3 nõuannet, kuidas koosolekud alati õigel ajal lõpetada

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 03:53

Õppige oma koosolekutest rohkem kasu saama, lühendades neid vaid 5–10 minuti võrra.

Kui päeval on mitu kohtumist, võib üks pikk koosolek kõik plaanid segi ajada. Ettevõtja Patrick Ewers pakub selle vältimiseks kolm strateegiat.

1. Enne koosolekut: lühendage koosoleku kestust

Enamasti kestavad koosolekud pool tundi või tund. Sellised ajaintervallid on kõige mugavam kalendrisse sisestada. Kuid tänu sellele selgub, et üks kohtumine algab kohe teise järel. Selle tulemusena tekib palju ebamugavusi.

Asendage pooletunnised koosolekud 25-minutiste koosolekutega ja tunnised koosolekud 50-minutistega. Teil on aega teha kõike samamoodi nagu varem. Kahe üksteisele järgneva kohtumise vahele jääb aga vähe aega ettevalmistusteks või kiireloomuliste probleemide lahendamiseks.

Et mitte kedagi osalejatest solvata, hoiatage muudatustest ette. Kohtumist kokku leppides mainige lihtsalt, et teie kohtumised on nüüd 25 või 50 minuti pikkused.

2. Koosoleku ajal: tuletage kuulajatele meelde koosoleku eesmärki ja tehke koos kokkuvõte

Kohtumise esimesed minutid on äärmiselt olulised. Kasutage neid, et tuletada kõigile meelde, milleks te siin olete ja kui kaua kohtumine kestab. Märkige, et teil on kõigi küsimuste arutamiseks aega umbes 50 minutit ja viimane viis kulub kokkuvõtete tegemisele. Siis ei imesta keegi, et hakkasite koosolekut 45 minuti pärast lõpetama. Suure tõenäosusega on teised osalejad isegi tänulikud, sest nii säästad mitte ainult enda, vaid ka nende aega.

Seadke meeldetuletus või, mis heliseb 45 minuti pärast, ja asetage telefon lauale, et kõigil oleks kellaaeg meeles ja see ei segaks. Kui äratus heliseb, lõpetage koosolek, kus iganes te ka poleks.

Kui teil pole olnud aega kõigi probleemide lahendamiseks, planeerige järelejäänud viie minuti jooksul uus kohtumine järgmisele päevale. Ja:

• korda, kes kohustuse võttis;
• loetlege lühidalt peamised leiud;
• leppida kokku järgmistes sammudes;
• Jagage midagi positiivset, näiteks seda, mis teile sellel koosolekul meeldis.

3. Pärast koosolekut: vaadake korraks üle möödunud kohtumine ja valmistuge järgmiseks

Pärast 50-minutilist koosolekut peaks teil olema 10 minutit vaba aega. Kuluta esimesed viis eelmise koosoleku põhipunktide analüüsile, et mitte midagi unustada. Samuti kirjutage kõigile osalejatele kirja mustand, et neile meelde tuletada kohustusi. See tõstab kulutatud aja väärtust ja lisaks annab see midagi veelgi väärtuslikumat – lõpetatuse tunnet.

Kulutage teine viis minutit eelseisvaks kohtumiseks valmistumisele. Kui teate juba liikmeid, tuletage endale meelde:

• milliseid küsimusi on vaja arutada;
• milliseid eelnevaid ülesandeid oli vaja täita;
• mida sa tead osalejate kohta: nende ametialased ja isiklikud huvid.

Kui te pole tuttav inimesega, kellega kohtute, otsige tema kohta teavet: täpsustage nimi ja ametikoht, vaadake profiile sotsiaalvõrgustikes. Ja mõelge, millise fraasiga te vestlust alustate.