50 kuldset nõuannet tootlikkuse parandamiseks

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 03:53

Õppige oma aega juhtima, tõhusalt töötama ja korralikult puhkama.

Planeerimine

1. Sea eesmärgid õigesti

Eesmärgi saavutamiseks peate kõigepealt selle õigesti sõnastama. Kasutage SMART-süsteemi: eesmärgid peaksid olema konkreetsed ja mõõdetavad, realistlikud ja saavutatavad, teie jaoks tähendusrikkad ning neil peavad olema selged tähtajad.

2. Keskendu protsessile

Seadke eesmärgid protsessi, mitte tulemuse põhjal. "Tantsijaks saamine" on ebaõnnestunud ülesande seadistus. Sellele on raske läheneda, sest pole selge, kust alustada. Seadke endale eesmärk "registreeruda tantsule ja käia kolm korda nädalas tundides", see on tõhusam. Vähemalt saad aru, kas oled valmis oma unistuste nimel aastaid treenima või mitte.

3. Kasutage GTD tehnikat

GTD (Getting Things Done) on süsteem äritreeneri David Alleni tulemuslikuks tööks. Selle peamine eesmärk on lõpetada kõik olemasolevad juhtumid ja samal ajal vabastada aju lõputust planeerimisest. Tehnika põhiolemus on absoluutselt kõik ülesanded erinevate loendite abil üles kirjutada ja neid pidevalt värskendada. Nii et isegi kõige väiksemad ja esmapilgul ebaolulised ülesanded ei sega teie pead ega sega teie tähelepanu töölt. Ja nende rakendamise edenemine on alati teie silme ees.

4. Mõista, mis vahe on hõivatud ja tõhusal olemisel

Võite olla pidevalt hõivatud, kuid see ei tähenda, et olete produktiivne. Mõelge, kui kasulikud on teie tegevused, kuidas need on seotud teie tööga ja kas teie plaanis on ülesandeid, mis ei vii teid eesmärgile lähemale. Kui on, välistage need.

5. Kasutage ülesannete loendite asemel kalendreid

Asjade õige ajastamine kalendris aitab teil eristada kavatsust midagi teha kohustusest alustada konkreetset ülesannet teatud ajahetkel. Selle abil on lihtsam asju nädalaks ja kuuks laiali jagada ning leida kiiresti vaba aega, et oma ajakavas midagi muuta.

6. Unustage multitegumtöö

Saate teha mitut asja korraga, kuid tõenäoliselt ei saavuta te häid tulemusi. Paljud uuringud on tõestanud, et multitegumtöö vähendab töö efektiivsust. Saate ainult rahulolutunde, mis ei kesta kaua ja asendub läbipõlemisega. Harjutage ülesandeid järjestikku tegema ja teie tõhusus ainult suureneb.

7. Sea prioriteediks

Ameerika Ühendriikide 34. presidendi Dwight D. Eisenhoweri maatriks aitab ülesandeid vastavalt nende prioriteedile õigesti jaotada. Kõik ülesanded tuleb lihtsalt jagada nelja rühma:

1. Tähtis ja kiireloomuline.
2. Tähtis ja mitte kiireloomuline.
3. Ebaoluline ja kiireloomuline.
4. Ebatähtis ja mitte kiireloomuline.

Nii näete, millega tuleb kohe tegeleda, mida teistele edastada ja mida pole üldse vaja teha.

8. Vähendage oluliste kohustuste loetelu kolmele

Ärge püüdke täita oma päevakava ainult raskete ülesannetega – see pole kaugel kurnatusest ega professionaalsest läbipõlemisest. Ja mingist tootlikkusest pole vaja rääkidagi. Võtke enda peale mitte rohkem kui kolm hädavajalikku ülesannet päevas, vahelduge lihtsate ülesannetega ja leidke aega puhkamiseks.

9. Sea endale tähtajad

Kui olete harjunud olulisi asju hilisemaks lükkama ja siis kõike kiirustades tegema, siis mõelge välja oma isiklikud tähtajad. Näiteks palub teie ülemus teil reedel esitada kaks suurt aruannet – kolmapäevaks määrake üks neist ise.

