Kontrolli "hüdranti" ehk Kuidas mitte uppuda info- ja ülesannete voogudesse

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 03:53

Lotus Corporationi asutaja Mitch Kapor ütles kunagi, et Internetist teabe hankimine on nagu tuletõrjehüdrandist joomine. Internetisuhtluse ekspert Matthew Lowry viis selle teema edasi ja nimetas pidevat infovoogu, mis arvutisse ja telefoni läheb 24 tundi ööpäevas, 7 päeva nädalas ja mis ei lõpe kunagi, "tuletoruks". Kuidas mitte uppuda voolu ja kasutada oma aega ratsionaalselt – loe Lifehackeri koostatud kohandatud tõlkest.

Hüdrandi puhul pole teie ülesannete nimekiri kunagi tühi. Sest "hüdrant" ei ole lihtsalt informatsioon, see on uute ülesannete tehas. Mõned ülesannete loendis olevad üksused on selgesõnalised, näiteks teie ülemuse või klientide meilid, mis nõuavad tähelepanu. Kuid paljud pole selgelt väljendatud.

See on artikkel, mida tasub lugeda ja mille üle mõelda. Postitus, mida kommenteerida. Jagage seda, mis teile meeldib, sõprade ja kolleegidega.

Pole tähtis, mitu tundi päevas te väikeettevõtlusega tegelete. Peaasi, et nad ei näeks otsa ja serva. See on "hüdrant".

Ja see mõiste on palju laiem kui lihtsalt ülesannete loetelu. Ja kahjuks on ööpäevas veel 24 tundi.

Lark

Kui olete nagu mina, edeneb kogu loominguline ja väljakutseid pakkuv töö hästi juba varahommikul. Põhjuseid – psühholoogilisi ja füsioloogilisi – on palju, miks see nii on. Kuid "hüdrant" on teie sisemiste rütmide suhtes sügavalt ükskõikne. Sest magades suureneb teabe hulk jätkuvalt.

Peale hommikusööki avad oma postkasti ja "hüdrandist" tulev voog purustab ekraani, mis oli kirjade surve all kirjades, kontodel Bitrixis, Twitteris, LinkedInis, Facebookis, Basecampis, JIRA's, Trellos ja muus sarnases. Teie kalender sisaldab teie ülemuse, partnerite, klientide, alltöövõtjate, kolleegide koosolekuid, taotlusi ja juhiseid. Ja see, mida eile ülesannete nimekirjas polnud, põleb täna ja nõuab kohest täitmist.

Hüdrant ei oota sind. See nõuab valjult teie aega ja tähelepanu.

Järsku on kell 11 hommikul ja olete juba kaotanud parima osa oma päevast.

Kuidas sellisele olukorrale reageerida? Tavaliselt pakutakse kahte võimalust: kas muuta käitumist või kasutada tehnoloogiat. Aga miks mitte kasutada tehnoloogiat käitumise muutmiseks aluse loomiseks?

Kuidas haldate teavet, ülesandeid ja ideid tõhusalt? Peate mõistma, et teabe liikumine on pidev ja üldiselt on see mitu voogu: teave tuleb meilidest, sotsiaalvõrgustikest ja meediast, veebisaitidelt, ajalehtedest, koosolekute ajal, sõpradelt ja isegi teie peast. Kõike on võimatu katta.

Kas peate sõnumeid töötlema, otsustama, mida nendega teha: reageerida, kasutada, jagada, salvestada hilisemaks kasutamiseks või kustutada? Millal seda teha? Ja kuidas leida aega selle kõigega tegelemiseks?

Kahjuks ei tööta multitegumtöötlusrežiim, kui proovite kõike korraga teha. Te ei kontrolli oma ajakava, teil on raske leida vaba aega, juhtida tähelepanu kirju ja keskenduda millelegi rohkem kui 5 minutiks. Kui jah, siis vaadake minu meetodit aja organiseerimiseks, et olla kogu päeva jooksul kõige produktiivsem – see võib olla õige tee.

