Kuidas ühe korraldaja 7 funktsiooni aitasid mul asjad korda saada

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 03:53

MyLifeOrganized (MLO) võib teie elukvaliteeti dramaatiliselt muuta ja aidata teil asjad korda saada. Ta pakub tõhusat metoodikat äri ja aja juhtimiseks.

Kõik inimesed, kes plaanivad või alles kavatsevad oma elu planeerida, otsivad pidevalt kõige tõhusamat äri- ja ajajuhtimise meetodit. Ja see otsimine võib kesta aastaid. Raske on vaielda ütlusega "Sa kas planeerid oma elu või see juhtub sinuga."

Kas sa tead, kuidas nad sõjaväes plaanivad? Kord kuus istuvad kõik ohvitserid klassi, kuhu tuleb spetsiaalsesse vihikusse kirjutada kuu tüüpilised ülesanded, kuu plaan ja iga nädala plaan. Kõik see on värvitud värviliste pliiatsidega ja kinnitatud üksuse ülema poolt. Pärast seda ununeb plaan järgmiseks kuuks ja ausalt öeldes oli see lihtsalt näitlemiseks. Ja kui see on veelgi lihtsam, siis FIG-s pole seda kellelegi vaja. Olen seda 13 aastat plaaninud…

Pärast sõjaväest lahkumist kutsuti mind abikaasaga koolitusele "Järgmise aasta strateegiline planeerimine". Ja suurim avastus oli see, et kõik, mis mul aastaks plaanisin, sai tehtud kolme kuuga. Planeerimine, mis on nüüd "tõeliselt saavutatav", on muutunud minu elu lahutamatuks osaks.

Alguses oli kõik paberil. Tehnoloogia arenedes hakkas ta otsima alternatiivseid võimalusi arvutile, hiljem ka mobiilsetele vidinatele.

Raamatus "Kuidas asjad korda saada" ütles David Allen, et sellist tarkvara, mis kõiki elu-, äri- jne protsesse täielikult kontrolliks, pole olemas. Võib-olla raamatu kirjutamise ajal nii oligi. Aga mitte praegu…

Lõpetasin selle tõhusate meetodite otsimise hetkest, kui nendega tutvusin MyLifeOrganized (MLO). See on mu elukvaliteeti dramaatiliselt mõjutanud ja nüüd olen keskendunud vaid planeeritud tegevuste lõpuleviimisele.

Mille poolest MLO erineb teistest korraldajatest?

Siin on nimekiri seitsmest esimesest punktist, mida tahaksin teiega täna jagada.

1. Hierarhia

Korraldaja peaakna välimus ei ole piiratud ühegi malli ega reegliga. Saate luua oma eesmärkide, projektide ja muude ülesannete struktuuriskeemi, mis kuvatakse skemaatiliselt hierarhias ja on korraldatud puusse.

Kolme aasta jooksul, kui kasutasin MLO-d, tegin ma läbi palju ülesannete nimekirja koostamise skeeme ja asusin lõpuks eluratta hierarhiale. "Eluratas" on väga võimas psühholoogiline võte, inimese mitmekülgne arendamine kõigis eluvaldkondades, mis ei lase ärimehel isiklikes suhetes õnnetu olla ning heal pereisa ja isa ilma rahata koju jääda.. See tähendab, et minu diagramm algab elujuhistega (muidugi on kõik värvitud erinevates värvides):

• Töö;
• äri;
• Maja;
• perekond ja suhted;
• tervis ja sport;
• elu heledus;
• isiklik areng jne.

See võimaldab mul näha, millises sektoris, millised eesmärgid olen endale seadnud, milline vajab karmistamist ja kus on toores jõud aastase koormusega. Ja isegi nii on see väga mugav, kui peate keskenduma mõnele konkreetsele sektorile.

Muide, sellises hierarhias ei ole ülesanne ülesannete loendis aktiivne enne, kui kõik selle alamülesanded on täidetud, ja selle eest eriline tänu MyLifeOrganizedi sisseehitatud sisemisele ülesannete loendi koostamise algoritmile.

2. Teie asjade automaatne planeerimine

Kõige lahedam MLO funktsioon, mida ma pole üheski korraldajas näinud, on sinu to-do listi automaatne järjestamine, võttes arvesse ülesande prioriteetsust, mis määratakse ülesande alguskuupäeva, tähtpäeva, tähtsuse ja kiireloomulisuse järgi. "Skeemis" määrate oma ülesande parameetrid ja kõik! Seejärel koostab programm teie jaoks järjestatud ülesannete loendi.

Kui olete ülesannete käsitsi sorteerimise pooldaja, on teile selline asi olemas …

3. Paindlikkus. Töötab nii, nagu soovite: filtrid, vaated, fookus, automaatne vormindamine

Selle korraldaja sätete ja funktsioonide paindlikkus on lihtsalt hämmastav. Võrreldes võitluskunstidega on MLO "reegliteta kaheksanurk", kus sõna otseses mõttes on kõik lubatud. Peaasi, et see kõik oleks tõhus ja viiks soovitud tulemuseni!

Igasugune planeerimine (GTD, Covey, "Autofocus" ja teised)! Jooksvate asjade juhtimine! Eesmärkide saavutamised!

Sa saad:

• Looge oma tüüpi ülesandeid ja loendeid, mida ainult teie kujutlusvõime suudab teie peas joonistada.
• Värvige oma süsteem automaatse vormindamise abil (ikoonid, värvid, täitmine vastavalt teie määratud reeglitele).
• Keskendu fookuse abil ühele kindlale suunale, eesmärgile, projektile.
• Filtrite abil kohandage aktiivsete ülesannete loendit mis tahes vajalike tingimuste jaoks (kontekst, tähtajad, täitmise aeg, nõutav jõupingutus, vastavus mis tahes muudele parameetritele).
• Kõik, mida saate selle programmi funktsioonidega teha. Kuid peamine on see, et seda kõike saab kasutada ainult vajaduse korral. Vajate lihtsat ülesannete nimekirja – palun. Programm ei ole üle koormatud seadistustega, mis on hetkel ebavajalikud.