10. Kuluta tund aega päevas mittekiireloomulistele asjadele

Igapäevaste kiireloomuliste toimingute rutiini takerdumine ja muude oluliste ja mittekiireteate tegemiste lõputu edasilükkamine on väga lihtne. Kuid te ei saa kunagi neile niimoodi alla minna. Ärge oodake, et teil on kunagi vabam päev. Kui soovite raamatu lugemise lõpuni lugeda, võtke sellele iga päev aega. Kui unistate saada kuulsaks kunstnikuks, harjutage iga päev joonistamist.

Motivatsioon

11. Ära karda vigu teha

Hirm millegi tegemise ees ei pane sind nii sageli paigal seisma ja üldse mitte midagi tegema. Õppige tajuma vigu arengu tõukejõuna. Ebaõnnestumisel mõelge, miks ebaõnnestusite, ja tehke lünk oma teadmistes ja oskustes. Aja jooksul muutute oma vigade eest isegi tänulikuks.

12. Paluge end kritiseerida

Ärge hinnake ennast karmilt – kutsuge keegi teie tööd objektiivselt hindama. Küsige oma ülemuselt tagasisidet. Siira soovi eest oma vigu näha ja sooritusvõimet parandada ei tehta sulle noomitust. Noh, kiitus aitab teil inspiratsiooni saada ja edasi liikuda.

13. Täiendage oma oskusi

Ilma pideva õppimise ja eneseharimiseta on võimatu püsida pikka aega produktiivsena. Varem või hiljem hakkab sul igav või jõuad oma erialal lakke. Seetõttu püüdke kogu aeg uusi asju õppida: võtke ette ebatavalisi ülesandeid ja ärge loobuge huvitavatest projektidest.

14. Väldi virisejaid, pessimiste ja alarmiste

Inimesed kipuvad muutuma sõltuvusse teiste emotsioonidest. Kui keegi teie keskkonnas pidevalt kordab, kui halvasti kõik on, siis ühel päeval veereb depressioon teid üle. Kolleegi paanika, kelle tähtajad põlevad iga nädal, kandub kindlasti ka sinuni. Seetõttu lahkuge, lõpetage suhtlemine ja katkestage suhe – ärge laske oma tujul rikkuda.

15. Ümbritse end tarkade inimestega

Suhtlusringkond mõjutab meie arengut. Ümbritse end mentorite ja lihtsalt huvitavate inimestega – lase neil end pidevalt motiveerida ja inspireerida, sundides sind püüdlema nende taseme poole. Minge spetsiaalsetele seminaridele, konverentsidele, liituge professionaalsete kogukondadega ja looge uusi tutvusi.

16. Ära jälgi teiste inimeste õnnestumisi

Liigne kinnisidee teiste saavutuste suhtes ainult takistab meid. Lõpetage kadestamine sõbra peale, kes avas oma ettevõtte, või klassivenna peale, kes teenib oma hobiga edukalt tulu. Katkestage ühendus teiste elude järele luuramisest ja jätkake oma eesmärgi saavutamisega.

17. Hankige abi

Ärge oodake, et teete suurt tööd üksi. Kui vajate abi, küsige seda. Raske ülesande võtmine ja ise tõmbamine pole põhjus uhkuseks, vaid pigem rumalus. Mõistke, et töötate tulemuse nimel, ja selle nimel ärge jätke tähelepanuta teiste kogemusi ja nõuandeid.

18. Loo oma tootlikkuse meetod

Ärge järgige pimesi kõiki ajaplaneerimise tehnikaid, lõõgastusnõuandeid ja aja kokkuhoiu näpunäiteid. Analüüsige, mis teid tegelikult aitab, ja loobuge sellest, mis teile midagi head ei tee. Teie eesmärk on olla tõhus, mitte purustada enimkasutatud tootlikkuse tööriistade rekordit.

Keskendumine

19. Vabasta oma aju igapäevastest probleemidest

Pane kokku kapselgarderoob, et sa ei mõtleks, mida hommikul kontorisse selga panna. Koostage koristamise ja majapidamistööde ajakava. Käige nädalavahetustel toidupoes ja koostage nädala menüü. Kui kõik majapidamistööd on paika pandud ja planeeritud, oled keskendunud tööle.

