Kuidas "rutiinist" eemalduda ja lõpuks strateegiliste ülesannetega toime tulla

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 03:53

"Kes kui mitte mina?" - tüüpiline mõte, mis tõmbab sind rutiini. Õige ettevalmistus aitab leida aega tõeliselt oluliste asjade jaoks.

Organisatsiooni jooksvate sündmuste juhtimine ehk operatiivjuhtimine on projektitöö vajalik osa. See hõlmab näiteks igapäevast suhtlemist alluvatega või kohest reageerimist kõikidele saabuvatele ülesannetele. See aga toob reaalset kasu vaid siis, kui töö on üles ehitatud läbimõeldud ja heakskiidetud strateegia alusel, mida ettevõtte omanik peaks tegema. Vastasel juhul on see lõputu kaootiline protsess, mis kulutab kõik ressursid.

Igas juhtimistegevuse õpikus on kirjas, kuidas tööd õigesti korraldada: kavandada, rakendada ja seejärel delegeerida ettevõtte operatiivjuhtimise süsteem tippjuhtkonnale. Kuid praktikas osutub kõik palju keerulisemaks. Enne uue juhtimissüsteemi juurutamist on oluline luua vajalikud tingimused.

Treeni töötajaid

Et "rutiinist" pääseda, tuleb ülesandeid delegeerida. Ja teha seda nii, et mitte lasta end pidevalt kontrollist segada.

Et ettevõte õitseks ja omanik saaks tegeleda strateegiliste ülesannetega, peavad meeskonnas olema proaktiivsed juhid ja kohusetundlikud tegijad.

Töötajate tüpoloogiasüsteeme on palju, kuid kõik need taanduvad nii või teisiti sellele, et ettevõttes peaksid töötama motiveeritud ja huvitatud inimesed. Seetõttu on selles etapis väga oluline personali kvaliteetne hindamine läbi viia. Parimad viisid selle probleemi lahendamiseks on viisid, mille peamiseks kriteeriumiks on tulemuslikkus, mitte pädevus. Näiteks võite kasutada "360 kraadi" meetodit - see on hinnang töötajale tema kolleegide, alluvate, juhtkonna, klientide ja tema enda poolt.

Mida teha nendega, kes on osutunud ebaefektiivseteks töötajateks? Alustuseks proovime neid "parandada" ehk siis motiveerida. Siin tuleb välja selgitada need, keda saavutused inspireerivad: nad töötavad lõbusamalt, kui neile lubatakse auhinda. Kuid need, keda ajendab karistus, ja need, kes stimulatsioonile üldse ei reageeri (see on veelgi hullem), peavad vabanema. On oluline, et see protsess toimuks samm-sammult ja see ei oleks meeskonnale ilmselge. Vastasel juhul on teil kõik võimalused ettevõtet hävitada.

Ülejäänutele peate selgelt edastama idee, mida te neilt ootate, või õigemini, mille eest te oma palka välja annate. Töötaja peab aru saama, et tema tegevus toob ettevõttele sellist kasumit, mistõttu ta saab sellist palka ja sellist lisatasu. Teisisõnu rakendage läbipaistev tulemusnäitajatel põhinev materiaalse motivatsiooni süsteem - KPI (Key Performance Indicator).

Tegelege rahaasjadega

Nii et meeskond sai korda. Liigume edasi iga ärimehe jaoks kõige põletavama teema – ettevõtte rahanduse – juurde.

Mõnikord, eriti kiire kasvu ajal, unustavad omanik ja tippjuhtkond kõige olulisema – projekti ökonoomika. Selleks, et saaksite selgelt aru, kuidas raha tuleb ja läheb, peate läbi viima mitmeid protseduure.

• Arvutage projekti ühikuökonoomika – ühe kauba- või teenuseühiku kasumlikkus või kahjum kliendi kohta. See võimaldab teil mõista, milliseid tooteid tuleb tugevdada ja millistest tuleks üldse loobuda, et ettevõte tervikuna oleks kasumlik.
• Tehke kindlaks ja reklaamige kõige marginaalsemat toodet. Juhinduge põhimõttest: tugevdada tugevaid, et arendada nõrku. Kui kasumit pole, pole teil lihtsalt ressursse uute suundade jaoks.
• Kontrollige palgalehte (palgalehte) asjakohasuse osas. Teid üllatab, kuid projekti ökonoomika korrektse arvutamise korral võib selguda, et teile piisab "kahest ja poolest ekskavaatorist". Mõnikord on kolme töötaja asemel parem jagada (lisatasu eest) täiendav osa tööülesannetest kahe töötaja vahel - see säästab oluliselt palgaarvestust.