Olen tugev visuaal! Seetõttu on minu jaoks kõik "nägemisega" seonduv taju jaoks väga oluline. Ja siin pole asi isegi teie süsteemi ilus, vaid selles, et see kõik aitab mul selgelt tõhusam olla.

MLO-s on see kõik saadaval automaatse vormindamise funktsioonide kaudu. Ja mis kõige tähtsam, pole rangeid reegleid, on ainult minu fantaasiad:

• Kõik olulised ülesanded on punase ja paksus kirjas esile tõstetud.
• Lippude abil delegeerin ülesandeid ja kontrollin neid täielikult (sean ülesande, hoian kontrolli all, ootan täitmist), samuti täidan ja kontrollin juhtkonna poolt mulle antud ülesandeid (need ootan täitmist minu poolt).
• Erinevate jaotiste kaustad on minu jaoks erineva värviga ja näete, kas selles kaustas on ülesandeid või mitte. See on väga mugav ja säästab aega ülesannete ja kaustadega töötamisel.
• Määrasin oma ikoonid teatud ülesannete rühmadele (kõned, printimine) jne.

Nagu öeldakse, on parem üks kord näha kui sada korda kuulda, nii et siin on ekraan minu isiklikust tööskeemist kogu selle hiilguses:

4. Sõltuvused

On ülesandeid, mida ei saa teha enne, kui mõni muu ülesanne on täidetud:

• Me ei saa pilti üles riputada enne, kui ostsime tüübliga kruvi ja pole laenanud naabrilt perforaatorit.
• Me ei saa putru keeta enne, kui oleme ostnud teravilja ja muud koostisosad.

Ja sarnaseid näiteid on palju. MyLifeOrganized võtab kõiki neid sõltuvusi arvesse, korraldab ja näitab selgelt.

Lisaks saate mitte ainult konfigureerida ühe ülesande sõltuvust teisest, vaid määrata ka ajavahemiku, mille möödudes järgmine ülesanne aktiveerub.

5. Ülevaade

On ülesandeid ja ideid, mida hetkel täita ei saa. Need probleemid GTD-s on liigitatud kategooriatesse Someday / Maybe ja neid soovitatakse iganädalases ülevaates üle vaadata, et mõni oluline idee õigel ajal kahe silma vahele ei jääks.

Selliste ülesannete jaoks on MyLifeOrganizedis eraldi vaade "Ülevaade", kus saate määrata sageduse, millega soovite neid vaadata (värskendage mälu, et teha otsus, kas tegutseda või rohkem edasi lükata).

Nõus, kõik ideed, unistused ja tulevikuülesanded ei nõua iganädalast enda meeldetuletamist.

• Mida ma kunagi osta tahan, panin programmis paika, et vaadata kord kuus enne palka.
• Kohad, kus ma tahan külastada / lõõgastuda / reisida, panen paika iga-aastaseks või poolaastaks vaatamiseks.

6. Parsimine

Teatud omadustega ülesannete kiireks sisestamiseks korraga on programmil tekstisisestuse sõelumine.

Mis see on?

Piisab, kui kirjutada ülesande sisestamisel "Käita ülesanne homme kell 10:00, meeldetuletus kell 5 @ Work" ja vajuta Alt + Enter ning programm määrab ise ülesandele "Käita ülesanne" alguskuupäeva ja tähtaja. kuupäev, seadke meeldetuletus, määrake kõrgeim tähtsus ja vajalik kontekst.

Ja see on vaid üks näide ja MLO-s on selliseid võimalusi tohutult palju.

Siin on näited MyLifeOrganized viitejuhendist õigest sisendist, mida saab teisendada teatud numbriks ja kellaajaks:

• homme kell 15:00;
• 5 päeva jooksul;
• reede (lähim reede);
• T 11:20;
• 26. jaanuar;
• 3 nädala pärast 14:00;
• 30 minuti pärast;
• 2 kuud hiljem;
• täna 1 tunni 25 minuti pärast;
• aasta pärast.

7. Meeldetuletus kohapeal

Androidi ja iOS-i seadmete meeldetuletused võivad olla mitte ainult ajapõhised, vaid ka asukohapõhised.

Kas mäletate David Alleni näidet taskulambi patareidest? Hea on öelda, et süsteem meenutab tühjaks jäänud patareisid poes, mitte kodus, kui taskulampi vaja.

Seega tuletab MyLifeOrganized teile poes täpselt meelde.

Väljund

Seda korraldajat võib võrrelda isikliku sekretäriga, kes on pidevalt teiega, paneb täielikult paika kõik teie elu probleemid ja tuletab teile kõike õigel ajal meelde.

Selles artiklis keskendusin ainult selle korraldaja seitsmele kõige olulisemale punktile minu jaoks. Olen kindel, et pärast selle programmi funktsionaalsuse omandamist olete võimalikult tõhus ja tõhus ega unusta kunagi midagi.

Kui äkki ei saa te kasutatud korraldajaga ühtki planeerimisküsimust lahendada või kui teil on planeerijale individuaalsed nõudmised, kirjutage sellest selle artikli kommentaaridesse.

Ma tõestan teile, et selles suunas pole miski võimatu!

Edu ja maksimaalseid tulemusi.

minu elu organiseeritud