20. Leia oma tippaktiivsus

Keegi soovitab teha keerukaid ülesandeid tööpäeva alguses ja jätta väikesed ülesanded õhtuks. Kuid see meetod ei sobi öökullidele ega neile, kes peavad kiirendama. Seetõttu määrake kindlaks perioodid, mil saate kõige tõhusamalt töötada, ja planeerige sellesse aega aeganõudvad toimingud. Nende tuvastamiseks piisab, kui märkate mitme nädala jooksul oma kontsentratsiooni taset päeva jooksul. Või kasutage spetsiaalset tootlikkuse kalkulaatorit.

21. Ära lükka edasi asju, mis sind närvi ajavad

Ükskõik, kas olete mures mõne olulise kõne pärast või kardate midagi ülemusega selgeks teha – ärge viivitage. Lahendage kohe hirmutavad ülesanded, isegi kui mõte neist paneb teid muretsema. Sest just need mõtted tõmbavad tähelepanu töölt kõrvale ja vähendavad keskendumisvõimet. Mida kiiremini sa seda teed, seda kiiremini rahuned.

22. Tee märkmeid käsitsi

Huvitavad ideed, mis kogemata pead külastavad, kipuvad kohe ununema. Mõnikord eksime oma nutitelefonis salvestusrakendust avades mõtetesse. Ja mõnikord segab meid midagi muud: sõnumid, uudised ja suhtlusvõrgustikud. Seetõttu kirjuta see paberile üles – ka käsitsi kirjutatud märkmed jätavad info paremini meelde. Ostke väike jäme visandivihik, kuhu saate kiiresti paar sõna üles märkida, või kleebiste plokk ja hoidke neid käepärast.

23. Määra meeldetuletused

Vajadus midagi kindlal ajal ära teha tekitab sisemist ärevust, mis hajutab põhitöölt. Pealegi ei pruugi alateadlik hirm mõne äri ära unustada isegi tunda. Seetõttu määrake kindla ajaga seotud asjade kohta helimeeldetuletused. See vabastab teid pidevast kellapilkudest ja tarbetust närvilisusest.

24. Hoia oma töökoht korras

Iga päev, kui oled töö lõpetanud, pane asjad laual korda: sorteeri märkmeid, pane paika dokumendid, pese tass. Muide, ka arvutis olev töölaud loeb. Sulgege kõik mittevajalikud vahelehed, kustutage ajutised failid.

25. Jälgi valgustust

Teadlased on tõestanud, et valgustus mõjutab oluliselt meie tootlikkust. Valgus kontoris peaks olema võimalikult lähedal loomulikule päevavalgusele, mitte soe ega liiga külm. Optimaalne väärtus on 4500-5000 K. Tööpäeva lõpus saate lõõgastumiseks ja puhkuseks valmistumiseks lülitada sooja valguse peale.

Ülesannete täitmine

26. Jookse sprinte

Olete ilmselt kuulnud Pomodoro tehnikast – töö organiseerimine 25-minutiste lõikude kaupa koos 5-minutilise vaheajaga. See ajaraam ei pruugi teile sobida, kuid peamine on selle olemus. Määrake endale lühikesed täieliku keskendumise perioodid - 20 minutist kuni tunnini -, mil teid üldse mitte miski ei sega, ja tehke vahepeal pause.

Kasutage rakendusi:

27. Ärge kiirustage uusi ülesandeid täitma

Ärge jätke oma asja ootamatu ülesande või kellegi palve tõttu pooleli. Muidugi on oluline seada paika prioriteedid: kui uus ülesanne on olulisem ja see tuleb võimalikult kiiresti ära teha, võta tähelepanu kõrvale ja ohverda jooksvad asjaajamised. Kui ei, lükake edasi. Isegi kui nad sinult väga küsivad.

28. Visualiseeri

Visualiseerimine aitab säästa aega, teavet paremini meelde jätta, uut teemat mõista ja teha teadliku otsuse. Kasuta erinevaid tehnikaid: märgi ülesandeid kategooriate kaupa, joonista graafikuid, tabeleid ja mõttekaarte.