Seda kõike tuleb teha selleks, et valmistada ette keskkond ülesehitatud protsesside üleandmiseks ettevõtte tippjuhtkonnale.

Protsesside standardimine

Liigume edasi taktikaliste tegevuste juurde. Kas olete kunagi mõelnud, miks kiirtoidurestoranide töötajatel on nii kiire? Sest neil on selgelt määratletud protsessid: nad teavad, millises järjekorras burgereid panna, kuidas köögis ringi liikuda, et kolleegile mitte haiget teha, mitu grammi kastet konkreetsele roale lisada. Sama tuleks teha mis tahes protsessiga teie ettevõttes.

Võite alustada samade töötajatega: kirjutada ametijuhendid. Lihtsalt ärge Internetist alla laadige, vaid kirjutage täpselt, mida konkreetne töötaja teie ettevõttes tegema peaks. Arvutage ka KPI süsteem - selle tehnika kasutamise vajadusest oleme juba rääkinud. Parem on, kui see on heaks kiidetud kõigile töötajatele.

Müügis juurutage kindlasti CRM (Customer Relationship Management) süsteem, et mitte ühestki kliendist ilma jääda ning mitte töötada standardeid ja kontrollnimekirju mööda minnes.

Reguleerida on vaja kõiki protsesse: alates kõige lihtsamatest ülesannetest kuni keerukate juhtimisotsusteni. Muidugi võib mõnikord reegleid rikkuda, kuid tänu selgele koordinaatsüsteemile ei saa te muretseda selle pärast, mis sellel või sellel ettevõtte tasemel toimub.

Rakendage automatiseerimist

Standardimisprotsessi käigus tuvastate need tsoonid, mida saab ja tuleks automatiseerida, see tähendab, et teil pole vaja sama tüüpi toiminguid korrata. Näiteks sisestab juht saabuva päringu saamisel kliendiandmed CRM-i süsteemi, seejärel kopeerib klienditeeninduse spetsialisti jaoks teabe Excelisse ja turunduse jaoks edastab teabe Google Sheetsi. Kõiki neid manipuleerimisi on võimalik vältida ja seeläbi oluliselt tõsta töötajate ja tootmisprotsessi kui terviku efektiivsust.

Olete üllatunud, kui palju aega ja vaeva saate kokku hoida, kui te ei kasuta tüüparvutuste tegemiseks juhi tööjõudu, vaid kulutate ühe korra nutikale töölahendusele. Sellised süsteemid on nüüd olemas CRM-i jaoks müügis, raamatupidamisülesannete täitmiseks ja isegi värbamiseks.

Automatiseerige kõik, mida saate. Nii väldid lõputult inimfaktorist tulenevaid vigu, optimeerid protsesse ja võimalusel hoiad kokku ka töötasude arvelt.

Looge operatiivjuhtimine

Seega olete ümbritsetud motiveeritud töötajatest, kes teavad, mida nad peavad korraliku tulemuse saavutamiseks tegema. Teil on selge finantsmudel ja teil on idee, kuhu liikuda, et kasumit pidevalt suurendada. Ettevõttesisesed protsessid on standardiseeritud ja automatiseeritud.

Nüüd peate tegevusjuhtimise delegeerima. Tähtis: ärge siduge protsesse ühe inimesega, et mitte sattuda olukorda, kus teie ettevõte sõltub täielikult palgatud juhist. Olles endalt operatiivjuhtimise eemaldanud, ärge looge uut poolust, vaid proovige jagada ülesanded mitmeks erinevaks valdkonnaks: näiteks usaldage kõik rahaküsimused finantsosakonnale ja töötage klientidega - teenindusosakonnale.

Nüüd saate rahuliku südamega tegeleda strateegilise juhtimisega. Kuid kontrollige kindlasti vähemalt kord kvartalis, kas projektijuhtimise taktikaline osa kattub teie rakendatava strateegiaga. Mõistlik kontroll on ju ettevõtte stabiilse ja pikaajalise töö võti.