Kuidas koosolekuid ajastada, et need oleksid tõhusad

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 03:53

Ära raiska oma aega.

Sulle ei pruugi koosolekud meeldida, aga sa pead neid siiski pidama. See on iga ettevõtte töövoo oluline osa. Üks võimalus kohtumisi kasulikumaks ja kiiremaks muuta on nende hoolikas ajastamine. Majandusdoktor Olga Demjanova raamat „Kiired ja tõhusad kohtumised. Ettevalmistusest kuni soovitud tulemuseni.

Kirjastuse "Alpina PRO" loal avaldab Lifehacker katkendi teisest peatükist.

Koosolekud ise pole probleem. Need on isegi vajalikud ja on võimu juhtimisatribuut. Peate vabanema pikaajalistest kasututest ja ebatõhusatest kogunemistest.

Kõige tavalisemad koosolekute tüübid:

• iganädalane;
• strateegiline;
• töötajad;
• aruandlus;
• planeerimiskoosolekud;
• ajurünnak;
• ärivestlused ja koosolekud;
• infotunnid.

Kõik need tüübid võib rühmitada nelja põhirühma:

1. kestuse järgi: kiire (kuni 30 minutit) ja pikaajaline (üle ühe tunni);
2. osalejate arvu järgi: kuni 10 inimest või rohkem;
3. eesmärgi järgi: töine, poliitiline ja informatiivne;
4. aja järgi: planeeritud ja planeerimata.

Koosoleku ajakava nõutavad atribuudid

Mida planeerida:

• eesmärgid;
• päevakord;
• kutsutute nimekiri;
• ajakava;
• teabematerjalid;
• vastutab protokolli pidamise eest;
• sõnavõttude tähtaeg.

Eelkõige peab juht arvestama koosoleku eesmärkidega. See on päevakava ja osalejate nimekirja, kellaaja ja reeglite alguspunkt.

Kohtumiste peamised eesmärgid:

1. Uus info – infokoosolekuks:

• olulised uudised ja poliitikamuudatused;
• plaanide ja strateegiate arutelu;
• lühiajaline prognoosimine;
• uute toodete ja lähenemisviiside tutvustamine;
• eelarve arutelu;
• personaliküsimused.

2. Sündmuste jälgimine ja operatiivsete otsuste tegemine – korraliste koosolekute korral:

• peamised riskid ja raskused;
• edusammude hindamise parameetrid;
• võtmeprotsesside ja vajalike muudatuste hindamine;
• toimuva arutelu: mis läheb hästi, mis vajab parandamist;
• peamised õppetunnid ja tegevuste tulemused;
• jõupingutuste koordineerimine;
• side.

3. Motivatsioon – loomingulised kohtumised, uute lähenemiste arendamine ja meeskonna loomine:

• motivatsioon tegutsemiseks;
• kollektiivsete otsuste tegemine;
• individuaalse ja kollektiivse edu austamine.

Seega mõjutab eesmärk koosoleku tüüpi ja selle korraldamise mudelit. Näiteks briifingu istungid erinevad osalejate arvu ja kestuse poolest. Regulaarsed on plaanilise iseloomuga, ajaliselt kiiremad ja piiratud osalejate arvuga. Loomingulised koosolekud nõuavad erilist ettevalmistust: mööbli (tavaliselt eraldi lauad), tee, kohvi ja mitteametliku sisustamise korraldamine; ei nõua riietuskoodi järgimist.

Eisenhoweri maatriks koosolekuküsimuste järjestamiseks

Tuleb meeles pidada, et koosolek on platvorm, kus tehakse olulisi otsuseid ja saadakse üle probleemidest. Eisenhoweri maatriks on valdkond, kuhu kogutakse kõik probleemid ja küsimused. Need on järjestatud tähtsuse ja kiireloomulisuse alusel.

	Kiiresti	Ära kiirusta
Tähtis	A	B
Vahet pole	C	D

Ruut A: olulised ja kiireloomulised küsimused

Oluliste ja kiireloomuliste asjade ruut peaks olema tühi või väike. See näitab, et olete tähtpäevast kinni pidanud. Kui selliseid juhtumeid on palju, on see märk organiseerimatusest. Näited juhtudest, mida saab ruudu panna:

• juhtumid, mis on otseselt seotud teie tööülesannetega ja mõjutavad teie tulemuslikkust;
• juhtudel, mille ebaõnnestumine võib tekitada probleeme;
• meeskonna tervise ja psühholoogilise kliimaga seotud küsimused;
• meeskonna turvalisust mõjutavad küsimused;
• juhtumid, mille tulemused tuleb kooskõlastada või oma juhtkonnale esitada.

Ruut B: olulised, kuid mitte kiireloomulised asjad

Kui ülesanded või asjad ei ole kiireloomulised ja pole konkreetset aega, millal need tuleb täita, määrab täitja ise aja. See ruut sisaldab kõiki asju, mis on seotud teie funktsionaalsusega ettevõttes, asjad, mida te regulaarselt teete ja reeglina on nende rakendamine seotud ettevõtte üldise ajakavaga (näiteks lõpparvete ettevalmistamine). aruandlus). Selliste juhtumite arvele võib lugeda ka teatud aega nõudvaid uurimisülesandeid, kuid tööjõukulu suurus on kuni valmimise hetkeni ebaselge. Esimese ja teise väljaku ülesandeid tuleks pidevalt jälgida ning seetõttu on soovitav need koosolekute päevakorda võtta.