29. Jäta ülesanded pooleli

Võtke aega, et täita korraga suuri ja keerukaid ülesandeid. Toetuge Zeigarniku efektile. Selle olemus seisneb selles, et aju jätab tegemata toimingud paremini meelde ja jätkab alateadlikult nende üle mõtlemist. Kui kardad mõnda rasket ülesannet, alusta sellega ja lükka see edasi – muid asju tehes võib pähe tulla palju huvitavaid ideid.

30. Alusta väikesest

Kui te ei saa ülesandega alustada, eraldage selleks vaid 10 minutit. Tõenäoliselt osalete ja jätkate tööd. No kui ei, siis vähemalt alusta. Ja samal ajal kontrollige enda peal eelmise punkti tõhusust.

Säästa aega

31. Uuri välja, kus sa oma aega veedad

Proovige katset: proovige ühe nädala kohta kirja panna absoluutselt kõik, isegi kõige väiksemad juhtumid ja igale neist kulutatud aeg. Lõpuks analüüsige saadud loendit.

32. Keeldu kõnedest

Proovige vähem telefoniga rääkida. Helistamine võtab rohkem aega kui sõnumi kirjutamine ja lugemine. Pealegi ei tule kõigil pähe tema eest hoiatada, mis tähendab, et võid ootamatult ja valel ajal töölt kõrvale juhtida. Kui teil on siiski vaja teha mõni oluline kõne, ajastage see ja lisage see oma ülesannete loendisse, et saaksite selgelt teiste ülesannete jaoks aega eraldada.

33. Keela märguanded

Lülitage välja rakenduste, sõnumitoojate, sotsiaalvõrgustike ja meili märguanded. Need ei võta palju aega, kuid on väga segavad ja võivad teid Interneti-reisile kaasa tõmmata. Kui te ei saa vabaneda kiusatusest oma sõnumeid kontrollida, jätke nende kohta teateid ainult olulistelt kontaktidelt.

34. Kontrollige oma meili pärastlõunal

Likvideerige hommikune meilikontroll, et mitte lasta end segada juba planeeritud ülesannetest ega kohaneda kellegi teise igapäevarutiiniga. Kui oled harjunud kohe vastama ja ei suuda sms-le vastu panna, võib vestlus venida terveks päevaks. Ärge hoidke brauseri vahekaarti avatuna, vaid kasutage sõnumitele kiireks vastamiseks malle.

35. Korista oma postkasti

Püüdke tagada, et lugemata sõnumite hulka jääksid ainult olulised. Kustutage kohe mittevajalik rämpspost ning looge isiklike kirjade ja huvitavate tellimuste jaoks eraldi postkast. Nii ei pea te kirju pikalt lehitsema ja kõigi kirjade vahelt otsima, mida tõesti vaja läheb.

36. Õppige puudutama trükkima

Arvutiga töötades säästab puutetundlik tippimine märkimisväärselt aega. Oskust saab õppida veebiteenuste abil,,. Peaasi on sellele tegevusele iga päev aega pühendada.

37. Kasutage kiirklahve

Kiirklahvid on mõeldud kiireks tööks. Pidage meeles nende kombinatsioone, need lihtsustavad oluliselt arvuti ja üksikute programmide kasutamist.

38. Salvestage failid otse soovitud kausta

Dokumendi allalaadimisel või loomisel pange sellele kohe nimi ja saatke soovitud kausta. Teil ei pruugi olla aega, kuid lõppkokkuvõttes on see palju kiirem ja lihtsam, kui arvutis kõigi allalaadimiste kontrollimine ja sorteerimine või pilvesalvestuses failide riisumine.

39. Ära otsi vabandusi

Lihtsalt ära raiska sellele oma aega. Vabanduste leidmine on ebaproduktiivne, ebaprofessionaalne ja tüütu. Parem tunnistage oma viga kindlalt ja asuge seda kohe parandama.

Vaba aeg

40. Mine informatiivsele dieedile

Tohutud infovood koormavad närvisüsteemi ja segavad lõõgastumist. Statistika järgi veedab iga inimene üksi televiisoris umbes 2,7 tundi päevas. Lisage sellele Internet ja sotsiaalvõrgustikud. Uudistesaidid, kanalid ja kogukonnad võistlevad lakkamatult meie tähelepanu pärast, rääkides sageli samast asjast. Seetõttu ei ole vaja nende vaatamisele aega pühendada – olulistest uudistest saad ikka teada.