Kolm tehnikat ja lisatööriistu

Igapäevane rituaal. Praegusel ajal tegeleme organiseerimise ja planeerimisega, keskendudes olulistele ja väikestele ülesannetele.

Õppimine - Järjekorrad - Laoinfo - Levitamine. Viime voolu "hüdrandist" materjalile, millega saate töötada. Moodustame ülesannete loendi, isikliku kasulike ressursside raamatukogu, stabiilse teabevoo sotsiaalvõrgustikest ja meediast.

Asjade lõpuni tegemine. Me juhime ülesannete nimekirja ja oma aega ise.

Töötage vastavalt oma sisemisele rütmile

Ainult teie saate välja mõelda oma tootlikkuse täiustuste komplekti – ma saan vaid enda omasid jagada.

Eraldan parima aja kõige olulisemate ülesannete lahendamiseks

Hommikul, kui mu aju on parimas vormis, eraldan 2-3 tundi kõige tähtsama ülesandega tegelemiseks ja mind ei sega enam miski muu. Uuringud näitavad, et töötajatel, kelle tähelepanu on hajutatud – või on hajutatud iseendast – kulub vähemalt kord iga 3 minuti järel vähemalt 20 minutit, et naasta käsiloleva ülesande juurde.

Päeva tasub alustada raske ülesandega, kuigi inimloomuses on alustada millegi lihtsamaga. Päeva jooksul tekivad kindlasti ettenägematud asjaolud, lisakohtumised – ja ülitähtsad ülesanded jäävad täitmata.

Näitan pause

Olgu kuidas on, aga tavaliselt 60-90 minuti pärast keskendumine langeb, mistõttu jagan hommikuse tööperioodi kaheks osaks, tehes väikese pausi, mille jooksul pean töökohalt lahkuma.

Teadlased väidavad, et istuv eluviis põhjustab südameprobleeme, halba kehahoiakut ja teatud tüüpi vähki.

Isegi kui istud ühe koha peal vaid 30 minutit, aeglustub sinu ainevahetus 90%.

Õhtul

Energiatase langeb pärast lõunat järsult, mistõttu eelistavad paljud inimesed sel ajal veidi magada. Pärast lõunat proovin:

• inimestega kohtumine: olen kindel, et vaevalt saan sellisel hetkel oma tööd hästi teha ja suhtlemine annab täiendava energialaengu;
• toime tulla väikeste, lihtsate ja korralduslike ülesannetega.

Hommikune ja õhtune rituaal

Peate otsustama, mida täpselt nendel tundidel teha. See tähendab, et peate avama kirjad, tõlkima mõned sõnumid ülesannete loendiks ja leidma nende jaoks aega muude projektide hulgast.

Probleem on selles, et kirjad, mis teie kirju üle ujutavad, on tõelised vampiirid, kes toituvad teie ajast. Nende lahtivõtmine võtab rohkem aega ja vaeva, kui arvate. Ja kõige hullem on see, et ükskõik kui tüütu see ka poleks, soovib osa teist alati oma postkasti kontrollida.

Lahendus seisneb selles, et sisenejaid tuleks kohelda kui ohtlikke loomi, keda enamasti on vaja puuris hoida, kuid siiski aeg-ajalt, et nad ise välja ei pääseks.

Sissetuleva tööga tegelen kaks korda päevas - hommikuste ja õhtuste rituaalide ajal. Ma harjusin sellise korraldusega nii ära, et töö sissetulevaga muutus vaimu jaoks samasuguseks automaatseks ülesandeks kui keha jaoks vajadus süüa ja juua.

Nende kahe perioodi vahel ma ei muretse selle pärast, kas midagi on postiga saabunud ja kas ma olen midagi olulist unustanud – ma usaldan oma süsteemi. Seetõttu lähen postkasti sulgenud värske peaga tööle.

Ja kuna hommikune rituaal on tavaliselt lühiajaline (enamik korralduslikke küsimusi jääb õhtuse rituaali jaoks), siis pööran rohkem tähelepanu Kõige tähtsamale ülesandele.

