemise lihtsate ja tühiste asjade pärast, saate võimaluse keskenduda rasketele valikutele. See toimib eriti hästi juhtudel, kui pidevalt tuleb ette ootamatuid või ettenägematuid olukordi ning enda kontrollimine on üsna raske.
3. Kontrollnimekiri aitab distsiplineerida. See on rutiinsete ülesannete puhul oluline. Kui harjume päevast päeva midagi tegema, kaotame kergesti entusiasmi ja tähelepanu, teeme vigu ja valearvestusi. Kui tunnete end töökohal liiga mugavalt, lõdvestate ja teie tähelepanu hajub, aitab kontrollnimekiri teil iga minut valvel olla.
4. Kontrollnimekiri säästab aega. Te ei pea enam iga sammu peale mõtlema: olete kõik juba paberil kirjeldanud. Kui otsus tuleb teha kohe, on aeg kõige väärtuslikum ressurss. Kontrollnimekiri aitab teil võita väärtuslikke sekundeid.

Jah, kontrollnimekiri ei ole kõige originaalsem viis oma töövoo juhtimiseks. Kuid samal ajal osutub see lihtne tööriist uskumatult väärtuslikuks neile, kes soovivad vigu vähendada ja oma töö kvaliteeti parandada.

Kuidas luua tõhus kontrollnimekiri

On häid kontrollnimekirju ja halbu kontrollnimekirju. Niisiis, kuidas koostada kontrollnimekiri, mis aitab teil alustada?

1. Keskenduge ainult lihtsatele asjadele. Hea kontrollnimekirja eesmärk on edastada vajalikku teavet. Üksikasjad puuduvad. Kontrollnimekiri ei ole juhend, mitte teie töövoo ringkäik. See on diagramm, mis aitab teil kõige olulisemaid asju meeles pidada. Heas kontrollnimekirjas peaks olema viis kuni kümme punkti.
2. Kontrollnimekiri peaks olema lihtne ja praktiline. Kasutage selgeid sõnu, mis kirjeldavad ülesannet täpselt. Kui vajate lisaaega, et täpselt meeles pidada, mida iga üksus tähendab, on teie kontrollnimekiri halb.
3. Otsustage, millal pausi teha. Millal te oma kontrollnimekirja kasutate? Millal liigute järgmise üksuse juurde? Kuidas kontrollida, kas üksus on täidetud? Valige aeg, millal te kontrollnimekirja üle vaatate ja veenduge, et kõik on tehtud ja saate liikuda järgmise ülesande juurde.
4. Määrake oma kontrollnimekirja tüüp. Näiteks kui see on retsept, siis loete iga sammu läbi ja järgite juhiseid. See on lugemise tüüp. Ja kui teie kontrollnimekiri sisaldab tänaseid tööülesandeid ja te kriipsutate sellest lihtsalt läbi täidetud ülesanded, siis on see "tehtud - kinnitatud" tüüp. See samm aitab teie tööd kontroll-loendi abil sujuvamaks muuta ja ennast paremini kontrollida.
5. Olge valmis oma kontrollnimekirja üle vaatama ja värskendama. Vaadake see julgelt üle ja tehke uusi ülesandeid või muudatusi. Peate katsetama, et teie kontrollnimekiri oleks tõeliselt tõhus.

Viimane samm on eriti oluline. Teie kontrollnimekiri ei ole kivisse raiutud, see on vastuvõtlik muutuvatele oludele.

Ei mingeid pruune M&M-i

Van Haleni lauljal David Lee Rothil on uudishimulik komme. Rokeratur näeb adekvaatne välja: seal on kirjas varustusele esitatavad tehnilised nõuded. Aga üks punkt põrutab regulaarselt kontserdisaalide, staadionide ja muusikaklubide töötajaid: kuskil nimekirja keskel on M & M’i kauss, milles ei tohiks olla ainsatki pruuni kommi.

Need ratturid toimivad nagu kontrollnimekirjad: töötajad liiguvad punktist punkti, täites muusiku nõudmisi. Kui David Lee Roth töökoha vastu võtab, huvitab teda eelkõige kauss kommi. Kas oskate arvata, miks?

Kuigi David Lee Roth palub eemaldada kõik pruunid M&M-id, see kõlab hullumeelselt, suudab seda selgitada. Kui staadioni töötajad jätavad kaussi pruunid kommid, tähendab see, et nad ei pööra ratturile tähelepanu. Kui David sellise dražeega kokku puutub, läheb ta kõike muud üle kontrollima: kas instrumendid on hästi ühendatud, kas seadmed on õigesti seadistatud, kas arvestatakse tema nõudeid ruumidele ja seadmetele. Ja kui pruune komme pole ja objektitöötajad austasid isegi sellist kummalist soovi, võib muusik olla kindel: kõik muu sai ka tehtud.