Ruut C: kiireloomuline, kuid ebaoluline äri

Need on segajad. Sageli segavad need lihtsalt olulistele ülesannetele keskendumist ja vähendavad efektiivsust. Pidage alati meeles oma eesmärke ja õppige vahet tegema olulisel ja teisejärgulisel.

Sellele väljakule tasub siseneda:

• kohtumised või läbirääkimised, mille on peale surunud keegi kõrvalt;
• küsimuste arutamine, mida alluvad lahendada suudavad;
• äriväliste küsimuste arutamine;
• abstraktsete teemade arutelu.

Ruut D: mittekiireloomulised ja ebaolulised asjad

Selle kategooria juhtumid ei edenda teid projektides, kuid segavad teid nende kallal töötamast.

• ei too üldse mingit kasu;
• kasulik on nendega üldse mitte tegeleda;
• Ajasööjad.

Iga eesmärgi jaoks esitab juht järgmised küsimused:

• Kellel on teavet ja teadmisi vaadeldava teema kohta?
• Kelle huve see teema puudutab?
• Kellest otsus sõltub?
• Kes peab teadma arutatavat teavet?
• Kes vastuvõetud otsuseid ellu viib?

Projekti koosolekute planeerimisel saate kasutada 99/50/1 metoodikat.

Juht korraldab kohtumisi projekti kolmes olulises punktis:

• alguses - sukelduda kõik osalejad projekti temposse ja rühma meeskonna loomisesse;
• vaheetapil - vajadusel arutada tehtud töö tulemusi ja edasisi korrigeerimisi;
• finišijoonel, kui realiseerida on jäänud 1% kogumahust - esialgseks kokkuvõtteks.

See ajastus aitab teil koosolekutel aega paremini kasutada.

Päevakord

Päevakord on koosolekul lahendatavate ülesannete plaan. Iga kõne aeg on vaja selgelt määratleda, eraldada eraldi aeg aruteluks ja tagasiside saamiseks kõigilt osalejatelt.

Kohtumise aja planeerimisel on oluline arvestada järgmisega:

• päevakorrapunkti olulisus;
• iga esinemise ajalimiit;
• vajadusel pause;
• 20% ajast täiendava olulise teabe jaoks.

Päevakord saadetakse kõigile koosolekul osalejatele.

Päevakava koos kõnede aja fikseerimise ja spetsiifikaga

1. Lepingute sõlmimise töö tulemused. I. Ivanovi ettekanne (15 minutit).
2. Probleemid tarvikute transpordil. I. Petrovi ettekanne (15 minutit).
3. Projektitöö tulemused ja plaanid. T. Sidorovi ettekanne (20 minutit).

Algus kell 11:00.

Lõpp kell 12:15.

Peate end treenima, et pidada kiireid ja tõhusaid kohtumisi!

Teie ajajuhised:

Tähtis ja kiireloomuline	12 minutit
Tähtis ja mitte kiireloomuline	24-36 minutit Kiireloomuline ja oluline: 12 minutit - siin töötab Pareto põhimõte: 20% ajast loob 80% tulemusest, keskmise koosolekuga üks tund (60 minutit), kõige produktiivsem aeg on 12 minutit (20% 60 minutist). Tähtis ja mitte kiireloomuline: tavaliselt planeeritud. Selliste kohtumiste efektiivne aeg on 24–36 minutit. Siin töötab 60/40 meetod, mille kohaselt tuleks päevaplaani koostamisel jätta 40% ajast vabaks, 60% tuleks eraldada planeeritud töödele, sealhulgas 20% "ettearvamatutele" ja 20% neile, mis tekivad spontaanselt või muutuvad kaasnevateks. Keskmiselt ühetunnise (60 minuti) kohtumisaja juures on planeeritud oluliste, kuid mittekiireloomuliste asjade lahendamiseks aega 24–36 minutit (60 minutist 40–60%).
Ebaoluline ja kiireloomuline	Delegeerimine ja kontroll telefoni ja muude sidevahendite kaudu, kontrolliks mitte rohkem kui kolm minutit.
Ebatähtis ja mitte kiireloomuline	Delegeerimine ja juhtkonna kontroll, mitte rohkem kui üks minut delegatsiooni kohta.

Kutsutute nimekiri

Kiirkoosolekute optimaalne osalejate arv on 5-7 inimest. 8–12 inimest on vastuvõetavad, kui koosoleku juhil on läbiviija oskused.

Ideede genereerimiseks, eesmärkide seadmiseks ja lendamiseks on ideaalne koosseis mitte rohkem kui 15 inimest.

Google’is kehtib ütlemata reegel – maksimaalne osalejate arv ei ületa 10 inimest.

Amazonil kehtib kahe pitsa reegel: koosolekul peaks olema nii palju inimesi, kui suudate kaks pitsat ära toita.

Kehtib reegel 8-18-1800:

• mitte rohkem kui 8 inimest - tööküsimuste lahendamine;
• mitte rohkem kui 18 - ajurünnak, kollektiivne probleemide lahendamine;
• kuni 1800 inimest - info ja suhtlemisvõimalus.

Bain and Company uuring ütleb, et otsustusrühmades on rohkem kui seitsme iga osaleja lisamine umbes 10% väiksem efektiivsus.

Otseselt vastutavad isikud on kohustatud koosolekutel osalema.

Apple loetleb iga koosolekuüksuse kõrval vastutava isiku nime. Seega on igal töötajal määratud ülesande raames selge vastutusvaldkond.

Kui korraldate sageli koosolekuid, tuleb see raamat kindlasti kasuks: Olga Demjanova pakub uurimiseks 16 meetodit ja nelja tööriista, mis aitavad tõsta kõigi sellistel koosolekutel osalejate tulemuslikkust.