Ülesannete nimekiri

Oma päeva korraldamiseks ja postkasti voolu peatamiseks, mis teie elust kogu mahla imeb, peate kasutama tehnikaid ja tööriistu.

Üks neist tõhusatest tehnikatest on „Õppimine – järjekorda seadmine – teabevaru – levitamine”, mis muudab juhusliku voo järgmiselt:

• lihtsalt kasutatav ülesannete loend,
• isiklik raamatukogu kasulike materjalidega, mis on salvestatud hilisemaks nendega töötamiseks,
• materjalide kogum, mida kolleegidega jagada.

Ideaalis tuleks seda teha hommikuste ja õhtuste rituaalide ajal. Vaatame seda protsessi lähemalt.

Sissetulemise uuring

Teie postkastis on kõike alates meilidest ja Twitteri sõnumitest kuni teie salvestisteni.

Esiteks pidage meeles, et ükski sissetulev kõne ei nõua kohest reageerimist. Oleme kõik õppinud e-kirjadele kiireid vastuseid saatma ja neile vastu võtma, kuid see on vale: igaüks, kes seda eeldab, paneb teile lisakohustusi.

Teiseks on absoluutselt ebaefektiivne iga meili avamine ja sellele vastamine. Olete produktiivsem, kui teete ühte asja. Näiteks vaadake lihtsalt oma postkasti. Meie aju ei suuda mitut ülesannet omavahel siduda. Kui inimesed arvavad, et saavad hõlpsalt mitut toimingut teha, lülituvad nad tegelikult kiiresti ühelt ülesandelt teisele. Kuid see mõjutab negatiivselt taju ja keskendumisvõimet.

Nii et kui avate oma postkasti, vaadake seda lihtsalt. See on klassikaline ühe ülesandega "Get it done" mudel:

• kui saate oma postkasti vaadata vähem kui kahe minutiga, tehke seda;
• kui te ei saa, lisage see nende ülesannete loendisse, mille juurde peate hiljem naasta;
• võite faili lihtsalt ignoreerida.

Isegi kui avate oma järjekorda pandud postkasti kohe pärast sõnumite vaatamist, on teil aega uuesti üles ehitada.

Vaadake oma postkasti hommikul ainult siis, kui see on hädavajalik.

Kui vaatate hommikul sõnumeid, esitage endale küsimus: kas need on kiireloomulised? Tõelised kiireloomulised sõnumid on teie vaenlane number üks, kuna need võtavad väärtuslikku aega, mille soovite kulutada kõige tähtsamale ülesandele.

Vastasel juhul peate lihtsalt tööülesannete loendisse lisama üksuse "Kontrolli sõnumeid õhtul".

Järjekorras

Asetage mittekiireloomulised ülesanded, mille täitmine võtab rohkem kui 2 minutit, ühte kahest järjekorra jaotisest.

1. Asjad, mida lugeda: saate lisada veebiressursse lugemiseks ja mõtlemiseks. Nende materjalide juurde saate hiljem ja mis tahes seadmest naasta.
2. Mida on vaja teha: sissetulevad sõnumid suunatakse spikri abil otse ülesannete loendisse.

Muidugi saab ka käsitsi ülesannete nimekirja koostada, aga minu arvates on rakendused mugavamad.

Materjalide lugemine ja jagamine isiklikus raamatukogus

Õhtuse rituaali käigus lähen tagasi ülesannete nimekirja ja vaatan üle lugemisjärjekorras olevad materjalid. Kuna kasutan Pocketit, saan neid vaadata metroos sõites, kohtumist oodates või muul vabal hetkel. Seetõttu tegelen selle nimekirjaga tavaliselt kiiresti.

Kui materjal on tõesti väärt, lisage see minu veebipõhisesse kasulike materjalide kogusse. Seda saab sildistada, nii et märkmeid on lihtne leida järgmisel päeval, kuu või isegi aasta pärast. Ja eriline tänu Diiogole võimaluse eest.

