GTD-süsteem, mis on end aastatepikkuse praktikaga tõestanud

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 03:53

Meie lugeja Oleg Bondarenko jagab oma tõestatud GTD-süsteemi asjade ja kogu elu korraldamiseks. Pole saladus, et me teame GTD ja sarnaste mehaanika kohta peaaegu kõike, kuid harva suudame neid pikka aega kasutada. Oleme kindlad, et selle valdkonna edulugu pakub teile huvi.

Alljärgnevalt on kokkuvõte isiklikust GTD juurutusest vormis, mis on aastate proovile vastu pidanud. Ehk aitab see kedagi.

Jagan saabuvad ülesanded, ideed, mõtted järgmiselt:

Mis saab kohe teisele esinejale peale lükata, selle lükkan kohe. Lisan meeldetuletusülesande "Kontrolli täitmist".
Mida saab teha kohe 5-15 minutiga. Istun maha ja teen seda.
Mis võtab rohkem aega või mida ei saa praegu teha. See hõlmab ka meeldetuletusülesandeid tüüpi "Kontrollige projekti XXX olekut". Tõstan selle kohe oma telefoni või Google Tasksi ülesannete loendisse – kõik on sünkroonitud.
Mis on huvitav ja võib olla paljulubav. Panen selle Evernote'i hulka. Vaatan seda umbes kord nädalas, sorteerin vihikute järgi. Miski kasvab ülesanneteks.

Täpsemalt 3. punktist.

Tööülesannete loendi edukaks haldamiseks on vajalik range vormistamine, mis minimeerib andmete haldamise ja hankimise kulud. See saavutatakse järgmisel viisil.

Igal ülesandel on struktureeritud nimi, näiteks: Projekt | Objekt | Tegevus

Projekt - see on suur ülesannete rühmitus, lühendatud kood nagu HOUSE, OFFICE, CLIENT1, … Iga projekti jaoks peaks olema keskmiselt 1-10 ülesannet. Kui projekti ülesandeid on pidevalt rohkem, eraldan osa täiendavale projektile. Seega on ülesannete rühmitamine alati ühetasandiline. Nagu praktika on näidanud, on ülesannete visuaalsem rühmitamine mitmetasandilise puu kujul tegelikult tarbetult aeganõudev ja vähendab motivatsiooni süsteemi efektiivseks kasutamiseks.

Projekti sees ülesannete otsimine toimub põhifunktsioonidega: otsimine või sortimine on minu lemmikviis.

Objekt - see on objekt või inimene, millega peate toimingu sooritama. Siin on kõik lihtne.

Tegevus - elementaarne toiming, mis tuleb sooritada objekti kohal.

Veel üks ülimuslik punkt: iga ülesanne sisaldab tähtaeg … Kui te pole ülesande tähtpäevas kindel, määrake praegune. Kui määrate praeguse kuupäeva ja muud ei tee, on homme ülesanne hilinenud ja peate selle kohta otsuse tegema. Näiteks eemaldage elust märkmed.

Mõnikord ilmub teatud Projekti puhul nimekiri ülesannetest, mille täitmise ajastus ja järjekord pole hetkel selged. Sel juhul otsin vormi üldülesannet: Projektiülesanded. Kommentaarides panen kirja ülesannete nimekirja. Aja jooksul muutub olukord selgemaks, midagi kustutatakse, midagi täidetakse, midagi kasvab eraldi ülesandeks. Igal juhul määran isegi sellise grupikande järgi kuupäeva - millal on vaja sellele viidata ja audit läbi viia.

Ja viimane asi. Minu praktikas umbes 50% ülesannetest jääb täitmata (või ei saa teostada) valitud kuupäeval. Minust palju ei sõltu. "Projekti oleku kontrolli" tüüpi ülesanded on üldiselt pikad ja nõuavad perioodilist tähelepanu. Midagi täpsustatakse ja täiendatakse. Selliseid ülesandeid lükatakse pidevalt hilisematele kuupäevadele. See on normaalne (muide, see on elektrooniliste korraldajate tohutu pluss). Tähtaegade edasilükkamise käsitsitöö on kasulik ka selles mõttes, et viib vahel oluliste mõteteni.