41. Tee pikki pause

Kui teil on raske ülesanne, mis nõuab suurt keskendumist, katkestage töö vähemalt pooleks tunniks. Tõuse laua tagant püsti ja tegele füüsilise tegevusega.

42. Kuula muusikat

Uuringud näitavad, et muusika tõstab produktiivsust, loovust ja meeleolu üldiselt. Kui teil on raske temaga keskenduda, kuulake vahepeal oma lemmikartiste.

43. Käi sagedamini väljas

Soovitavalt otse tööpäeva jooksul. Seiskunud õhk kontoris vähendab tootlikkust, põhjustab peavalu ja stressi. Teadlased on isegi kasutusele võtnud termini haige hoone sündroom – seisund, mille puhul inimestel tekivad hoonete halva ventilatsiooni, valgustuse ja kütte tõttu valusad sümptomid. Ja kuigi teie kontor võib olla terve, meeldib teie kehale värske õhk siiski paremini.

44. Planeeri oma õhtu ja nädalavahetus ette

Otsustage eelnevalt, kuidas oma puhkust veedate, ja proovige see täita oma lemmikasjadega. Sihitu diivanil lebamine toob endaga kaasa vaid veelgi suurema väsimuse ning huvitava nädalavahetuse ootuses ja parema töö.

45. Ära mõtle ühel päeval nädalas üldse tööle

Luba endale, et sa ei puutu vabal päeval oma tööd ega mõtle sellele üldse. Isegi kui teil on oluline koosolek või tegemata töö. Pea meeles, et sul on ka teine elu – pühenda see päev sellele täielikult.

46. Võta aeg maha

Kui käid regulaarselt tööl, ära võta iga nädal pereasjade jaoks puhkust ja võtad harva haiguslehte, siis võta niisama vaba päev. Veetke üks lisapäev kodus pärast suurprojekti lõpetamist või enne esitlust. Laske endal taaskäivitada ilma nädalavahetust ootamata.

Tervis

47. Ela graafiku alusel

Ärge võtke igapäevast rutiini kui ranget raamistikku, millesse peate end sisse ajama. Määrake lihtsalt üks aeg magama minekuks, ärkamiseks ja söömiseks. Ja proovige seda iga päev järgida. Tunnete end alati aktiivsena, te ei kannata unisuse ja äkiliste näljahoogude käes, mis segavad keskendumist.

48. Ära kasuta alkoholi lõõgastumiseks

Vältige joomist enne magamaminekut, isegi kui teil on raske pärast rasket tööpäeva lõõgastuda. Alkohol võib tõesti aidata teil uinuda, kuid mõne tunni pärast hakkab see negatiivselt mõjuma - ja see on täis sagedasi hommikusi ärkamisi, päevast unisust ja keskendumisvõime kaotust.

49. Söö sagedamini

Rikkalik lõunasöök koormab keha üle: paneb kogu oma jõu toidu seedimisse, mistõttu muutub ülesannete täitmisele keskendumine raskeks. Kui tunnete end pärast õhtusööki unisena, jagage oma tavaline portsjon kaheks toidukorraks.

Raskete einete asemel lisage oma dieeti toite, mis parandavad keskendumist ja keskendumisvõimet: köögiviljad, ürdid, rasvane kala, pähklid ja tume šokolaad. Ja ärge toetuge kohvile – suurtes kogustes see ei turguta, vaid annab pigem vastupidise efekti.

50. Tehke sporti

Treening ei paranda mitte ainult tervist, vaid parandab ka tähelepanu, keskendumisvõimet ja aju kiirust. Samuti tõstavad nad enesehinnangut ja muudavad nad stressiolukordadele vastupidavamaks. See on tootlikkuse jaoks tohutu pluss, nii et tehke vähemalt natuke trenni.

Loe ka? ?

• 80 päästeabi tootlikkuse suurendamiseks
• Mis vahe on tootlikkusel ja efektiivsusel ning mis on olulisem
• Lõdvestuge ja tehke tööst paus, et olla produktiivsem.
• Mis on tootlikkuse tegelik hind