Silt l8r (see tähendab hiljem - inglise keelest. "Hiljem") paneb ressursi teise järjekorda, mida ma kutsun igaõhtuse ülesannete loendi kontrollimise ajal.

Lisaks salvestab Diigo automaatselt koopia igast tekstist, mille ma märkmekasti lisan. Saan seda märkust redigeerida, lisada märkusi, ideid, mis tulevad kasuks, kui tahan kellegagi materjali jagada.

Jaga seda

Mõned Diigo sildid võimaldavad teil oma vara kõikjal avaldada. Mille eest tänu maagiale:

• Meeldimissildiga saadetakse materjal minu Tumblri tsiteeritud postitusena,
• kui valite säutsu pealkirja märgendi ja postituse link saadetakse Twitterisse,
• saate kohandada silte teiste kontode jaoks: LinkedIn, Facebook …

Tänu sellele meetodile saadetakse kogu "hüdrandi" voog ülesannete loendisse ja isiklikku teeki ning valitud ressursse saab omakorda jagada. Ja seda kõike tähelepanu kaotamata.

Õhtune rituaal

Kuna tahan hommikul keskenduda oma loomingulisele tööle, on õhtune rituaal päeva planeerimise nurgakivi.

Kuidas ma õhtust rituaali alustan

Pärast lõunasööki:

• Olen oma Kõige tähtsama ülesande juba hommikul täitnud;
• postkasti kogunes lugemata kirju, mille sain, kui olin hõivatud kõige tähtsama ülesande kallal;
• ülesannete loendi järjekord sisaldab ülesandeid, mille ma sinna hommikul panen, ja standardseid ülesandeid, mida ma iga päev õhtuse rituaali ajal teen.

Jooksvad igapäevased ülesanded

Nagu varem mainitud, sisaldab õhtune rituaal selliseid ülesandeid nagu:

1. Vaade. See on kõige täielik kontroll: tegelen kõigega, mis võimalik, isegi nende materjalidega, millega töötamiseks kulub rohkem kui 2 minutit.
2. Lugege, levitage, jagage. Töötan kõigi lahedate asjadega, mille olen viimase 24 tunni jooksul lisanud.
3. Jälgige ülesannete loendit. Avan oma ülesannete käigu ja lähtudes kõige olulisema ülesandega töötamise edusammudest, ma:

• Otsustan, mida ma täna õhtul teen ja mille homsele edasi lükkan,
• otsustage, milline ülesanne on homme hommiku kõige olulisem ülesanne, ja määrake, kui palju aega peate sellele pühendama,
• Lisan ajakavasse puhkamise aja (või lükkan selle hilisemaks või millalgi).

On veel mõned pooleliolevad toimingud, näiteks eile saabunud meilidele vastamine või rahaasjade jälgimine ja muud. Mõned neist ilmuvad ainult erilisel päeval. Näiteks eelmainitud Diigo kontrollin igal kolmapäeval ja laupäeval.

Iganädalane kontroll

Igal esmaspäeval tuleb ülesannete nimekirja lisada üksus "Koosta nädala eesmärkide nimekiri". Seetõttu pean nädala jooksul igal õhtul neid eesmärke silmas pidades: see tuleb kasuks, kui mul on vaja otsustada, mida täna teha ja mida hilisemaks jätta.

Igal reede õhtul vaatan need eesmärgid mõttes uuesti üle ja hindan neid kriitiliselt.

Ja alles siis tuleb puhkeaeg

Kuna õhtuti on lihtsam oma graafikut hallata ja raskem raskete ülesannetega tegeleda, siis päeval ilmselt tegelengi ülesannete ja materjalide ülevaatamise ja lisamisega järjekorda. Sellest hoolimata on teie postkast vähemalt pooleks päevaks suletud.

Minu päev lõppeb ülesandega „Uuring – Järjekord – Infovaru – Jagamine“, et saaksin alustada uut päeva ilma koormata tegemata asju.